Кадровая безопасность

Теперь разберемся с возможностями  совершения мошенничества. Предлагаю  различать следующие группы:

а) отсутствие контрольных мер (учета, ревизий, инвентаризаций) и/или аудиторских проверок, либо построение технологических процессов таким образом, что контроль становится затруднен или невозможен;

б) управленческие (равнодушие, некомпетентность начальства) или коммуникативные (отношение коллектива к фактам обмана и пр.) проблемы.

Теперь объединим все вышеперечисленные  предпосылки совершения в две  категории, и у нас получиться:

а) отсутствие или несоответствующий  уровень лояльности персонала;

б) отсутствие или несоответствующий уровень контрольных мер.

Конечно, тотальным контролем можно "перебить" лояльность, но тогда  вас ожидает перманентная текучесть  кадров, что вряд ли кого-нибудь устроит.

Итак, для предотвращения мошенничества  СБ должна проводить определенные мероприятия (для небольшой СБ) или внедрять в жизнедеятельность компании программы (для крупной СБ), целями которых являются устранение причин и возможностей, перечисленных выше. Влияние некоторых предлагаемых программ (мероприятий) предупреждения мошенничества проиллюстрировано в таблицах:

1. Влияние на лояльность  персонала.

Цели мероприятий  (программ)	Примеры возможностей,  на которые влияет	Примеры причин,  на которые влияет
1. Оздоровление кадровой политики  на предприятии.
1.1. Создание атмосферы честности, открытости и взаимопомощи;	- равнодушие к происходящему  со стороны начальства,  - равнодушие со стороны коллег,  - некомпетентность сотрудника или коллег;	- явное неравноправие внутри  коллектива,  - враждебная атмосфера по отношению к коллегам,  - недружелюбная атмосфера соперничества,  - плохой стиль общения,  - другие личностные причины;
1.2. Ликвидация элементов кадровой  политики, способствующих мошенничеству;	- отсутствие четких должностных  обязанностей,  - отсутствие факторов, морально дисциплинирующих сотрудников,  - отсутствие четкой системы приема на работу и критериев оценки кандидатов,  - недостаточная обученность и подготовка кадров,  - большая текучесть кадров и прогулы,  - неспособность начальства оценить качество выполненной работы,  - отсутствие обратной связи руководства с персоналом,  - низкое качество подготовки менеджеров;	- излишне жесткие правила внутреннего  распорядка,  - ошибочное сознание того, что руководству неинтересны моральные принципы персонала,  - неучитывание различий между людьми,  - плохие возможности для продвижения по службе,  - неадекватная заработная плата,  - мнимая недооценка своих успехов,  - чувство неудовлетворенности от работы,  - боязнь потерять работу,  - ошибочное ощущение того, что платят меньше заслуживаемого,  - сведение счетов с начальством,  - наличие руководителей, поведение которых неадекватно должности,  - стремление руководителей к шикарному образу жизни,  - автократичесикй стиль руководства, импульсивность, бесчувственность, давление,  - стиль управления, направленный на устранение последствий, а не причин проблем;
1.3. Помощь сотрудникам как проявление  заботы о персонале.	- факт, что фирма в экстренных  или тяжелых ситуациях не защитит  и не позаботится о своем  сотруднике.	- сознание такого факта, особенно  если таковой реально имеет место.
2. Спец. подготовка менеджеров и  сотрудников на предмет противостояния  мошенничеству.	- незнание порядка необходимых  действий при обнаружении или  подозрении в совершении мошенничества.	- легкость осуществления мошенничества  в рабочем коллективе или на рабочем месте.
3. Проверка персонала	- низкое качество знания своих  сотрудников, влияющее на оценку  предсказуемости их действий,  - невникание в проблемы сотрудников.	- жизнь сотрудника не по средствам,  - необычное, подозрительное поведение сотрудника,  - неясное или уголовное прошлое сотрудника.
4. Правовое и юридическое обеспечение  деятельности.	- нарушение принципа неотвратимости  наказания,  - отсутствие отработанной организационно-правовой базы материальной ответственности и ответственности за разглашение коммерческой тайны и др.	- незнание видов и степени  ответственности за противоправные  деяния и другие нарушения.

2. Влияние на количество  и качество контрольных мер:

Цели мероприятий  (программ)	Примеры возможностей,  на которые влияет	Примеры причин,  на которые влияет
1. Ликвидация элементов технологической  политики, способствующих мошенничеству.	- предоставление недостаточной  информации,  - отсутствие доступа к необходимой информации,  - ненадлежащая система документооборота,  - отсутствие разделения контрольных функций,  - отсутствие системы подтверждения полномочий,  - отсутствие систем защиты коммерческой тайны,  - отсутствие четкой организационной структуры.	- выполнение лишь краткосрочных  задач,  - понимание ущербной подконтрольности технологических процессов и защитных механизмов.
2. Предупредительная работа с  партнерами (клиентами, поставщикам  и др.).	- бесконтрольность процесса общения  сотрудников с партнерами,  - отсутствие четкого информирования всех партнеров фирмы о ее политике по отношению к злоупотреблениям,  - все доступность информации о клиентах или поставщиках.	- родственные или финансовые  отношения с партнерами помимо  работы.
3. Создание системы полного контроля.	- отсутствие или низкая периодичность  проведения инвентаризаций, аудита и пр.,  - отсутствие независимых проверок,  - отсутствие системы контроля за бухгалтерией и финансами,  - отсутствие документального контроля,  - отсутствие или низкое качество физических способов охраны и контроля,  - пренебрежение соответствующими правилами.	- бесконтрольность и ненаказуемость  совершения мошенничества,  - факты неоправданных затрат,  - факты неоправданного планирования финансовых показателей,  - проблемы с финансированием, известные сотрудникам.

Разнесение тех или иных позиций по колонкам можно, в принципе, оспаривать, но это сейчас не важно.

Как можно видеть из таблицы, программы (мероприятия) предотвращения мошенничества  должны охватывать практически все  стороны деятельности предприятия, хотя бы потому, что проблемы создают люди и работают они везде.

Что же касается влияния на лояльность, а в таблице ясно видно преобладание проблем менеджмента, основная задача СБ - добиться понимания руководителями всех звеньев лояльности как определяющего  фактора вообще устойчивости предприятия, а не только в связи с мошенничеством. После того, как они поймут это, оставьте им право и обязанность разрабатывать и внедрять свои, управленческие программы, тем не менее согласовывая их.

Для СБ все же больше работы будет  при оказании влияния на контроль, чем по существу и должна заниматься такая служба во взаимодействии с другими контролирующими и учетными подразделениями (отделом персонала, аудитом, ревизионной комиссией и др.). Влияние и должно как раз вылиться в разработку, реализацию, проверку пригодности и корректировку тех самых мероприятий.

В этой статье мы рассмотрели примеры  того, на что необходимо воздействовать для предотвращения совершения мошенничества. Как говорится, знал бы где упаду, соломки бы подстелил. Зная, что упадешь, стели везде - вот принцип работы СБ.

Если после успешного внедрения  и при относительной живучести  указанных программ все-таки осталась лазейка и, будьте уверены, то следующими этапами вашей работы будут выявление, расследование, нормализация ситуации и так далее... Но об этом в следующих статьях.

Для наглядности приведу несколько  примеров вариантов "кидания" своими сотрудниками и должностными лицами работодателей в различных сферах хозяйственной деятельности.

1. Мошенничество в учете персонала:

- содержание "мертвых душ",

- "запоздалый" расчет при увольнении, например, на уволившегося физически  сотрудника продолжает начисляться  зарплата, и ее получают мошенники  (должностные лица подразделения  или сотрудники отдела учета  персонала) в сговоре с бухгалтерией  или другими должностными лицами,

- необоснованные выплаты различных  пособий и компенсаций по подложным  причинам или поддельным документам.

2. Мошенничество в отношениях  с арендодателями:

- содержание представителей арендодателя  на денежном довольствии (в  штате) арендатора, например, как наемных временных работников или с другим обоснованием,

- завышение размеров сдаваемых  в аренду площадей,

- завышение косвенных арендных  оплат (коммунальные услуги, телефоны  и пр.),

- завышение платы за использование  арендованного оборудования и механизмов,

- двойное выставление арендодателем  (вероятно, в сговоре с курирующим  представителем арендатора) счетов  к оплате - и в проплате основного  договора аренды, и в текущих  расчетах,

- прямое или непрямое вхождение  представителей арендатора в руководство арендодателя (акционирование и пр.).

3. Мошенничество в отношениях  с подрядчиками:

- завышение счетов к оплате (сметы)  за услуги и/или материалы,

- увеличение сроков выполнения  договоров со ссылками на "объективные"  причины там, где одной из характеристик оценки выступает и срок проведения работ, особенно, если штрафные санкции за это не предусмотрены,

- привлечение подрядчиков, как  правило "своих", для выполнения  работ, которые можно произвести  своими силами с меньшими затратами,

- оформление и оплата фальсифицированных контрактов там, где невозможно оценить качество и объем работ,

- включение в оплату счетов  подрядчиков дополнительно своих,  бюджетных расходов,

- выставление счетов за неиспользовавшиеся  механизмы, оборудование и пр.,

- оформление договоров подряда на частично или полностью выполненные своими силами работы,

- учреждение или организация  руководителями своих подразделений  строительного и ремонтного профиля  фирм такой же направленности.

4. Мошенничество с коммунальными  организациями:

- двойная оплата коммунальных  услуг и арендодателям и коммунальным  службам, пользуясь невнимательностью  или некомпетентностью бухгалтерии,  а то и в сговоре,

- оплата коммунальных услуг  за других пользователей при  наличии определенной с ними  договоренности,

- двойная оплата услуг - сначала  вперед, а потом еще и текущие  расходы.

В следующих статьях мы рассмотрим некоторые примеры мошенничества  при обслуживании оборудования, при  эксплуатации своего или арендованного  транспорта, при пользовании услугами сторонних транспортных организаций, в снабжении, рекламной и торговой деятельности, страховании и так далее и так далее...

Наверх

 

Как заставить работать материальную ответственность.

 

Опубликовано: журнал "ДП - Персонал" №7-2002 
©Чумарин И.Г.

 

Стоит построить систему материальной ответственности один раз, и она  сама будет работать на компанию , внося  свою долю в обеспечение сохранности  ценностей. Все дело в подходе, который  заключается в придании материальной ответственности статуса элемента системы безопасности предприятия.

Здесь необходимо отойти от традиционной оценки материальной ответственности (МО) как средства как средства перекладывания ответственности с плеч работодателя на плечи работников. Вы вспоминаете о МО после оглашения итогов инвентаризации? Это пример традиционного подхода.

Материальная ответственность - это  не просто договор между работником и работодателем. И это не способ перекладывания ответственности с  работодателя на сотрудника; не способ возмещения ущерба. Материальная ответственность представляет собой систему предотвращения нанесения ущерба.

Говоря о материальной ответственности, будем иметь виду именно систему  определенных мер, а не должностную  инструкцию, не договор, и даже не соответствующий раздел в Трудовом кодексе. Она будет работать на предприятии, стоит установить ее всего лишь один раз, - но установить именно как систему, где отсутствует элемент безнаказанности.

Система материальной ответственности, четко и грамотно организованная, способна:

1. Значительно снизить риски умышленного нанесения ущерба со стороны материально ответственных лиц (а именно эта категория причиняет наибольшие проблемы).
2. Повысить ответственность работников за вверенные ценности, усилить бдительность и внимание к посторонним, а также к своим коллегам.
3. Внушить работникам понимание реальной неотвратимой расплаты за нарушение процедур МО.
4. Возместить нанесенный ущерб в полном размере, не оставив адвокату работника никаких шансов.
5. Кроме того, в процессе внедрения системы компания будет вынуждена оптимизировать документооборот и технологические процессы движения материальных ценностей.

Принципы системы ответственности

Ставя качественную систему МО на своем предприятии, работодатель не только изучает ее сам для лучшей работоспособности, но и дает работникам понимание того, что - это лучшее из того, что они видели раннее. Следовательно - более жесткое по отношению к халатности и безалаберности. И значит более дисциплинирующее и обладающее эффектом взаимного контроля (для коллективной МО), иллюстрирующее неотвратимость наказания (возмещения ущерба).

И так, что же такое материальная ответственность по новому? Это хорошее  знание норм законодательства и учет ряда деталей. В основу системы МО, разработанной Агентством исследования и предотвращения мошенничества, положен анализ около сотни нормативных актов, регламентирующих МО в настоящее время, и судебной практики одного их районных судов Петербурга.

Первый принцип современной  МО - утраченное имущество должно принадлежать работодателю. То есть в суде надо будет доказать, что это имущество вашего предприятия.

Второй принцип - четкий документальный порядок, способный однозначно и письменно подтвердить, что утраченное действительно поступило под ответственность работника или бригады. Очень часто организации лишают себя такого аргумента в споре.

Третий принцип  - из кадровой безопасности: не назначайте на материально ответственные должности кандидатов и работников с повышенным риском а) нанесения ущерба и б) его не возмещения. Это судимые, пьяницы, уволенные с предыдущих мест работы по негативным основаниям, не имеющие местной прописки и т.п. Не считайте это дискриминацией. Более того, некоторые нормативные акты прямо регламентируют этот вопрос, например: <к ведению кассовых операций: не допускаются лица: раннее привлекавшиеся к уголовной ответственности: злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача> (Порядок ведения кассовых операций в РФ).