Отчет по практике в судовладельческой компании ТОО «Каспиан Оушн»

• результаты внутренних аудитов, учитывая статус корректирующих действий;
• результаты внешних аудитов, учитывая статус корректирующих действий;
• сведения по итогам работы ТОО «Каспиан Оушн»  с претензиями по качеству предоставляемых услуг со стороны заказчиков;
• сведения по изучению удовлетворенности заказчиков;
• сведения о контроле качества предоставляемых услуг, количестве и причинах выявленных несоответствий,  разработке и выполнении корректирующих действий;
• сведения о результатах входного контроля закупаемой продукции (услуги);
• анализ выполнения плана по совершенствованию СМК, составленного по результатам  предыдущего анализа;
• сведения о подготовке и переподготовке персонала.

Оценивание результатов функционирования СМК проводится согласно Процедуре СТ. КО. 013-10 «Анализ Системы менеджмента качества со стороны руководства».

Выходные данные анализа  и оценивания СМК со стороны высшего  руководства протоколируются и  содержат, как минимум, решения и  действия, имеющие отношение к:

• повышению результативности системы менеджмента качества;
• улучшению деятельности ТОО «Каспиан Оушн»;
• показателям процессов;
• повышению удовлетворенности заказчиков;
• сокращению потерь;
• сокращению потребности в ресурсах.

 

Управление и обеспечение ресурсами

Для непрерывного функционирования и совершенствования СМК с целью достижения большей степени удовлетворенности потребителей Генеральный директор ТОО «Каспиан Оушн» выделяет необходимые ресурсы.

К ресурсам, обеспечивающим исполнение процессов и работ компании, относятся:

• нормативные документы (внешние и внутренние), определяющие порядок исполнения работ и проверок;
• оборудование рабочих мест;
• подготовленный персонал;
• финансы.

Людские ресурсы

Персонал, выполняющий работу, влияющую на качество предоставления услуги по подготовке к сдаче судов с экипажем в наем, обслуживание и ремонт корпуса судов, машин и оборудования»  (полное обслуживание); услуги по управлению судном в качестве агента в интересах и от имени владельца, должен быть компетентным на основе соответствующего образования, подготовки, навыков и опыта.

Требования к квалификации и компетентности персонала изложены в должностных инструкциях. Определение  потребности и наем персонала  компании осуществляет Генеральный  директор в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

С целью обеспечения необходимой  компетентности персонала в  ТОО  «Каспиан Оушн»  определен процесс  управления компетентностью персонала. Данный процесс охватывает конкурсный отбор, прием и увольнение сотрудников, прохождение стажировки, подготовку, поддержание необходимой компетентности, проведение аттестации персонала, ротацию и выдвижение персонала, регистрацию и учет данных об образовании, подготовке, навыках и опыте.

Требования к управлению процессом установлены в СТ.КО.007-10 «Управление персоналом». Необходимость выделения ресурсов на подготовку персонала определяет Генеральный директор. ПРК несет ответственность за организацию периодической подготовки персонала в области качества.

Данные о подготовке персонала подлежат обязательному документированию и хранению в личных делах сотрудников. Ответственным за ведением личных дел персонала является специалист по кадрам.

Записи об образовании, подготовке, навыках и опыте персонала  ведутся в соответствии с СТ. КО. 006-10 «Управление записями».

 Инфраструктура и производственная  среда

Инфраструктура Организации, необходимая для качественного  оказания услуг включает в себя: основные и вспомогательные  (складское)  помещения; контрольно-измерительное  оборудование (планы-графики технического обслуживания и график поверок (калибровок) находятся под контролем и ответственностью судового старшего механика); компьютеры и программное обеспечение, множительную и другую оргтехнику, средства связи; транспортные средства.

Руководство ТОО «Каспиан Оушн»   обеспечивает позитивное влияние производственной среды на мотивацию, удовлетворенность и работу персонала посредством организации рабочих мест и создания удобств для персонала, что включает в себя:

• удобное размещение рабочих мест,
• нормальные климатические условия,
• хорошее освещение.
• влажность и чистоту,
• помещение для приема пищи;
• соблюдение санитарных условий,
• создание безопасных условий труда.

Ответственность за поддержание в рабочем состоянии инфраструктуры и производственной среды Компании несет Генеральный  директор. Ответственность за поддержание работоспособности и профилактики компьютерной сети и оргтехники несет специалист по информационным технологиям .

Ресурсы на поддержание инфраструктуры и производственной среды выделяет Генеральный директор ТОО «Каспиан Оушн».

Результативность управления инфраструктурой и производственной средой оценивается руководством ежегодно через процедуры «Внутренний  аудит» и «Анализ СМК со стороны  руководства».

 

 

Планирование оказания услуг

ТОО «Каспиан Оушн»  планирует и развивает процессы, необходимые для выпол  нения услуг в соответствии с требованиями СМК.

Планирование работ по оказанию услуг по подготовке к сдаче  судов с экипажем в наем, обслуживание и ремонт корпуса судов, машин  и оборудования  (полное обслуживание), по  управлению судном в качестве агента в интересах и от имени владельца осуществляется на основании перспективных планов судовых операций (разрабатываются на весь производственно-замкнутый цикл).  Разработка планов судовых операций производится ТОО «Каспиан Оушн»  с привлечением квалифицированного, компетентного и профессионально подготовленного берегового и судового персонала, исходя из назначения каждого вида плана, условий и особенностей выполнения работ и их влиянию на безопасность судоходства и предотвращение загрязнения.

В ТОО «Каспиан Оушн» ведется  регистрация (учет) и обзор всех поступивших  предложений (заказов) на выполнение работ  на коммерческой основе. Обзор проводится с целью определения полноты  и достаточности, содержащейся в предложениях (заказах) информации, возможностей выполнения организацией этих предложений (заказов) и дальнейших ее действиях. Обзоры проводятся до подписания контракта. Они хранятся в информационном массиве (файле) поступивших предложений (заказов). Для проведения обзоров поступивших предложений (заказов) ведутся информационные массивы (файлы).

Обзор предложений (заказов)  и принятие решений производится Генеральным директором совместно  с производственно-специализированными  отделами  (безопасности мореплавания, технической, кадровой) ТОО «Каспиан Оушн» по служебной принадлежности. Подписываемые договоры (контракты) регистрируются и хранятся в информационном массиве (файле) заключенных договоров (контрактов).

Организация собирает, аккумулирует и анализирует обратную информацию от потребителей, касающуюся качества услуг, жалобы и претензии потребителей.

За установление и поддержание  устойчивых контактов с потребителями  несет ответственность Генеральный  Директор.

Учитывая специфику оказываемых  услуг и то, что организация не занимается проектированием и разработкой раздел 7.3  стандарта ISO 9001:2008  не применяется и не учитывается в СМК.

Управление процессом предоставления услуг

Вся деятельность ТОО «Каспиан Оушн» осуществляется в управляемых условиях. Управление осуществляется как в отношении работ, выполняемых персоналом, так и поставщиками организации.

К управляющим условиям относятся:

 а) Внешние и внутренние  нормативные документы, которые  устанавливают объем, содержание  и другие характеристики услуги  ТОО «Каспиан Оушн»; ответственность исполнителей, порядок выполнении работ и взаимодействие персонала; требования к контролю и критерии проверки, а также методы идентификации этапов работ. Каждое рабочее место в Компании обеспечивается необходимым комплектом актуализированных документов. Во всех случаях, когда отсутствие документов может неблагоприятно воздействовать на качество услуг, такие документы в обязательном порядке разрабатываются или закупаются.

б) Многопользовательская  система (сервер, персональные компьютеры, сетевые устройства), информационная сеть, средства связи. Использование соответствующих средств обеспечивает унификацию и совместимость работ ТОО «Каспиан Оушн». Перечисленное производственное и  вспомогательное оборудование выбирается таким образом, чтобы его функциональные и технические возможности соответствовали установленному уровню качества работ и услуг ТОО «Каспиан Оушн».

в) Техническое обслуживание и операционная поддержка производственных средств (программного обеспечения, базы данных). Создаются и поддерживаются условия работ в компании и сохранности оборудования, программного обеспечения и информации. Использование информационной сети, ее техническое обслуживание и операционная поддержка осуществляется в соответствии с требованиями безопасности компании ТОО «Каспиан Оушн», нацеленной на защиту интересов организации и потребителей.

г) Подготовка и квалификация персонала. Квалификации персонала  определяется должностными инструкциями.

д) Надзор со стороны Генерального директора и Технического директора – за выполнением работ сотрудниками. Указанные действия проводятся с целью предотвращения передачи потребителю несоответствующей услуги ТОО «Каспиан Оушн». Для обеспечения постоянства применения стандартов, Процедур и Инструкций в ТОО «Каспиан Оушн» проводятся систематические проверки соответствующих параметров процессов и характеристик услуг, исполнительской дисциплины сотрудников, а также выборочные проверки документов и записей системы менеджмента качества.

В ТОО «Каспиан Оушн» нет  процессов, результаты которых нельзя проверить посредством последовательного мониторинга или измерения (спецпроцессы).

Идентификация услуги обеспечивается на этапах:

• приема заявки заказчика (регистрация в журнале входящей корреспонденции);
• составления коммерческого предложения (регистрация в журнале исходящей корреспонденции);
• составления дополнительного соглашения к Договору или Договора (журнал регистрации договоров);
• поставки потребителю (акты сдачи-приемки);
• управления несоответствующей продукцией/услугой (Журнал несоответствий).

Прослеживаемость этапов выполнения того или иного заказа, обеспечивается занесением данных  в файл, а также записями в указанных выше журналах и формах.

При оказании услуг под  управление ТОО «Каспиан Оушн»  попадает собственность, принадлежащая потребителю. ТОО «Каспиан Оушн» прилагает все необходимые усилия по сохранению собственности потребителя, включающие в себя организационно-технические и экономические мероприятия. Ответственность по сохранению собственности потребителя закреплена соответствующими договорами.

 Сохранение соответствия  услуг в ТОО «Каспиан Оушн»   обеспечивается на всех этапах  исполнения  в соответствии с  требованиями, содержащимися в нормативных  документах, правилах внутреннего   распорядка работы,  едиными этическими нормами и правилами поведения сотрудников организации.

Информация по услуге, содержится в базе данных ТОО «Каспиан Оушн», хранящейся на бумажных носителях и  в  электронном виде в специально созданных электронных файлах. Информация защищается  от утраты и изменения. Компьютерная сеть работает в режиме постоянной антивирусной защиты.

Сохранность информации на бумажных носителях обеспечивается (где необходимо) наличием  копий  в электронном виде, хранением  в сейфах, запирающихся шкафах и  помещениях, оборудованных охранной и противопожарной  сигнализацией.

Оригиналы документов на бумажных носителях хранятся согласно номенклатуре дел в специально отведенных для  этого местах: в шкафах, на полках, в сейфах.

Ответственность за сохранность  документов и информации в ходе оказания услуги несут начальники соответствующих подразделений, офис – менеджер.

ТОО «Каспиан Оушн», если это  будет определено заказчиком, обеспечит  сохранность полученных от заказчика  материалов, изделий и оборудования с момента получения  и до доставки их к месту назначения, для этого располагает необходимыми площадями, грузоподъемными средствами.

В случае необходимости длительного  хранения полученных от заказчика материалов, они будут храниться в специально отведенном месте, защищены от повреждений и потери, а также периодически будет проверяться  их состояние  и качество.