Проблема тайм-менеджмента

     Как делегировать?

1. Делегируйте, сообразуясь со способностями и возможностями своих сотрудников;

2. Делегируйте задачу или работу по возможности целиком, а не в виде частичных изолированных заданий;

3. Объясняйте сотруднику, о чем идет речь, об отдельном случае или о длительном делегировании;

4. Удостоверяйтесь в том, может и хочет ли соответствующий сотрудник взяться за задачу;

5. Передавайте сотруднику как можно более полные и точные инструкции и информацию о его задаче и удостоверьтесь в том, что делегированное поручение понято правильно (сотрудник может сделать лишь то, о чем Вы ему скажете, а не то, что Вы себе представляли при изложении задания);

6. Объясняйте смысл и цель задачи (мотивация и целеустановка);

7. Предоставляйте сотруднику возможность дальнейшего профессионального обучения в целях лучшего выполнения порученных ему ответственных задач;

8.Избегайте того, чтобы без веских причин вмешиваться в рабочий процесс и тем самым «перечеркивать» делегирование;

9. Вместе с тем придайте сотруднику уверенность в том, что в случае возникновения трудностей и проблем он всегда может попросить у Вас совета и поддержки;

10.Потребуйте от сотрудника отчета через установленные промежутки времени о том, как продвигается дело;

11. Контролируйте конечные результаты порученного дела и немедленно информируйте сотрудника о результатах контроля; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.4 РЕАЛИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ

 
 

     Реализация  и организация предполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

1. начинать день с позитивным настроением;
2. начинайте работу по возможности в одно и то же время;
3. перепроверка плана дня, составленного накануне
4. вначале – ключевые задачи;
5. приступать без раскачки;
6. согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех);
7. утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает, занят текущими делами;

Правила основной части дня:

8. Хорошая подготовка  работы;
9. Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;
10. Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;
11. Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;
12. Избегать незапланированных импульсивных действий;
13. Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;
14. Небольшие однородные задачи выполнять сериями (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);
15. Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте);
16. Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;
17. Работать антициклично (т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными);
18. Выкраивать спокойный час;
19. Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

20. Завершить начатые небольшие дела;
21. Контроль над результатами и самоконтроль;
22. План на следующий день;
23. Каждый день должен иметь свою кульминацию;

     Помимо  этих правил также важно соблюдать  естественный дневной ритм. У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе. 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.5 ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИЯ

 
 

     Сердцевину, или центр круга, ТМ составляет сфера информации и коммуникаций, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. В самом деле, нам приходится справляться с настоящим потоком информации, который обрушивается на нас.

     Обработка информации должна быть ориентирована на достижение наших профессиональных и жизненных целей. Информация и коммуникации представляют собой ключевые моменты всякого процесса управления, общественных отношений, социальной системы, да и вообще самого человеческого существования. Менеджеры проводят в среднем 80 % своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т. п.

     Несмотря  на все старания, половина всей находящейся  в предпринимательском обороте информации оказывается в итоге лишней. Поток материала для чтения в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, циркуляров, частной корреспонденции, служебных записок и т. п. становится все более насыщенным. Примерно 30 % своего времени менеджеры тратят на чтение! Рациональное чтение помогает лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени и пустую трату средств. Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения.

      Рассмотрим 10 правил совершенствования методики чтения:

1. при  просмотре и чтении текста  думайте о том, какую информацию хотите из него получить. (Один из специалистов рекомендует, например, перед прочтением книги составить список вопросов, на которые хотелось бы получить ответы в данной книге);

2. Просмотрите названия глав и разделов, пробеги те глазами тексты на суперобложке или краткое содержание, а также предисловие, вступительные замечания и введение;

3. Выясните, что бы Вы хотели прочитать  более интенсивно. При просмотре  отдельных разделов обращайте внимание на вводные и заключительные фразы, а также на ключевые слова;

4. Не  задерживайтесь на примечаниях,  частях текста, напечатанных мелким  шрифтом, на аргументации, статистических данных, подробных описаниях и различных отступлениях автора;

5. Больше, чем словам, следуйте смысловому содержанию и идее текста. Старайтесь понять, прежде всего, смысл высказываний частного и общего порядка;

6. Отыскивайте  такие используемые автором смысловые  указатели, как подзаголовки, выделенные слова и предложения, а также таблицы;

7. Опускайте малоинформативные пассажи и замедляйте темп чтения на важных участках текста;

8. Обрабатывайте текст с помощью разного рода пометок, выписок и т. п.;

     Наряду  с улучшением методики чтения Вы можете отдельно или параллельно повысить скорость чтения.

     Еще одной проблемой является проведение совещаний.

Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Опросы показывают, что менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний! Причины, по которым на этих «митингах» впустую тратится столько времени и средств, состоят просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены. В большинстве случаев конференции длятся слишком долго, часто они бывают по существу даже совершенно ненужными.

     Подготовка  совещания:

1. сбор людей производится, когда есть необходимость:

• В обмене информацией;
• В выявлении мнений;
• В анализе трудных ситуаций и проблем;
• В принятии решений по комплексным вопросам.

   Работа  в группе может быть в несколько  раз эффективней, тогда как затраты  времени в любом случае обязательно будут в несколько раз больше, чем при работе в одиночку!

2. Наличие  альтернатив совещания:

• решение ответственного руководителя;
• несколько телефонных звонков или совещание по селектору;
• объединение с другим совещанием.

3. Личное  присутствие в совещании:

• можете ли Вы попросту отказаться, ничего не потеряв?
• можете ли Вы послать своего представителя, который мог бы в результате набраться опыта?

4. Ограничивайте  по возможности продолжительность  своего участия временем, которое требуется для Вашего выступления. Сужайте насколько возможно круг участников. Приглашать надо лишь тех, без кого нельзя обойтись, т. е. работников:

• непосредственно затрагиваемых решениями заседания;
• располагающих соответствующими специальными знаниями;
• исполняющих решения;
• имеющих опыт решения аналогичных проблем;
• ответственных за надлежащее исполнение;
• а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы (или умеющих вести конференцию).

5. Правильный выбор даты и времени проведения совещания (с учетом доступности для участников и возможности подготовиться);

6. Помещение также должно соответствовать работе, должна быть необходимая техника;

7. Определить цели совещания и пункты повестки дня:

• выступления;
• подготовка решений;
• устранение проблемы (снятие вопросов);
• информация и т. п.

8. Повестку дня составить с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта надо наметить время в соответствии с его значимостью (приоритеты);

9. Приглашения необходимо разослать, по крайней мере, за неделю до совещания;

Проведение  совещания:

10. Начинайте точно вовремя. Тот, кто поджидает опаздывающих участников, может прождать вечно;

11. Сообщите о стоимости минуты данного совещания (заработок участников за минуту плюс накладные расходы) и о своем намерении провести его рационально. Выражайте уверенность в успешном ходе заседания;

12. Поручите одному из участников ведение протокола;

13. Распознавайте такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения;

14. Во время заседания перепроверяйте, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация;

15. Завершайте совещание точно в назначенное время. Таким образом Вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня; никто не будет затягивать свое выступление и занимать время следующего участника. Завершайте совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов;