1.1 Экономическая сущность учета складских операций

 
 
 

     Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

     Управление  торговыми процессами в торговом предприятии основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между торговым предприятием и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

     Учет  реализации товаров в оптовой  торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям  расчетных документов.

     На  рисунке 2 представлена схема второго уровня детализации технологического процесса. 

        

Рисунок 2 - Схема второго уровня детализации технологического процесса 

     Рассмотрим  информационные потоки предприятия. Заказчик (юридическое лицо) делает заявку у менеджера (сбрасывает по факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.

     Менеджер  выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

     Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.

     Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом.

     Снабженцы выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

     После того, как заказчик проплатил выставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

     На  рисунке 3 представлена схема третьего уровня детализации технологического процесса. 

      

Рисунок 3 - Схема третьего уровня детализации технологического процесса 

     Подсистема  предназначена для решения автоматизации  повседневной работы кладовщика, ведущего оперативный учет по приходу и  расходу ТМЦ.

     Основной  единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

     Основные  операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

     При выполнении товарных операций, как  правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Перемещение товаров.

     При поступлении товаров от поставщиков  заводится приходная накладная.

     После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право  приехать за своей продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком.

     На  основании счета выписывается расходная  накладная на склад. По этой накладной  клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать.

     В случае пересортицы товаров или излишков оформляются внутренние документы – списание или оприходование.

     На  основании имеющихся данных можно  сформировать ряд отчетов.

     Отчет по остаткам на складах. Он может быть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции.

     Также можно сформировать отчет по приходным, расходным документам и банковским выпискам за определенный период времени, который показывает общую сумму по этим документам за какой-то период времени.

     Любой оформленный ранее документ можно  вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить.

      1.2 Поступление товаров на склад

 
 
 

     Поступление товаров на склад оформляется  документом «Приходная накладная», выводится  надпись «Закупка». Если приходная накладная оформляется на основании ранее выписанной расходной накладной, на документе выводится надпись «Возврат от покупателя». Все документы записываются в журнал приходных накладных. При проведении проверяется состояние взаиморасчетов с покупателем, изменяется текущий остаток товаров на складе. Оплата поступивших товаров оформляется при помощи банковских и кассовых документов. 

      1.3 Отпуск товаров со склада

 
 
 

      Отпуск  товаров оформляется документом «Расходная накладная» с указанием признака «Продажа» или «Возврат» поставщику. Выписка расходной накладной может основываться на предварительно оформленных документах «Счет», «Приходная накладная».

      Накладные на отпуск товаров записываются в  журнале расходных накладных. При проведении документа проверяется состояние взаиморасчетов с покупателем, изменяется остаток товара на складе. Оплата отгруженных товаров может оформляться при помощи банковских и кассовых операций.

 

      2 Факторы, определяющие принятое решение по созданию подсистемы

      2.1  Обзор существующих программных средств

 
 
 

     На  рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, предназначенных для складского учета на различных предприятиях, фирмах, в организациях.

     Существует как минимум два типа подобных программ: чисто бухгалтерские и те, которые наряду с бухгалтерским учетом позволяют вести и товарный (обычно именуемым складским). Стоит заметить еще, что на рынке есть программы, называющиеся примерно так: «АРМ кладовщика», «Склад» и так далее, которые предназначены только для ведения складских остатков и фактически являются электронной версией книги приходов и расходов. Они специально спроектированы для склада и могут удовлетворять только кладовщика. Вопреки бытующему мнению о большом разнообразии рынка программных продуктов для учета деятельности предприятия, программ,  с помощью которых можно реально вести и управленческий, и бухгалтерский учет с разной степенью удобства, не так уж много, если не считать сверх дорогих систем, которые пишутся практически «с нуля» и только под конкретные задачи организации. В большинстве остальных систем весь товарный учет заключается, опять таки, в простом ведении складских остатков и автоматическом списании себестоимости отпускаемого товара. Впрочем, по сравнению с «ручной» бухгалтерией, это не так уж мало. Тем не менее, все программные продукты подобного направления принципиально ограничены, а именно: ни в одном из них не был преодолен врожденный порок – фактически, в каждой из них параллельно ведется и бухгалтерский, и складской учет, со всеми вытекающими последствиями. Внутренняя логика этих программ базируется на разнесении движения денежных средств и движения товаров. Товародвижение в рамках такой концепции ограничивается электронной версией книги приходов и расходов, т.е. приходом, расходом, перемещением между складами. Естественно, пользоваться такими программными продуктами намного проще, чем вести все «вручную».

      CoreIMS – это разработанная специалистами  компании Argussoft Company простая, надежная и удобная полнофункциональная система управления складом (WMS). Новая складская система в режиме реального времени предоставляет полную информацию о состоянии склада, она предназначена для эффективного управления складом любого типа. Программный модуль CoreIMS позволяет осуществлять планирование, вести учет склада, а также управлять всей организацией системы склада. Внедрение данной программы на склад дает возможность автоматизировать процесс управления складом. CoreIMS позволяет работать одновременно с несколькими складами и при этом учесть индивидуальные особенности каждого из них, обеспечивая функциональность не хуже, чем большие дорогостоящие складские системы. CoreIMS соответствует всем современным требованиям: имеет web-интерфейс, поддерживает адресное хранение товаров, позволяя осуществлять управление складом как с клиентского персонального компьютера, так и посредством удаленных терминалов сбора данных. Кроме того, терминалы сбора данных оснащены сканерами штрих-кодов, что дает возможность существенно ускорить выполнение всех складских операций и максимально оптимизировать управление складом. Терминалы сбора данных и системы адресного хранения являются частью многофункционального модуля системы управления складом, что позволяет CoreIMS самостоятельно вырабатывать рекомендации по оптимизации учета склада и других складских технологических процессов.

      Программа «Склад» от «БУХСОФТА». В программу складского учета автоматически поступают данные из «Учета покупок и продаж», а также данных «Производства» о приходе на склад и или выбытие со склада материалов, товаров и продукции. Отраженные в учете покупок и продаж и в производстве операции по оприходованию и оказанию услуг на складе не учитываются.

      Форма складского учета построена таким  образом, что позволяет одновременно видеть хронологию складских документов (накладных) и содержание (перечень) выбранной накладной. По документам отображается информацию о том, откуда или куда поступил товар, а по содержанию накладной отображается количество и стоимость товара.

      Программы поставляются с одним складом, однако пользователь может ввести через справочник необходимое количество складов и магазинов и вести учет по каждому складу в отдельности. Особенностью программы является то, что по одной сделке (оприходование товара, списание материала в производство, выпуск продукции из производства и реализация товара) имеется возможность работать одновременно с несколькими складами. Например: выпуская партию продукции можно часть продукции отразить на складе, а часть сразу оформить как поступление в магазин или иной склад.

      В справочниках материалов, товаров и  продукции предусмотрена гибкая возможность использования любых необходимых единиц измерения: штуки, квадратные метры, килограммы, литры, тонны и т.д. Для каждой единицы измерения предусматривается настройка количества знаков после запятой для более точного отражения количества товара. С помощью функции Производство возможен перевод единицы измерения товара с одной на другую.

      По  материалам, товарам и продукции  на любую дату программой могут быть сформированы остатки по каждому складу или магазину. Для наглядности отображения все наименования в форме остатков сортируются по алфавиту.

      Расчет  средней стоимости ведется автоматически  при списании материалов в производство, а также при списании себестоимости продукции при ее реализации. Также расчет средней стоимости на соответствующую дату производится при просмотре остатков материалов, товаром и продукции. При этом обеспечивается полное совпадение складского и бухгалтерского учета.

      2.2  Экономическая целесообразность создания подсистемы

 
 
 

      Годовая экономия от применения подсистемы представляет собой разницу текущих затрат на обработку информации до внедрения подсистемы (базовый вариант) и после внедрения подсистемы (новый вариант) (формула 1):

      Э = Зб  -  Зн ,               (1)

      где Э -годовая экономия прямых текущих  затрат на объекте;

      Зб, Зн - годовые затраты на обработку  информации в базовом и новом  вариантах соответственно.

      Годовые затраты на обработку информации в базовом варианте определим следующим образом (формула 2):

      Зб = (Qвх,б + Qвых,б) Ср / Нв,б ,            (2)

      где Qвх,б, Qвых,б - объем входной и выходной обрабатываемой информации в базовом периоде соответственно;

      Ср - стоимость одного человеко-часа работы;

      Нв,б - норма выработки работающего  в базовом периоде.

      Годовые затраты по новому варианту определим  как (формула 3):

      Зн = Зосн + Забд ,               (3)

      где Зосн - основные текущие затраты  на обработку информации;