Персонал предприятия и его структура

Делегирование полномочий при функционировании организации  немыслимо без четкого определения обязанностей среди сотрудников предприятия. Все должности на кондитерской ООО «Мечта» регламентируются соответствующими должностными инструкциями, однако в результате их исследований было установлено, что они носят декларативный, формальный характер:

В должностных  инструкциях ООО "Мечта" поверхностно фиксируется существующее разделение труда на определенный момент и не учитываются происходящие в процессе работы изменения, в силу чего они теряют значение документа, регламентирующего работу управляющих" различных уровней.

Обязанности, права и ответственность, как правило, оказываются несбалансированными и несогласованными в масштабе организации.

Должностные инструкции менеджеров и специалистов носят чаще всего общий характер и тем самым теряется организующее и регулирующее значение этого документа.

Не  обеспечивается необходимая полнота и четкость при определении обязанностей, прав и ответственности персонала.

Зафиксированные в должностной инструкции обязанности, права и ответственность работника оказываются оторванными от тех условий, которые необходимы для успешного выполнения.

2.5. Организация контроля в управлении

Внутренний контроль на кондитерской  ООО «Мечта» осуществляется в соответствии с Уставом предприятия и возлагается на контрольно-ревизионный орган Общества и на менеджмент высшего звена. Ревизию финансовой и хозяйственной деятельности общества осуществляет ревизор, который назначается учредителем сроком на три года.

Именно  ревизор готовит заключение к  годовому отчету и бухгалтерскому балансу. При этом без заключения ревизора годовой отчет и бухгалтерский  баланс утверждению учредителем не подлежит. Все должностные лица и работники ООО «Мечта» по запросу ревизора предоставляют необходимую информацию, документы, личные, устные и письменные пояснения, связанные с деятельностью торговой фирмы.

Ревизия проводится не реже одного раза в год. Обязательным является хранение в тайне, конфиденциальной и коммерческой информации, ставшей известной ревизору в результате своей деятельности. Кроме того, общество может заключить договор со специализированной организацией для проверки и подтверждения правильности годовой финансовой отчетности (внешний аудит).

Аудитор ставит свою подпись на годовом отчете в подтверждение его соответствия имеющейся информации о реальном положении дел. Обязательным условием привлечения внешнего аудитора является его профессионализм и отсутствие имущественного интереса с обществом и генеральным директором.

Внутренний  контроль обеспечивает возможность  принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. К функциям внутреннего контроля ООО «Мечта» относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция в современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения в деятельности кондитерской , защищает ее от нежелательных последствий тех или иных действий.

Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля - формальный. Выбор формы внутреннего контроля зависит от: сложности организационной структуры; правовой формы; видов и масштабов деятельности; целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности; отношения руководства организации к контролю. Важнейшая форма внутреннего контроля - внутренний аудит на основании проверок ревизора торговой фирмы.

Особое  место занимает классификация по типам внутреннего контроля ООО «Мечта». В организации используются следующие типы внутреннего контроля: неавтоматизированный; неполностью автоматизированный; полностью автоматизированный.

Внутренний  контроль целесообразно классифицировать и по значимости субъектов внутреннего контроля с точки зрения их участия в общей, т.е. совокупной, деятельности по внутреннему контролю в кондитерской. В этом аспекте всех субъектов внутреннего контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости: 1) субъекты внутреннего контроля первого уровня - это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов); 2) субъекты внутреннего контроля второго уровня. В их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования); 3) субъекты внутреннего контроля третьего уровня - выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (работники планово-диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров); 4) субъекты внутреннего контроля четвертого уровня. В их обязанности входят контрольные и другие функции (административно-управленческий персонал; персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности); 5) субъекты внутреннего контроля пятого уровня. В их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники отделов входного и технического контроля и т.п.).

Одним из методов контроля в кондитерской является инвентаризация. Порядок и сроки проведения инвентаризаций ООО "Мечта" определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Офис  кондитерской«Мечта» располагается  в помещении одного из магазинов. Это небольшое служебное помещение, где хранятся все учредительные документы кондитерской , в том числе трудовые книжки сотрудников. Всю работу в офисе осуществляет секретарь-референт в обязанности которого входят общение с клиентами по телефону; оформление входящей и исходящей документации; ведение личных дел сотрудников, разработка и заключение договоров с сотрудниками; текстовая разработка различных документов (приказов, функциональных обязанностей, договоров, писем, распоряжений).

2.6.Разработка  проекта мероприятий по улучшению использования персонала ООО «Мечта»

 

     Руководство организации заинтересованно в  том, чтобы сотрудники творчески  и с воодушевлением относились к  своим обязанностям. Однако в силу ряда факторов, в том числе таких  как: степени личной ответственности, отношений с начальником, и так далее у работника может наступить разочарование в своей деятельности. Это, как правило бывает вызвано следующими причинами:

     - чрезмерное вмешательство со  стороны непосредственного руководителя;

     - отсутствие психологической и организационной поддержки;

     - недостаток необходимой информации;

     - чрезмерная сухость и недостаток  внимания руководителя к запросам  подчиненного;

     - отсутствие обратной связи, т.е.  незнание работником результатов  своего труда;

     - неэффективное решение руководителем служебных проблем работника;

     - некорректность оценки работника  руководителем.

     Эти факторы вызывают у рядового работника  чувство приниженности. Подрываются  чувство гордости, уверенности в  себе, в стабильности своего служебного положения и возможности дальнейшего продвижения.

     С экономической точки зрения, люди являются чрезвычайно дорогим ограниченным ресурсом, а, следовательно, должны использоваться с максимальной эффективностью. Руководитель так же обязан понимать, что тут  существует и моральный фактор. Осознание этой проблемы ставит перед руководителем новую: Какой должна быть идеальная для подчиненных работа?

     Отвечая на этот вопрос, не следует стремиться к чрезмерной специфичности и  оригинальности. Все равно учесть различие во вкусах и личных мнениях каждого удается редко, поэтому руководитель, как правило, стремится к повышению интегральной производительности. С приведенными ниже факторами у руководителя есть шанс получить согласие максимального количества своих подчиненных. Итак, «идеальная работа» должна:

     - иметь целостность, т.е. приводить  к определенному результату;

     - оцениваться служащими, как важная  и заслуживающая быть выполненной;

     - давать возможность служащему  принимать решения, необходимые  для ее выполнения, т.е. должна  быть автономия (в установленных пределах). Либо, как вариант, - групповая автономия;

     - обеспечивать обратную связь  с работником, оцениваться в зависимости  от эффективности его труда;

     - приносить справедливое с точки  зрения работника вознаграждение.

     Спроектированная в соответствии с этими принципами работа обеспечивает внутреннее удовлетворение. Это очень мощный мотивационный фактор, т.к. стимулирует качественное выполнение работы, а так же, по закону возвышения потребностей, стимулирует к выполнению более сложной работы.

     На  основе этих принципов была разработана  модель характеристик работы с точки  зрения мотивации Хекмана и Олдхэма (см. Рисунок 1). 

       

     Расширяя  фронт каждой работы, чтобы работник отвечал за несколько взаимосвязанных  операций, мы повышаем автономию. В то же время это увеличивает целостность работы, а значит, обеспечивает быструю и эффективную обратную связь. При этом работник интенсивно использует самопроверку, т.е. личную обратную связь. У него появляется возможность обнаруживать недостатки самому, что воспринимается гораздо легче, чем если бы ему кто-то другой указал на эту ошибку.

     Важность  обратной связи очевидна. Люди должны знать, насколько хорошо они выполняют  свою работу. Менеджеры являются важным источником подобной обратной связи. Однако, наилучшая обратная связь имеет место тогда, когда работники сами контролируют качество собственной работы.

     Работа, удовлетворяющая всем перечисленным  факторам, внутренне мотивирует работников, обеспечивает хорошее качество выполненного задания, доставляет удовлетворение. Она создает ощущение личного вклада в выпускаемую продукцию или оказываемые услуги, дает работникам чувство сопричастности.

     Только  такая работа дает возможность человеку к самовыражению, заложенному в  его социальности.

     Одним из основных направлений для повышения  профессионально-квалификационной характеристики персонала ООО « Мечта» должно быть обучение и повышение квалификации.

     Система обучения и повышения квалификации работников организации будет эффективной лишь в том случае, если она тесно связана с важнейшими направлениями работы по управлению персоналом системой стимулирования труда (оплата труда, премии, льготы, моральные стимулы и др.), работа с резервом на руководящие должности, программами развития персонала.

     Существует  огромное многообразие учебных программ, предназначенных для самых разных категорий работников – от рядового персонала до высшего руководства. Все многообразие используемых при этом методов обучения можно разбить на две большие группы:

     - обучение вне рабочего места

     - обучения на рабочем месте.

     Руководителям ООО «Мечта» рекомендуется пройти обучение в высших учебных заведениях. Для рядового персонала оптимальным будет обучение на рабочем месте без отрыва от производства.

     Причем, можно ввести доплату за наставничество сотрудников с высшими разрядами над сотрудниками с низшими разрядами в целях повышения профессионально-квалификационных характеристик новичков.

     Эффективное обучение персонала имеет ряд  положительных последствий для  предприятия, таких как:

     - увеличение прибыли,

     - уменьшение доли брака. 

     Разработке  мероприятий по улучшению использования  персонала уделяется особое внимание со стороны кадровых служб.

     В Европе эти мероприятия нашли  отражение в виде норм права, закрепленных в Хартии основных социальных прав трудящихся (Социальная хартия ЕС), которую Россия, к сожалению, до сих пор не ратифицировала.

     Вот эти нормы:

     1) все ответственные лица на  предприятии или фирме обязаны  обеспечивать уважение человеческого  достоинства, соблюдать все общепризнанные или предписываемые в законодательстве правила социально справедливого обращения с наемными работниками, а также нормы, обеспечивающие создание достойных человека условий труда на рабочем месте;