Проблема тайм-менеджмента

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Всем известная  истина – «Время - деньги», похоже, начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится.

     Многие  известные специалисты, в частности, московские, подтверждают эту истину, говоря при этом, что время –  это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно довершить дела, если условия, в которых они решаются, поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том. Что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

     Актуальность  выбранной мною темы в настоящее  время возрастает и не только для  руководителей, но так же и для  людей, желающих повысить свою эффективность, наполнить свою жизнь новыми целями и идеями. ТМ предлагает систему методов для постановки целей, которые мы хотим достичь, и также систему методов для осуществления последних.

     Целью моей работы является систематизирование и изучение имеющихся методов ТМ.

     В рамках поставленной цели можно выделить следующие задачи данной работы: определение  понятия и значения ТМ, выявление причин потери времен и главное изучение техник и методик ТМ, а именно таких, как постановка целей, планирование, установление приоритетов и реализация.

     Изучением данной темой в настоящее время  занимается Глеб Архангельский, руководитель общества организации времени в  России, Стивен Кови, Лотар Зайверт  и Юрий Васильченко.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 ЗНАЧЕНИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА (ТМ)  
 

     Считается, что впервые обособление тайм-менеджмента (ТМ), как отдельного направления в науке и практике управления произошло в Голландии в связи с открытием специальных курсов для служащих и деловых людей. Вскоре той же проблемой занялись специалисты в Германии, США, Финляндии и других странах.

     Управление  временем (ТМ, time management, организация времени) — наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях.

     Можно выделить следующие ступени эволюции ТМ:

     Ступень первая - Фиксация дел. Для нее характерно составление списков предстоящих дел с целью упорядочения и разумного распределения времени между разнообразными занятиями. Время распределяется в порядке поступления дел и на небольшом отрезке.

     Ступень вторая - Календарное планирование. Здесь делается

попытка заглянуть вперед, приурочить события к определенному моменту в будущем, поэтому такое широкое распространение получили перекидные календари и блокноты для записи деловых встреч. Дела распределяются на уже более длительный период, но при этом не соблюдается принцип приоритетности. Дела просто заносятся в блокнот в порядке поступления и выполняются в наличествующее время. Если какое-то дело не выполнено, то его выполнение просто переносится на будущий период вне зависимости от того, насколько данное дело важно.

     Ступень третья - Планирование по приоритетам. К параметрам двух предыдущих систем добавляется ранжирование задач по важности и срочности. Здесь же появляется деление целей деятельности на коротко-, средне- и долгосрочные. Зарождается концепция ежедневного планирования, которое ведется все в тех же деловых блокнотах, но уже сложнее: сначала записывается перечень задач, а затем они распределяются к выполнению в соответствии со степенью важности и срочности.

     Ступень четвертая - Современный тайм-менеджмент. Сегодня организация времени рассматривается в тесной связи с жизненной позицией личности как инструмент для максимальной реализации персонального потенциала в соответствии с жизненными ценностями, мировоззрением и мироощущением человека. Рассматривается миссия человека как предпосылка для формирования целей, цели - как предмет для оснащения критериями, ценности - как основа для приоритетов и жажда саморазвития - как основной мотиватор. Значимым моментом (в отличие от прежних подходов) является приоритетность важности дела над его срочностью. Появляется новый элемент – кайрос - качественное время, существующее наряду с привычным количественным временем - хроносом. Большое внимание уделяется также психологическим особенностям организации времени каждой отдельной личностью. Это и особенности характера, и особенности восприятия мира (в том числе и времени). Такой качественный скачок требует более глубокого познания себя, высокой самодисциплины и настойчивости. Но и результаты данного подхода гораздо более значительны, чем пустой хронометраж.

     Мировые организации, занимающиеся ТМ:

• институт рациональной организации времени в Германии (Лотар Зайверт);

• учебно-консультационный Центр лидерства в США (Стивен Р. Кови);

• общество Организация времени в России (Глеб Архангельский);

• Институт организации времени на Украине (Юрий Васильченко). 
 
 
 
 
 
 

2 ПРИЧИНЫ  ПОТЕРИ ВРЕМЕНИ

 
 

     Что бы эффективно использовать методы ТМ, необходимо управлять временем, т.е. управлять собой. Следует знать, на что расходуется время и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планирование своего время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

     Существуют внутренние и внешние причины потерь времени.

     Внешние причины потерь времени это предсказуемые помехи, которые возникают каждый день со всех сторон и не только отрывают от конкретного дела, но и вынуждают забыть о течении времени. Мы их воспринимаем как часть нашей деловой жизни. Помехи извне (в противовес помехам изнутри, речь о которых пойдет дальше) - это плоды нашего рабочего окружения; события, отвлекающие внимание и лишающие контроля над временем. Эти причины потери времени бывают следующими:

1. задержки при выходе из дому;
2. задержки в дороге;
3. болтовня с коллегами;
4. неполадки с компьютером и доступом в Интернет;
5. электронная почта;
6. совещания;
7. поиск папок, ручек и т. д.;
8. телефонные звонки;
9. курсы повышения квалификации;
10. посетители;
11. прослушивание сообщений голосовой почты.

     Кроме внешних причин есть также и мелочи, что мешают нам изнутри: врожденные черты, свойственные характеру качества, вызывающие задержки в работе, а в конечном итоге напряжение и стресс. Вычленить их сложнее, нежели внешние помехи, поскольку внутренние убийцы времени являются частью нашего облика. Среди них можно отметить:

1. неумение отказывать;
2. неумение или нежелание перепоручать дела сотрудникам;
3. привычка хвататься за все сразу;
4. привычка откладывать ежедневные дела в долгий ящик;
5. неумение отделять главное от второстепенного;
6. привычка приступать к работе, не обеспечив всем необходимым;
7. неверная оценка сроков и объемов работы;
8. отказ от установления предельных сроков;
9. желание всегда быть полезным;
10. неумение следить за продвижением проекта;
11. природная медлительность;
12. природная рассеянность;
13. излишнее внимание к внешним помехам;
14. неумение слушать или нежелание услышать;
15. отсутствие привычки вести записи;
16. природная (чуточку излишняя) общительность;
17. недостаток отдыха;
18. привычка полностью полагаться на память.

     Если  внутренние помехи сложно уловить, то еще сложнее от них избавиться, поскольку это часть нашей  личности. Многие наши поступки обусловлены  исключительно нормами поведения  в обществе. К примеру, если коллега  подошел поболтать с вами, прервать его считается невежливым - и мы терпеливо выслушиваем. Подобные события не учитываются нами как часть рабочего графика каждого дня. Немногие дадут себе труд прикинуть, сколько времени уходит на то, чтобы залить воду и засыпать кофе в кофеварку или вытащить из принтера замявшийся лист бумаги. А ведь эти минуты расходуются - отнюдь не добавляются к рабочему дню. Поступки, которые мы совершаем исходя из врожденных качеств, обращаются против нас же позднее: день перетекает в вечер, а мы по-прежнему сидим на работе. Можем ли мы избавиться от этих убийц времени, как внешних, так и внутренних? Должны ли мы от них избавляться? Можем и должны, хотя и не ото всех. Главное - знать о их существовании и поразительной силе. Нельзя победить врага, пока его не обнаружишь. Уяснить для себя истинный объем времени, который отнимают внешние и внутренние помехи, - значит открыть путь к большей продуктивности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 ТЕХНИКА ТМ

 
 

Основными методиками ТМ являются

• постановка целей
• планирование
• установка приоритетов.

3.1 ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ

 
 

     Постановка  цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение. Каждое предприятие предполагает постановку целей. Поскольку речь идет о ТМ необходимо ближе рассмотреть значение целеустановки для личной сферы. Постановка цели означает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что Мы делаем, а о том для чего Мы делаем. Цели являются «подстрекателями» наших действий, мотивами, определяющими нашу активность. Если какой-либо индивидуум поставил себе цель, то вследствие этого возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что Вы потеряетесь в мелочах. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому: Становится ясно, в каком направлении двигаться и каким должен быть конечный результат. Постановка целей - перманентный процесс, поскольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например, если в процессе контроля за реализацией выясняется, что прежние представления были, в сущности, неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными. Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Для тайм-менеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим (т. е. самоопределение), чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие.

    Архангельский Г.А. в своей  книге говорит, что необходимо смотреть на себя как на отдельную фирму: «Попробуйте рассматривать себя не как «специалиста такого-то отдела» или «менеджера такой-то службы», забудьте на некоторое время о том, что вы - часть большой системы, зависящая от начальства, клиентов, множества правил и т. п. Посмотрите на себя как Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы, например: