Облік постачальницької діяльності підприємства

Операційний цикл — це проміжок часу між придбанням запа­сів для здійснення діяльності і отриманням коштів від реалізації виробленої з них продукції (товарів, робіт, послуг).

Для обліку короткострокових зобов'язань у Плані рахунків призначені рахунки класу 6 «Поточні зобов'язання». [26, 55]

Постачальники (підрядники) — це підприємства, що відван­тажують продукцію (виконують роботи, надають послуги) поку­пцям. Основою взаємовідносин між постачальниками і покупця­ми є договори (контракти) купівлі-продажу товарно-матеріаль­них цінностей, договори підряду на виконання різних робіт, на­дання послуг тощо. [26, 56]

Порядок і форми розрахунків між постачальниками і покупцями визначаються в  господарських договорах. [18, 357]

Договір (контракт) купівлі-продажу являє собою комерційний документ, згідно з яким оформлено торговельну угоду. У ньому міститься письмова угода сторін про поставку товарів — зобов'язання продавця передати певне майно у власність покупця та зобов'язання покупця прийняти це майно і сплатити за нього певну грошову суму. [26, 57] (див. дод. 5)

За договором підряду підрядник зобов'язується виконати пев­ну роботу за завданням замовника, а замовник зобов'язується прийняти й оплатити виконану роботу. [26, 57]

Розрахунки з постачальниками і підрядниками відображаються в обліку на підставі таких документів: рахунків-фактур, накладних (див. дод. 8), рахунків, актів прийняття робіт (послуг), товарно-транспортних накладних, податкових накладних, документів транспортних підприємств, розрахункових документів про сплату мита, зборів і податків (при розрахунках з іноземними постачальниками і підрядниками). Крім того, підставою для оприбуткування та оплати придбаних товарів є документи, що підтверджують їхню якість. При виявленні нестачі або дефекту товарів приймання не припиняється, а складається рекламаційний акт, у якому зазначається невідповідність якості, комплектності, асортименту та інших характеристик даним супровідних документів. [18, 357]

Заборгованість перед постачальниками може погашатися шляхом:

1) безготівкових розрахунків — за допомогою платіжних доручень, платіжних вимог-доручень, чеків, акредитивів, векселів, платіжних вимог, інкасових доручень (розпоряджень); [18, 357]

2) готівкових розрахунків. Документальним підтвердженням таких розрахунків є: чек ЕККА, квитанція до прибуткового касового ордера, копія чека з відміткою «оплачено». [18, 357] (див. дод. 6)

При придбанні ТМЦ на умовах передоплати першою подією є перерахування авансу поста­чальнику.

Облік розрахунків за поточними авансами, виданими іншим підприємствам та організаціям, ведуть на субрахунку 371 «Розрахунки за видани­ми авансами», якщо аванси видаються в іноземній валюті, до субрахунку 371 відкриваються відповідні субрахунки другого порядку.

За дебетом цього субрахунку відображають суми виданих авансів (попередньої оплати) за то­вари, роботи, послуги, у кореспонденції з рахун­ками обліку грошових коштів (30 «Каса», 31 «Ра­хунки в банках»). Отже, підприємство відображає виникнення поточної дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги.

Товарно-матеріальні цінності, отримані від по­стачальників, зараховуються до складу необорот­них активів або запасів відповідним відображен­ням за дебетом рахунків 15 «Капітальні інвестиції», 20 «Виробничі запаси», 22 «Малоцінні та швидко­зношувані предмети», 28 «Товари» та кредитом відповідного субрахунку до рахунка 63 «Розрахун­ки з постачальниками та підрядниками». (Див. дод. Д4)

За кредитом субрахунку 371 відображають суми, погашені заліками при розрахунках за по­ставлені матеріали, виконані роботи, надані послуги, у кореспонденції з рахунком 63 «Роз­рахунки з постачальниками та підрядниками», а також суми, повернені постачальниками або підрядниками як невикористані, у кореспонденції з рахунками обліку грошових коштів.

Інакше кажучи, після виконання постачальника­ми та підрядниками своїх зобов'язань за кредитом цього субрахунку відображають погашення за­боргованості, а в разі невиконання — її списання при визнанні такої заборгованості сумнівною або безнадійною.

Сальдо за субрахунком 371 характеризує на­явність поточної дебіторської заборгованості, а за субрахунком 183 — довгострокової.

Порядок проведення розрахунків при подальшій оплаті

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками ведеться на рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», який призначений для обліку поточних зобов’язань з розрахунків з постачальниками, підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи й надані послуги. [18, 357]

Розрахунки з постачальниками та підрядчиками, залежно від того, проводи­лась попередня оплата чи оплата після отримання продукції (товарів, робіт, по­слуг) відображаються за кредитом рахунків грошових коштів та дебетом субрахунку 371 "Розрахунки за виданими авансами" (авансова оплата) чи 631 "Розра­хунки з вітчизняними постачальниками" (якщо оплата здійснюється після отри­мання продукції, робіт, послуг). [25, 370]

Для розрахунків з покупцями, при попередньо сплачених ними авансах, ви­користовують субрахунок 681 "Розрахунки за авансами одержаними, або 361 "Розрахунки з вітчизняними покупцями", якщо оплата здійснюється після пере­дачі продукції, робіт, послуг. [25, 370]

Слід зазначити, що заборгованість постачальникам має погашатись у строки визначені договором, а в разі, коли у договорі строк не вказаний — за першою вимогою постачальника. Якщо покупець прострочив виконання грошового зобов'язання, він повинен сплатити інфляційні та не менше 3 % річних за строк прострочення, якщо інше не встановлено договором (ч. 2 ст. 625 ЦКУ). [25, 371]

За зобов’язаннями, строк виконання яких не визначений або визначений моментом вимоги, перебіг позовної давності починається від дня, коли у креди­тора виникає право пред'явити вимогу про виконання зобов'язання. Якщо бор­жникові надається пільговий строк для виконання такої вимоги, перебіг позов­ної давності починається зі спливом цього строку (ст. 261 п. 5 ЦКУ). Тобто, пе­ребіг строку давності починається з моменту вимоги повернення боргу. [25, 372]

При розрахунках з постачальниками може виникнути також кредиторська заборгованість з авансів отриманих або торгова. Статтею 534 Цивільного коде­ксу України визначено, що у разі недостатності суми проведеного платежу для виконання грошового зобов'язання у повному обсязі ця сума погашає вимоги кредитора у такій черговості, якщо інше не встановлено договором: [25, 374]

—                              у першу чергу відшкодовуються витрати кредитора, пов'язані з одер­жанням виконання;

—                              у другу чергу сплачуються проценти і неустойка;

—                              у третю чергу сплачується основна сума боргу.

На рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" ведеться облік розрахунків з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконанні роботи і надані послуги. На цьому рахунку уча­сник промислово-фінансової групи веде облік розрахунків за одержані від учас­ників ПФГ товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги). [24, 61]

За кредитом рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом - її пога­шення, списання тощо. [24, 61]

Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» має такі субрахунки: [18, 357]

631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»;

632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»;

633 «Розрахунки з учасниками промислово-фінансових груп (ПФГ), призначений для обліку в учасника ПФГ розрахунків за одержані від учасників ПФГ товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги). [18, 357]

На субрахунку 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками" ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками. [24, 62]

На субрахунку 632 "Розрахунки з іноземними постачальниками" ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги. [24, 62]

При погашенні заборгованості перед постачаль­никами та підрядниками рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» кореспондує з рахунками обліку грошових коштів (30 «Каса», 31 «Рахунки в банках»).

Залишок за рахунком 63 характеризує на­явність поточної кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги. [29, 5]

Аналітичний облік ведеться окремо за кожним постачальником та підряд­ником в розрізі кожного документа (рахунку) на сплату. [24, 62]

Бухгалтерські записи з обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками наведені в табл. 1.

Таблиця 1

Кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з постачальниками

Аналітичний облік розрахунків з постачальниками та підрядниками ведеться в розрізі країн за кожним постачальником та підрядником, в розрізі кожного контракту, документа (рахунку) на сплату, в гривнях та у валюті, обумовленій у договорі. [18, 357]

3.3 Первинний облік постачальницької діяльності

         Надходження товарів від постачальників оформляється на під­ставі товарно-транспортних накладних (ТТН), рахунків-фактур, вантажних митних декларацій тощо. ТТН виписують при достав­ці товарів автомобільним транспортом. При доставці товарів за­лізничним транспортом виписують залізничну накладну, морсь­ким транспортом — коносамент. [26, 57]

Приймання виконаних підрядником робіт і послуг оформля­ється як правило, актами приймання робіт (послуг), у яких наво­дяться відомості про обсяг, якість і терміни виконаних робіт (по­слуг) та їхню вартість. Окремі роботи (послуги) можуть оформлятися іншими встановленими для них документами (кви­танції, замовлення тощо). Належним чином оформлені докумен­ти підписуються стороною, яка передає, і стороною, яка приймає. [26, 57]

Розрахунки з постачальниками (підрядниками) ведуться як правило в безготівковій формі. Основним документом в розраху­нках є рахунок-фактура. Він є підставою для оформлення відпо­відних банківських розрахункових документів: платіжних дору­чень, платіжних-вимог доручень, розрахункових чеків. [26, 57]

Рахунок-фактуру виписує постачальник на матеріальні цінно­сті, що відпускаються (відвантажуються) не залежно від способу їх доставки. В документі зазначають найменування постачальни­ка, його адресу, номер поточного рахунка, установу банку, що обслуговує постачальника, станцію відправлення, станцію при­значення вантажу, дату і спосіб відвантаження, найменування платника, його адресу, банківські реквізити платника, номер і да­ту укладання договору (контракту) згідно з яким відбувається відпуск матеріальних цінностей, найменування матеріальних цінностей, одиницю виміру, кількість, ціну, вартість, суму ПДВ, суму до оплати. [26, 57]

Підписують рахунок-фактуру керівник, головний бухгалтер підприємства постачальника (підрядника), їх підписи скріплю­ються печаткою. [26, 58]

Матеріальні цінності від постачальників підприємства отри­мують, як правило, через уповноважених осіб, які діють від імені підприємства на підставі довіреностей. Порядок реєстрації вида­них, повернутих і використаних довіреностей на одержання цін­ностей встановлено «Інструкцією про порядок реєстрації вида­них, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей», затвердженої наказом Міністерства фінансів від 16 травня 1996 року № 99. Бланки довіреностей є документами су­ворої звітності. [26, 58]