Исследование системы управления организацией на примере ОАО «Тамбовполимермаш»

2.2 Оценка эффективности организационной структуры

Функция организации  состоит в том, чтобы заблаговременно  иметь все, что необходимо для  выполнения плана.

Организовать - значит создать некую структуру. Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Чтобы планы были реализованы  руководство должно найти эффективный  способ сочетания планов, т.е. с оптимальным  результатом.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач: существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации  на подразделения соответственно  целям и стратегиям.

2. Делегирование полномочий.

Делегирование, как  термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять  имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Важно осознать, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязательно выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы.

 
Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

ОАО «Тамбовполимермаш» имеет следующее распределение полномочий между наиболее главными подразделениями, цехами и руководителями (см. Приложение 4):

Управление проектно-конструкторских  разработок и управление маркетинга находятся в компетенции директора по маркетингу и техническому развитию.

Техническому директору  подчинены отделы главного технолога, инструментальное производство, эксплуатационно-технический  отдел, ремонтно-строительный участок, отделы главного механика и энергетика, ремонтно-механический цех и ремонтно-энергетический цех.

Отделы управления качеством и сертификации, технического контроля и центральная заводская  лаборатория работают под руководством директора по качеству и сертификации.

Непосредственно производством руководит производственно-диспетчерский отдел во главе с директором по производству. В его подчинении находятся следующие цеха: механосборочные, чугунно-литейный, кузнечно-сварочный, резинотехнических изделий.

Директору по экономике  и финансам подчинены: планово-экономический отдел, отдел проектирования и эксплуатации АСУП, финансовый отдел, управление по корпоративной деятельности, в обязанности которых входят вопросы планирования и анализа производственной и коммерческой деятельности предприятия, ценообразование, организация труда и заработной платы, информационные технологии, управление и регулирование финансовых ресурсов предприятия, организационно-правовые вопросы.

Отделы материально-технического снабжения, комплектации и кооперации подчинены коммерческому директору.

Бухгалтерия, служба безопасности и управление кадров и  быта напрямую подчиняются Генеральному директору предприятия.

Высшим органом  управления ОАО «Тамбовполимермаш» является общее собрание акционеров. В промежутках между общими собраниями высшим органом управления является Совет директоров, основная задача которого - выработка стратегии развития с целью увеличения прибыльности общества.

Генеральный директор ОАО «Тамбовполимермаш» осуществляет оперативное руководство деятельностью общества и наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Генеральный директор осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством и уставом ОАО «Тамбовполимермаш».

С 1 января по 22 января 2004 г. Генеральным директором предприятия являлся Савчук Евгений Иванович. С 23 января 2004 г. исполняющим обязанности Генерального директора был назначен Носов Геннадий Аркадьевич, который внеочередным общим собранием акционеров 25 февраля 2004 года был избран на должность Генерального директора. С 14 октября 2004 г. Советом директоров (протокол №7 от 14.10.04 г.) был избран на должность Генерального директора Кротов Владимир Иванович.

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

ОАО «Тамбовполимермаш» относится к механистическому типу организации. Механистический подход к проектированию организации характеризуется использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации. Преимущества такого типа могут быть реализованы при следующих условиях:

· В организации  известны общие цели и задачи

· Работа в организации  может делиться на отдельные операции

· Общая цель организации  должна быть достаточно простой, чтобы  позволить выполнить ее на основе централизованного планирования

· Выполнение работы индивидом может достоверно измеряться

· Денежное вознаграждение мотивирует работника

· Власть руководителя признается как законная.

На предприятии  существуют положения о каждом из подразделений, где четко прописаны  основные задачи, структура подразделений, их функции, обязанности, права и ответственность руководителей подразделений.

Организационная структура  ОАО имеет линейно-функциональный характер, как и большинство предприятий  этой отрасли (схема организационной  структуры управления ОАО «Тамбовполимермаш» представлена в приложении 4). Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, планов, программ. Руководители функциональных подразделений осуществляют влияние на производственные подразделения формально. Как правило, они не имеют права самостоятельно отдавать им распоряжения. Основными преимуществами данного типа организационной структуры являются следующие:

1. возможность получить  высокую степень профессиональной  специализации сотрудников;

2. точно определить  места и необходимые ресурсы  (особенно кадров);

3. способствует стандартизации, формализации и программированию процесса;

К недостаткам можно  отнести то, что организация с  таким типом структуры:

затрудняет горизонтальное согласование;

с трудом реагирует  на изменение;

2.3 Анализ лидерства (руководства) в организации

Руководство - это сложное соединение личностных качеств руководителя, его коммуникационных способностей, стиля его обращения (управления), лидерства, которое гарантирует достижение целей организации при полной удовлетворенности ее персонала.

Руководство начинается с коммуникаций, которые менеджер направляет на формирование поведения подчиненных. Руководитель должен продемонстрировать свои личностные качества, при этом главным инструментом воздействия являются межличностные коммуникации.

Коммуникация - это  обмен идеями и информацией в целях взаимопонимания. Система коммуникаций состоит из множества связей, сеть которых создает реальную инфраструктуру предприятию, способствует ее взаимодействию с внешней средой и позволяет продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия управленческого персонала для достижения общих целей. Нисходящие информационные потоки используются для передачи нижестоящим уровням управленческого воздействия (сообщения о текущих и перспективных задачах, изменения в стратегии) или информация об изменении происходящего внутри и вне организации. Восходящие информационные потоки - это обратная связь руководства со своим аппаратом, то есть реакция подчиненных на управленческое воздействие (отчеты, предложения). Горизонтальные коммуникации осуществляют координацию действий людей в пределах одной и той же группы с целью объединения усилий в достижении общей цели.

Задача менеджера - понимать, чтобы достичь целенаправленного  результата, какое место, пост в иерархии управления он занимает.

Существует 3 инструмента руководства:

Сила - это возможность  влиять на других, это условие, с  помощью которого один человек может  заставить другого думать или  поступать определенным образом. Силой  обладает отдельный человек или  группа. В организациях существует четыре типа силы: ресурсов, положения, личности и специалиста.

Влияние - это процесс, при котором один человек пытается заставить другого сделать что-либо или думать определенным образом, иначе  этот человек не будет это выполнять. Эффективно влиять можно только с  позиции силы. Там, где сила официально признана и становится властью, влияние работает более или менее автоматически. Гораздо сложнее руководителям, законная или официальная власть которых недостаточна. Вместо того, чтобы заставить выполнять то или иное задание подчиненного, они прибегают к попытке повлиять на них. Влияние имеет одну характерную особенность: если власть спускается сверху, то влияние распространяется на одном уровне, по горизонтали. Влияние можно оказать и на начальника, и на коллег.

Власть - это право использовать силу для управления поведением других; существует официальная или законная власть, которая вытекает из официальной роли или положения.

В ОАО «Тамбовполимермаш» высшее руководство в своей деятельности придерживается в большей степени авторитарного стиля руководства, единолично принимая решения и ограничивая участие подчиненных в этом процессе, четко определяя и контролируя методы выполнения работы (заданий). Однако если рассмотреть руководителей низших звеньев, им свойственен скорее демократический стиль руководства: эти руководители используют в своей деятельности обратную связь, побуждая подчиненных принимать участие в выборе методов выполнения операции.

Главная, пожалуй, одна из самых значимых и опасных проблем, которая имеется и связана с функцией руководства, - неэффективные коммуникации топменеджеров.

2.4 Анализ эффективности стимулирования и мотивации труда

Мотивация - это обобщенное существительное, используемое для описания факторов, которые заставляют людей работать; это больше, чем удовлетворение. Понятие «мотивация» основывается на осознании индивидуальных потребностей людей, работающих самостоятельно или в группах.

Можно сказать, что мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Управление посредством приказов и заданий менее эффективно по сравнению с управлением посредством личных целей работников и целей фирмы. Это превращает необходимость выполнить задание из внешнего «приказа» во внутреннее побуждение личности, причем выполнение целей организации вызывает чувство внутреннего удовлетворения у сотрудника.

Благодаря успешной мотивации:

улучшаются результаты труда за счет использования всей квалификации и способностей сотрудников (улучшается качество товаров и услуг, уменьшается текучесть кадров, увеличивается прибыль предприятия, улучшается общественное лицо фирмы и т.д.),

облегчается работа менеджера: трудовой процесс становится во многом самоуправляемым.

Правильное обеспечение  мотивации достигается при использовании и учете трех взаимосвязанных ожиданий:

затраты труда - результат (чем больше поработаешь, тем лучше  будет результат).

В ОАО «Тамбовполимермаш» используется, в основном, внешняя мотивация, об этом свидетельствует низкий уровень энтузиазма в работе, близкий к тотальному контроль за действиями работников со стороны руководства. Малейшее отступление от приказа или нормативных документов незамедлительно ведет к материальным наказаниям, четкое выполнение задания - к увеличению размера заработной платы (причем существенному, так как переменная часть зарплаты - это большая ее часть, около 80-90%). В «Положении об оплате труда работников ОАО «Тамбовский завод полимерного машиностроения», введенном не только с целью повышения уровня заработной платы, но и материальной заинтересованности работников в результатах своего труда, подразделения и предприятия в целом, оговариваются условия начисления либо снижения переменной части заработной платы: «Переменная часть выплачивается при условии выполнения подразделениями технико-экономических показателей и выполнения каждым работником качественно и в срок норм труда, плановых заданий и должностных обязанностей. Оценку результатов работы каждого подразделения, его руководителя за предыдущий месяц проводит балансовая комиссия завода на основании представленных материалов и выносит решение о размерах переменной части. Конкретный размер переменной части каждому работнику определяет балансовая комиссия подразделения в пределах выделенных средств.