Облік постачальницької діяльності підприємства

Довіреність на одержання матеріальних цінностей видається тільки посадовим особам, що працюють на цьому підприємстві і підписується керівником та головним бухгалтером або їх заступ­никами, та особами, які на те уповноважені керівником підпри­ємства. [26, 58]

Керівником підприємства призначається особа, яка виписує, реєструє видані, повернуті та використані довіреності. Довіреності видаються під розписку і реєструються в Журналі реєстрації довіреностей (додаток № 2 до Інструкції). [26, 58]

Строк дії довіреностей встановлюється залежно від можливо­сті одержання та вивозу відповідних цінностей однак не більше як на 10 днів. [26, 58]

Довіреність на одержання цінностей, доставка яких здійсню­ється централізовано, допускається видавати на календарний місяць. [26, 58]

Особа, якій видана довіреність, зобов'язана не пізніше насту­пного дня після доставки на підприємство одержаних цінностей, незалежно від того, одержані цінності повністю або частково, по­дати працівнику підприємства, який здійснює виписування та ре­єстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад. [26, 58]

Невикористані довіреності повинні бути повернуті працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довірено­стей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії дові­реності. [26, 58]

Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у Журналі реєстрації довіреностей робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержанні цінності або про дату повернення довіреності. Повернуті невико­ристані довіреності гасяться надписом «невикористана» і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первин­них документів. [26, 59]

Особам, які не відзвітували про використання довіреностей або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закін­чився, нова довіреність не видається. [26, 59]

Довіреність, незалежно від строку дії, залишається у постача­льника при першому відпуску цінностей. У разі відпуску ціннос­тей частинами на кожний частковий відпуск складається наклад­на (акт приймання-здачі) з поміткою в ній номеру довіреності та дати її видачі. В цих випадках один примірник накладної (акта приймання-здачі) передається одержувачу цінностей, а другий — додається до залишеної у постачальника довіреності і використо­вується для спостереження і контролю за відпуском цінностей і використовується згідно з довіреністю, а також для проведення розрахунків з одержувачем. [26, 59]

Після закінчення відпуску цінностей служби, що здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей працівникам, на яких покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку. [26, 59]

Бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві, облі­ковуються за дебету рахунка 20 «Виробничі запаси» субрахунку 209 «Інші матеріали» за вартістю, що складається з витрат на придбання та доставку. Одночасно на дебет позабалансового ра­хунка 08 «Бланки суворого обліку» зараховується вартість вка­заних бланків, виходячи з ціни за 1 бланк не менше 0,1 мінімаль­ного розміру заробітної плати. Аналітичний облік ведеться за місцем зберігання, нумерацією, кількістю і вартістю бланків до­віреностей. [26, 59]

Щокварталу, вартість використаних бланків довіреностей спи­сується на підставі затвердженого керівником акта, із зазначен­ням їх нумерації і кількості. На дану операцію складається коре­спонденція: [26, 59] Д-т 92 «Адміністративні витрати» — К-т 209 «Інші матеріали», одночасно К-т 08 «Бланки суворого обліку».

Для обліку розрахунків, відображених на рахунку 63 «Розра­хунки з постачальниками та підрядниками», призначений жу­рнал-ордер № 6 с-г. та відомість аналітичного обліку. Реєстр операцій за розрахунками з постачальниками (підрядниками) № 6.1 с-г. [26, 60]

Облік розрахунків в регістрах журнально-ордерної форми здійснюють незалежно від величини сум рахунку-фактури і фор­ми розрахунків. [26, 60]

Матеріальні цінності оплачені, але не одержані на склад до кі­нця місяця, сільськогосподарські підприємства оприбутковують в міру надходження, відмічаючи їх вартість за кредитом рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» в коре­спонденції з дебетом рахунків за обліком цих цінностей. [26, 60]

Якщо при прийманні виявлена нестача товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, окремо показують суму виявленої не­стачі. В такому ж порядку фіксують суми претензій щодо сорт­ності, комплектності, невідповідності цін і т. ін., які виявлені при прийманні або при перевірці товарно-транспортних накладних і розрахункових документів. [26, 60]

При значній кількості розрахункових операцій дані попере­дньо накопичують в «Реєстрі операцій за розрахунками з постачальниками (підрядниками) № 6.1., який відкривається на кожного постачальника або підрядника. [26, 61]

Записи з кредиту рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» за отримані товарно-матеріальні цінності, робо­ти та послуги виконують на підставі розрахункових документів, а за невідфактурованими поставками — згідно супровідних вантажних документів та приймальних актів. Надходження матеріальних цін­ностей повинно бути підтверджене відповідними прибутковими до­кументами, підписаними матеріально-відповідальними особами. [26, 61]

Щомісяця обороти із реєстрів переносять у Журнал-ордер № 6 та відомість. Кредитові обороти з журналу-ордера № 6 переносять в Головну книгу. [26, 61]

Також для обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками призначена відомість 3-м за формою додатка 5 до наказу №422, яка систематизує  таку інформацію: [19, 70]

•                      про розрахунки з постачальниками та підрядниками;

•                      про розрахунки з покупцями та замовниками;

•                      про розрахунки з підзвітними особами;

•                      про розрахунки з різними дебіторами та кредиторами;

•                      про розрахунки з учасниками;

•                      про розрахунки за податками й платежами;

•                      про розрахунки за відрахуванням на пенсійне забезпечення, загальнообов’язкове державне соціальне страхування, індивідуальне страхування і страхування майна.

•                      про розрахунки з оплати праці;

•                      про доходи майбутніх періодів;

•                      про резерви сумнівних боргів.

Усі записи здійснюються протягом місяця на підставі прийнятих до обліку первинних документів стосовно господарських операцій, щодо яких кореспондуються зазначені у Відомості рахунки бухгалтерського обліку. [19, 71]

Якщо первинні документи, додані до інших регістрів, використовуються для записів у певному регістрі (наприклад, документи щодо по гашення дебіторської заборгованості для здійснення записів у Відомості 1-м), то відповідні суми господарських операцій заносяться до Відомості 3-м на підставі даних відповідного регістру та використаних для ведення записів у ньому первинних документів. [19, 71]

Порядок заповнення розділу І Відомості 3-м залежить від виду відображуваних операцій. Для обліку виданих і отриманих векселів, розрахунків із постачальниками та підрядниками, з іншими кредиторами у графі 3 розділу І зазначається назва (прізвище) кредитора. [19, 71]

При цьому для відображення розрахунків з кредиторами у Відомості відводиться необхідна кількість рядків для впорядкованих записів стосовно розрахунків щодо кожного кредитора із продовженням записів на вкладних аркушах. Сальдо на кінець місяця щодо кожного кредитора визначається розгорнуто та переноситься до графи 5 (із графи 21) і графи 6 (із графи 22) роз ділу І Відомості 3-м на наступний місяць. [19, 72]

Відповідно до норм вексельного права кредиторська заборгованість перед постачальниками може погашатися видачею векселів. У таких випадках кредиторська заборгованість змінюється іншим зобов’язанням, а саме — вексельним. [18, 360]

Короткостроковий вексель виданий — це вексель, який забезпечує заборгованість перед постачальниками, підрядниками та іншими кредиторами, терміном менше 12 місяців. [18, 360]

Облік розрахунків за заборгованістю постачальникам, підрядникам та іншим кредиторам за одержані сировину, матеріали, товари, роботи, послуги та за іншими операціями, на яку підприємством видані векселі ведеться на рахунку 62 «Короткострокові векселі видані». [18, 360]

За кредитом рахунка 62 «Короткострокові векселі видані» відображається видача векселів для забезпечення поставок товарів, виконання робіт, надання послуг постачальників та інших кредиторів та для забезпечення інших операцій, а за дебетом — погашення заборгованості за виданими векселями, її списання тощо. [18, 360]

Документальне оформлення нестачі, пошкодження або псування вантажів.

Виходячи з того, що за договором транс­портного експедирування одна сторона (експе­дитор) зобов'язується за плату і за рахунок другої сторони (клієнта) виконати або ор­ганізувати виконання визначених договором послуг, пов'язаних з перевезенням вантажу (ст. 9 Закону № 1955), які відносяться до ком­плексу допоміжних транспортних операцій, транспортно-експедиторська компанія є одним із учасників перевізного процесу. [17, 28]

Тому для документального оформлення факту пошкодження або втрати вантажів при їх перевезенні не заборонено користуватися документами, доданими до Правил № 363, та загальним порядком оформлення таких опе­рацій. [17, 28] (див. дод. 10, 11)

У пункті 13.1 Правил № 363 зазначено, що перевізник здає вантажі вантажоодержу­вачу за ТТН в пункті призначення за масою та кількістю місць у порядку та способом, якими ці вантажі було прийнято від вантажо­відправника (зважуванням на вагах, обмірюванням, підрахунком місць тощо). [17, 28]

Якщо в разі виявлення нестачі, пошкод­ження або псування вантажів перевізник і вантажовідправник або вантажоодержувач не дійшли згоди у визначенні їх причин та суми, на яку зменшилася вартість вантажу, на вимогу перевізника, вантажовідправника або вантажоодержувача проводиться експер­тиза представником бюро товарних експер­тиз, інших компетентних організацій (п. 13.6 Правил № 363). [17, 28] (див. дод. 10, 11)

Експертиза проводиться в присутності представників перевізника та замовника. Ре­зультати експертизи оформляються актом, форму якого наведено в додатку 4 до Правил № 363. Акт експертизи підписується експер­тами та особами, присутніми під час її прове­дення. Складений таким чином акт додається до кожного примірника ТТН з обов'язковим зазначенням інформації про нього в розділі «Інші відомості» ТТН для подальшого відоб­раження в обліку. [17, 28]

Витрати на експертизу (винагорода екс­перту, вартість його проїзду в необхідних ви­падках від місця роботи або проживання до місця видачі вантажу й у зворотному на­прямку тощо) оплачуються перевізником або замовником залежно від того, ким ініційова­но виклик експерта. Надалі витрати на про­ведення експертизи покладаються на сторо­ну, яку буде в установленому порядку визна­но винною в нестачі, пошкодженні або псу­ванні вантажу (п. 13.8 Правил № 363). [17, 29]

Зацікавленість перевізника в проведенні експертизи ґрунтується на тому, що положен­нями статті 314 ГК встановлено його відповідальність за втрату, нестачу та пошкодження прийнятого до перевезення вантажу, якщо перевізник не доведе, що втрата, неста­ча або пошкодження сталися не з його вини. [17, 29]

Частиною третьою цієї статті встановлено, що за шкоду, заподіяну при перевезенні ван­тажу, перевізник відповідає в разі: [17, 29]

-                           втрати або нестачі вантажу — в розмірі вартості вантажу, який втрачено або якого не вистачає;

-                           пошкодження вантажу — в розмірі суми, на яку зменшилася його вартість;

-                           втрати вантажу, зданого до перевезення з оголошенням його цінності, — у розмірі ого­лошеної цінності, якщо не буде доведено, що вона є нижчою від дійсної вартості вантажу.

Згідно з частиною 2 статті 919 ЦК вантаж вважається втраченим, якщо його не видано вантажоодержувачу на його вимогу протягом 30 днів після закінчення строку його достав­ки, якщо триваліший строк не встановлено договором, транспортними кодексами (стату­тами). Вантаж, що прибув після закінчення вищезгаданого строку, вантажоодержувач зо­бов'язаний прийняти та повернути суму, сплачену йому перевізником за втрату ванта­жу, якщо інше не встановлено договором, транспортними кодексами (статутами). [17, 29]

За період прострочення доставки вантажу перевізник зобов'язаний відшкодувати другій стороні збитки, завдані порушенням строку перевезення, якщо інші форми відповідаль­ності не встановлені договором, транспорт­ними кодексами (статутами) (ст. 923 ЦК). [17, 29]

3.4 Облік розрахунків з іншими кредиторами

Облік інших поточних зобов’язань ведеться на рахунку 68 «Розрахунки за іншими операціями». [18, 363]

Крім рахунків 37 і 63, для обліку розрахунків з ін­шими кредиторами підприємства застосовують рахунок 68 «Розрахунки за іншими операціями». Відповідно до Плану рахунків рахунок 68 викорис­товується підприємствами для обліку розрахунків за операціями, які не може бути відображено на рахунках 63 — 67.

Рахунок 68 «Розрахунки за іншими операціями» має такі субрахунки:

На субрахунку 681 "Розрахунки за авансами одержаними" ведеться облік одержаних авансів під поставку матеріальних цінностей або під виконання ро­біт, а також суми попередньої оплати покупцями і замовниками рахунків поста­чальника за продукцію і виконані роботи. [24, 68]

682 «Внутрішні розрахунки» — призначений для всіх видів поточних розрахунків з дочірніми підприємствами; [18, 363]