Организация как система

    При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

    Несоблюдение  данного требования, т.е. наличия  управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

    Следующим, четвертым требованием, предъявленным  к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

    Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент выполняющий функции контролирующего параметра.

    Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений. 
 

    1.6. Основные направления  совершенствования  систем управления 

    Управление, в строгом смысле слова, есть воздействие  на работника с целью достижения целей, стоящих перед предприятием и его членами. Согласно системному подходу управление рассматривается как сложная динамическая, постоянно развивающаяся система, состоящая из ряда функциональных подсистем. Такой подход позволил прийти к выводу, что управление следует рассматривать не в качестве какого-то единовременного действия, а как серию непрерывных, взаимосвязанных действий.

    Можно выделить следующие основные направления  совершенствования системы управления:

    Децентрализация управления. Относительно быстрая адаптация системы управления предприятием на происходящие изменения в условиях ведения бизнеса зависит от степени централизации (децентрализации) в принятии решений. Это связано с той мерой, в которой полномочия верхнего уровня переходят на более низкие уровни управления (децентрализация) или сохраняются на верхнем уровне (централизация). Эффективное функционирование структуры, состоящей из большого количества уровней, требует разработки обширных правил, инструкций и процедур. В итоге все это делает структуру управления не только громоздкой, но и негибкой, не способной оперативно реагировать на быстро изменяющуюся ситуацию, вот поэтому децентрализация управления имеет первостепенное значение. С одной стороны, она позволяет быстро реагировать на запросы потребителей, а с другой – делает процесс принятия решений более действенным. Децентрализация управления происходит в двух направлениях: путем делегирования прав в принятии решений и за счет разукрупнения крупных компаний и перехода к относительно небольшим автономным структурным единицам, наделенным правами принимать решения по всем производственным и хозяйственным вопросам.

    Делегирование власти с высших уровней управления на низшие обуславливается рядом причин. В производственной и хозяйственной деятельности возникает много неопределенностей и риска, ситуация постепенно изменяется, что становится характерной чертой развития предприятия, усложняется протекание производственных процессов. Поэтому ни один руководитель, даже самый талантливый, не в состоянии охватить во всей полноте происходящие изменения и процессы.

    Специализация и диверсификация производства. Как известно, специализация представляет собой основу для занятия им лидирующих позиций на рынке. Вместе с тем, получая максимум выгоды из своей специализации, предприятия обязаны одновременно заниматься диверсификацией. Специализация и диверсификация в отрыве друг от друга малопродуктивны. В связи с этим главным в данном аспекте является установление правильного соотношения между ними, так как именно оно определяет продуктивность ресурсов предприятия, его устойчивость и экономический рост.

    Совершенствование хозяйственного механизма. Это такое построение организационных структур управления, мотивации и методов управления, которые позволяли бы предприятию не только адаптироваться к изменениям, происходящим в окружающей среде, но и создавали возможности быть готовым к вызовам завтрашнего дня. В основе совершенствования лежит серия новшеств и новых подходов к ведению бизнеса. Это, например, создание своего покупателя. Цель состоит в том, чтобы создать такую продукцию, на которую покупатель готов обменять свою покупательскую способность. И в этом случае только знания позволят обеспечить продукции любой фирмы ту лидирующую позицию, на которой, в конечном счете, основывается успех и выживание. Решение данной задачи предполагает постоянное проведение критического самоанализа деятельности предприятия, что зачастую является очень сложной задачей. Центр внимания должен находиться в области поиска неожиданного. Необходимо систематически проводить маркетинговый анализ.

    Постоянное  стремление сделать  предприятие эффективно работающим. Существует три пути развития данного направления.

    Первый  – на основе использования модели «идеального бизнеса», суть которого состоит в том, что устанавливаемый теоретический оптимум экономической деятельности предприятия служит ему в качестве мерила фактических результатов.

    Второй  – максимальное использование возможностей по переводу предприятия, если так можно сказать, из вчерашнего дня в сегодняшний, готовя его к будущим вызовам. В связи с этим усилия менеджмента должны быть направлены на выявление тех сфер деятельности, которые следует развивать как можно быстрее, и тех, от которых следует отказаться. Одновременно внедряется то новое, что может приумножить результаты деятельности предприятия на рынке или в отрасли знаний, в которой оно специализируется.

    Третий  – максимальное использование ресурсов путем их сосредоточения на выявленных приоритетах, которые позволят предприятию получить наилучшие результаты от заграничных усилий и энергии.

    Реализация  стремления к повышению эффективности  работы предприятия во многом зависит  от правильности определения потенциала бизнеса.

    Создание стабильности в деятельности предприятия. Стабильность достигается различными путями. Во-первых, это укрепление связей предприятия со своими клиентами (покупателями и поставщиками). Здесь в основу необходимо положить принцип, согласно которому предприятие всегда будет терпеть неудачи, если оно не обслуживает своих клиентов на достаточном уровне. На практике это означает, что клиентов следует тщательно изучать, рассматривать и анализировать, чтобы понять потребности. Во-вторых, это хорошее знание конкурентов. Система управления должна нацеливать маркетинг на проведение активной маркетинговой политики, а следовательно, необходимо знать: кто является конкурентом, что помогает им удержать своих клиентов и что надо сделать, чтобы переманить клиентов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2. Практическая часть

    2.1. Характеристика организации  и схема ее управления

Объектом  исследования курсовой работы является ООО «ТД «Сантэк».

В соответствии с Федеральным Законом РФ «Об  обществах с ограниченной ответственностью»  ООО «ТД «Сантэк» создано в апреле 2003 года на базе ООО «Санти», которое занималось оптово-розничной торговлей чаем, кофе, сопутствующими товарами, а также посредническими услугами по купле-продаже товаров народного потребления.

Организационно-правовая форма

Полное  фирменное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Торговый Дом «Сантэк», сокращенное наименование: ООО «ТД «Сантэк».

Место нахождения общества: Российская Федерация, г. Тула, Ленинский район, пос. Барсуки, ул. Молодёжная, 7

Почтовый  адрес: 300000, г.Тула, Ленинский р-н, пос. Барсуки, ул. Молодёжная, 7

Схема управления ООО «ТД «Сантэк»:

рис.1 Схема управления ООО «ТД «Сантэк»:  

Структура предприятия.

ООО «Торговый Дом «Сантэк» имеет линейно-функциональную структуру управления. При данной структуре управления сохраняется преимущество линейной структуры в виде принципа единоначалия, и преимущество функциональной структуры в виде специализации управления.

Сведения  об основных показателях деятельности малого предприятия (за март 2011).

1) Численность  и начисленная заработная плата  работников:

- численность работников: 53 человека;

- фонд начисленной заработной платы: 3278 тыс. рублей.

2) Общие  экономические показатели:

- Продажа  товаров несобственного производства: 578614 тыс. рублей.

- Расходы  на приобретение товаров для  перепродажи - 520419 тыс.рублей.

3) Оптовая  и розничная продажа товаров:

- Оборот  розничной торговли: 34551 тыс. рублей

- Оборот  оптовой торговли: 641994 тыс. рублей.

Для реализации своих целей общество активно  осуществляет внешнеэкономическую деятельность, заключает сделки, как имущественного, так и неимущественного характера, развивает экономические связи с иностранными фирмами, организациями и гражданами на основе валютной самоокупаемости с использованием собственного потенциала. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Функциональные обязанности и требования к работникам. Режим работы предприятия

Рабочий день руководителей, отделов и служб  длится с 9-00 до 18-00 с перерывом на обед с 13-00 до 14-00.

Складские помещения работают в две смены: с 9-00 до 18-00 и с 20-00 до

9-00.

Перечень  профессиональных групп рабочих  и специалистов.

Общее количество работающих на данном предприятии  на 1 марта 2011г. составляет 53 человека. Основные руководители и службы выполняют следующие функциональные обязанности:

Руководство деятельностью ООО «ТД «Сантэк» осуществляет генеральный директор, назначаемый общим собранием общества. Генеральный директор действует по доверенности, распоряжается средствами в пределах предоставленных ему прав, совершает сделки, издает приказы и указания, принимает и увольняет работников в соответствии со штатным расписанием, применяет к ним поощрения и взыскания в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством РФ, а также совершает другие действия, необходимые для достижения целей и задач общества.

- Коммерческий  директор - непосредственно подчиняется  генеральному директору и выполняет  все его распоряжения, касающиеся  работы предприятия. В его подчинении  находятся финансово-экономическая  и юридическая службы.

Финансово-экономическая  служба подчиняется коммерческому  директору. Основные задачи - ведение  бухгалтерского учета, участие в  осуществлении финансово-хозяйственной  деятельности предприятия, анализ текущей  финансовой деятельности, контроль за своевременностью уплаты налогов и других обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды, контроль за выполнением финансовых обязательств перед банками, поставщиками, по выплате заработной платы, постоянный анализ кредиторской и дебиторской задолженности. Так же эта служба занимается разработкой оптовых цен на реализуемую продукцию, занимается работой по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов с целью достижения наибольшей результативности в деятельности предприятия.

Юридическая служба выполняет следующие основные задачи:

- проверяет  соответствие требованиям законодательства  представленных на подпись руководству  проектов, приказов, распоряжений, инструкций, положений, договоров и других документов правового характера;

- принимает  участие в разработке правовых  документов по внешне экономическому  сотрудничеству, включая вопросы  создания и деятельности организации  с иностранными инвестициями;