Проблема тайм-менеджмента

• личное стратегическое планирование - постановка долгосрочных целей;
• маркетинг — изучение рынка труда;
• личная бухгалтерия — учет и планирование денег и т. д.»

   Мы  можем жить по течению, сталкиваться с ежедневными проблемами, решать их и так изо дня в день, и  напротив мы можем смело ставить цели не только ежедневные, но и на год и на более долгие сроки. В связи с этим разделением Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» выделяет проактивный и реактивный тип людей.

     «Поведение проактивных людей зависит от их решений, а не от окружающих условий. Они могут подчинять чувства ценностям. Такие люди инициируют происходящее и несут за это ответственность. Они не объясняют свое поведение условиями, обстоятельствами и трудными ситуациями. Их поведение есть продукт их собственного сознательного выбора, базирующегося на ценностях, а не продукт окружающих условий, основанный на чувствах. Реактивные люди, напротив, зависят от социальных условий окружающей среды, от "социальной погоды". Если окружающие относятся к ним хорошо, у них все в порядке, если же плохо, то они становятся закрытыми и занимают оборонительную позицию. Реактивные люди строят свою эмоциональную жизнь на поведении окружающих, позволяя их слабостям управлять собой. На проактивных людей тоже воздействуют внешние факторы физические, социальные или психологические. Но их реакция на этот раздражитель – сознательная или нет – является выбором, основанным на ценностях». Так же Стивен Кови предлагает создание личной миссии для определения своего призвания: «Наиболее эффективный из известных мне способов начать, представляя конечную цель, заключается в разработке положений личной миссии, или личной философии, или кредо. Этот способ фокусируется на том, каким вы хотите быть (характер) и что вы хотите делать (вклады и достижения), а также на ценностях и принципах, которые заложены в основу бытия и делания». Написать личную миссию невозможно за один вечер, на ее осмысление уходит намного больше времени. К тому же она будет постоянно меняться, и совершенствоваться, так как наши желания и потребности изменчивы. 

      Практическое  определение целей происходит с помощью так называемого дерева целей. Дерево целей представляет собой графическое изображение связи между целями системы и средствами их достижения, в качестве которых выступают подцели (на нижнем уровне — задачи). Под целью обычно понимают генеральную цель субъекта деятельности. Таких генеральных целей может быть несколько. Под задачами же понимают конкретные процедуры, которые необходимы для достижения цели. Для достижения генеральной цели необходимо реализовать несколько целей 1-го уровня (главных целей), выступающих как средство по отношению к генеральной цели. Для достижения этих целей 1-го уровня потребуется выполнение целей 2-го уровня и т. д. Подцели последующего (нижнего) уровня, для реализации которых не требуется дополнительных увязок цель—средства, называются задачами. Задача служит базой для построения программ достижения отдельных целей. Решение задачи представляет собой комплекс ресурсов и действий, с помощью которых обеспечивается достижение нужной цели.

     При построении дерева целей особое внимание следует уделять выбору генеральной цели. Иногда построение начинается сразу с нескольких главных целей, совокупность которых и представляет собой генеральную цель. В этом случае генеральная цель формулируется как некая искусственная, обобщенная формулировка известных главных целей. При дальнейшем построении дерева цель верхнего уровня разбивается на ограниченное число подцелей (обычно 5-7). Это ограничение не является случайным и обусловлено свойством оперативной памяти человека, способной раздельно оперировать именно таким количеством самостоятельных объектов. Опыт показывает, что эксперту очень трудно дать сравнительную оценку более 5-7 разнородных элементов, решающих одну общую задачу. Разбиение цели верхнего уровня на подцели называется декомпозицией цели. Общее разделение множества целей по уровням (стратам) называется стратификацией, а группирование подцелей по некоторым признакам — их классификацией. Еще одной важной операцией является ранжирование целей. При этом каждая из них оценивается с точки зрения вклада в достижение цели верхнего уровня. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.2 ПЛАНИРОВАНИЕ

     Планирование  призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния — времени, а именно:

-либо  имеющееся время употребить для  плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);

-либо  достичь поставленных целей с  возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).

     Чем лучше мы спланируем свое время, тем  лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил тайм-менеджмента означает: Подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени.

     Планирование  ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе. Вряд ли необходимо вам как руководителю доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счете к экономии времени в целом. Очевидно, что этот процесс не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Оптимум планирования времени 

     Правила и принципы планирования времени

     Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, мы должны ясно представлять себе, насколько ограничен бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований. Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

     Основные  правила планирования:

1. Основное  соотношение (60:40).Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60 %. События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками:

60 % —  запланированная активность

20 % —  непредвиденная активность (резервы  времени и непланируемые действия)

20 % —  спонтанная активность (управленческая  деятельность, творчество)

2. Регулярность — системность — последовательность. Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело.

3. Реалистичное планирование. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться

4. Приспособляемость. Проявляйте гибкость, поскольку планы времени составляются не для того, чтобы облегчать Вам жизнь, а для того, чтобы достигались Ваши цели.

5. Восполнение потерь времени. Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

6. Письменная форма. Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и Вы будете всегда иметь полный обзор дел.

7. Перенос несделанного дела. Невыполненные задачи, которые Вы не хотите вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов.

8. Фиксация результатов вместо действии. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действии.

9. Установление временных норм. Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требуется. Опыт показывает на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

10. Установление приоритетов (степени важности). Точно определяйте, какому делу, какого рода приоритеты Вы отдаете.

11. Делегирование (перепоручение) полномочий. С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).

12. «Поглотители» времени и резервы времени. Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел и старайтесь сократить количество и объем «помех» («поглотителей» вашего времени).

13. Переработка — перепроверка. Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные акции быть реализованы полностью.

14. Свободное время. Планируйте и используйте с толком свое свободное время, равно как и время, которое уходит на поездки и ожидания (например, для проработки материалов или для концептуальных размышлений).

15. Временные блок и спокойное время (закрытые часы). Резервируйте продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач (спокойное время, закрытые часы) и более короткие промежутки — для обработки нескольких мелких дел.

16. Время для планирования и творчества. Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, позаботьтесь о том, чтобы восполнить потери на следующей неделею

17. Рутинная работа. Планируйте выполнение рутинных функций, например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т. п.

18. Непродуктивная деятельность. Следите за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, как, например, изготовление фотокопий, несущественные собрания и т. п., у Вас уходило как можно меньше времени, ограничивайтесь здесь только действительно необходимым. Иначе вы будете не в состоянии использовать свое время для более важных дел. 

3.3 ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ – УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ

     Принятие  решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение — значит установить приоритетность. Некоторые из основных проблем руководителей состоят в том, что они: зачастую пытаются сразу выполнить слишком большой объем работы, распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела. В конце напряженного рабочего дня мы нередко приходим к выводу, что хотя сделано вроде немало, однако действительно важные дела остались либо неоконченными, либо вообще не сдвинулись с места. Многие руководители оправдываются в такой неудовлетворительной ситуации следующим образом: «Я каждый день вынужден делать столько важных дел!» Удачливые менеджеры отличаются, помимо прочего, тем, что они, успевая решать во время рабочего дня множество разных вопросов, в течение определенного времени бывают, заняты только одной-единственной задачей. Они всегда завершают за один раз одно дело, но зато последовательно и целеустремленно. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление соответствующего списка приоритетов и соблюдение его. Установить приоритетность — означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение. Определение приоритетности — это настолько само собой разумеющееся дело, что часто выполняется не систематически и даже неосознанно.