Характеристика и основные признаки информационного обслуживания в экономике

   Общим является и то, что в качестве объекта деятельности выступают информационные потребности, предметом труда является не природный или созданный руками человека материал, а запрос (покупателя, клиента, читателя, зрителя, слушателя и т. п.). В запросе в вербальной (устной или письменной) форме выражен идеальный или реальный предмет потребности пользователя (книга, информация, знания, общение и др.).

  Деятельность  эта осуществляется с помощью информационных ресурсов. Информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах). Другими словами, информационные ресурсы - это «совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации» [3, с. 6]. Частые информационных ресурсов являются документные ресурсы, которые определяются как «вид информационных ресурсов, представляющий совокупность отдельных документов, массивов документов в информационных системах» [3, с. 6].

  Наряду с такими объектами, относящимися к ИР, как документ, информационо-программный комплекс, информационная система, информационный продукт в качестве базового понятия предлагается информационный массив. Последний термин определяется как «подборка отдельных произведений (документов), данных или другой информации, системно или методически скомпонованных, к которым может быть осуществлен индивидуальный доступ при помощи электронных или иных средств» [3, с. 5]. К информационным массивам относится широкий набор: базы данных, архивные, библиотечные и картографические фонды, каталоги, картотеки и досье, регистры, кадастры, реестры и др. [3, с. 5].

  Информационные  ресурсы выступают как сырье  при производстве информационных услуг, но такое сырье, которое в ходе обслуживания не перерабатывается, а изменяется путем перегруппировки элементов и перемещения в пространстве, обеспечивая доступ информации для пользователей. Информационные ресурсы являются также элементами информационной среды, в которой происходит предоставление услуг.

  Однако для реализации информационного обслуживания информационные ресурсы необходимо дополнить материально-техническими, финансовыми, интеллектуальными ресурсами информационных работников.

  Информационное  обслуживание осуществляется в определенных условиях, в информационно-культурной среде, в соответствии с необходимой технологией, выполнение которой приводит к результату обслуживания (положительному - услуге или отрицательному - отказу).

  Процесс информационного обслуживания можно  представить в виде задачи, в которой есть условие (условия), решение, ответ, проверка ответа.

  В информационном обслуживании условиями являются заданные запрос пользователя, ресурсы, факторы  внешней и внутренней среды. Решение  этой задачи - выполнение технологического процесса. Ответ - информационная услуга. Проверка этой задачи вызвана необходимостью выяснить мнение пользователя об удовлетворенности услугой. Если потребитель доволен, то технологический процесс закончен. Если пользователь недоволен, считает, что не получил ответа на свой запрос, технологический процесс начинается снова, поскольку в результате процесса не была выполнена цель обслуживания - удовлетворение потребностей пользователя, получение потребителем пользы. В ходе проверки необходимо проанализировать причины неудачи, установив выполнение условий задачи, соответствие технологического процесса запросу и т. п.

  Только  вследствие точного выполнения работником технологического процесса, наличия  соответствующих ресурсов и правильного  их использования при учете информационных потребностей (запросов) пользователей и условий среды получается положительный результат информационного обслуживания - информационная услуга, выполняется потребность пользователя в нужной информации.

  Все названные компоненты информационного обслуживания как деятельности взаимосвязаны, т. е. представляют собою целостность, систему.

  Но информационное обслуживание можно рассматривать  как систему не только в функциональном плане. Это - сложная организационная система, включающая федеральную, отраслевую, региональную подсистемы обслуживания, а также подсистемы, создаваемые специализированными структурными подразделениями внутри информационных служб, имеющие выход в мировое информационное пространство.

  Целостность этой системы обеспечивается единством  основной цели всех подсистем информационного обслуживания и системы в целом, наличием связей между подсистемами, возможностью самоорганизации, интегративным свойством, которое проявляется в способности системы удовлетворять любой реальный запрос пользователя, в то время как ни одна из подсистем в отдельности такой возможностью не обладает.

  Системный подход позволяет выявить не только внутреннее единство информационного  обслуживания, отдифференцировать его  от окружающей среды, но и рассмотреть  его место в этой среде и взаимосвязи с ней, отвлечься от подвижности системы и изучить её состав, структуру и одновременно раскрыть её функции.

  Этот подход позволяет увидеть, что информационное обслуживание – открытая, динамичная система постоянно взаимодействующая  с другими социальными системами через потребности пользователей, вновь поступающую информацию, изменяющуюся материально-техническую базу, профессиональное сознание работников, информационные услуги, и подчиненная закону поддержания соответствия между общественными потребностями в информации и способностью системы удовлетворить их.

  1.2.Система информационного обслуживания 

  Система информационного обслуживания трансформируется в связи с изменением историко-культурного  и социального контекста, адаптируется к воздействию внешней среды посредством механизмов специализации и универсализации, централизации и децентрализации, концентрации ресурсов и их дифференциации, координации и кооперирования отдельных подсистем.

  Примеры централизации и децентрализации  были показаны выше. Активно идет процесс специализации информационного обслуживания в связи с ростом объемов информации и связанной с этим специализацией информационных служб. Так, наряду с универсальными библиотеками, существуют специальные, специализирующиеся на обслуживании какой-либо группы пользователей. То же самое можно сказать об архивах, музеях, книжных магазинах. Есть архивы отдельных учреждений, городские архивы (например, г. Москвы), федеральные архивы (ГА РФ и ряд других).

  Наряду  с музеями отдельных учреждений (например, школьный музей), имеются музеи, известные всему миру – Русский музей, Третьяковская галерея, специализированные по тематике, видам экспонатов музеи по искусству, литературные музеи, краеведческие музеи, музеи быта, музеи автомобилей и др. Существуют книжные магазины универсальные и специализированные по тематике, видам изданий. Заметно специализируются издательства, выставочные комплексы, редакции радио и телевидения и т. п.

  Специализация, содействуя удовлетворению узких потребностей пользователей, имеет определенные пределы, за которыми она ограничивает возможности пользователей в приобретении необходимой широты видения проблем. Тогда, адаптируясь к потребностям пользователей, система информационного обслуживания самоорганизуется, перестраивается, обеспечивая определенную степень универсализации.

  В будущем  для специализации или универсализации  может не потребоваться организационной  перестройки, поскольку необходимая, но отсутствующая в данной службе информация будет получена через  Интернет. Однако проблема выбора своей ниши в сборе, переработке информации и обслуживании, связанная как с конкуренцией на информационном рынке, так и большими финансовыми затратами по сбору, переработке и хранению информации, останется.

  Это обусловливает  использование информационными службами еще одного механизма развития – координации и кооперирования между учреждениями. С использованием новых технологий этот механизм получил широкое распространение.

  Система информационного обслуживания не только включена в систему социальных, культурных, экономических отношений и зависит от них, но и сама оказывает влияние на эти отношения.

  Обеспечивая доступ к информации, она содействует  интеллектуальной свободе, демократизации общества, распространению знаний, образования; организуя связь во времени и пространстве между информацией и пользователями, она способствует коммуникации; предоставляя пользователям культурные ценности, она обеспечивает трансляцию культуры от поколения к поколению, социальной адаптации личности и т. п.

  Среди служб, для которых информационная деятельность основная, – наиболее древние – библиотеки, выполнявшие вначале одновременно функции и архивов, и музеев, в XIX–XX веках появились самые разнообразные информационные учреждения – телеграфные агентства, органы научно-технической информации, радиотелевизионные, видео службы, службы информационных брокеров. Заметно расширение сферы информационной деятельности за счет дифференциации информационных учреждений, связанной с возросшей потребностью в социальной информации.

  Последнее десятилетие (в передовых странах  ранее) характеризуется проникновением информационной деятельности во все  сферы жизни. Информация интегрируется  в стратегию бизнеса. Начинает развиваться  информационный бизнес. Во многом это  происходит под влиянием новых информационных технологий и развития маркетинговой концепции деятельности учреждений. Сегодня, в сущности, каждая фирма, банк, предприятие накапливают информационные массивы и предоставляют их как внутренним (документация), так и внешним пользователям.

  Это означает, что все больше организаций удовлетворяют  информационные потребности, осуществляют информационное обслуживание. Можно  сказать, что происходит массовизация информационного обслуживания, оно становится массовым явлением.

  Все это обусловливает особую актуальность изучения этой деятельности, её проблем и тенденций развития, в том числе и потому, что массовая деятельность требует и массовой подготовки для неё специалистов.

  Изучение  информационного обслуживания призвано помочь решить уже названную проблему – разрыва между накапливаемой информацией и её использованием. Среди других значимых проблем назовем проблемы, связанные с поиском разумного соотношения между: требованием свободного доступа к информации и ограничением на допуск к информации, представляющей государственную, коммерческую тайну, конфиденциальную информацию; между индивидуализацией предоставления информации и стандартизацией её содержания, приводящей к нивелировке личности и местных культур; между универсализацией, глобализацией и дифференциацией в информационной деятельности, централизацией и децентрализацией информационных ресурсов, развитием информационного обслуживания и информационной безопасностью и ответственностью; необходимостью отбора информации и важностью её полноты для трансляции новым поколениям (проблема информационного обеспечения будущих поколений).

  ГЛАВА 2

  ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ 

  2.1. Информационное пространство бизнеса. 

  Современный информационный рынок по характеру  данных можно разделить на несколько основных секторов:

  1. Сектор  деловой информации представлен такими видами и источниками, как:

  1.1. Биржевая  и финансовая информация - информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынках товаров и капиталов, инвестициях, ценах. Источниками такой информации являются биржи и обслуживающие их специальные службы биржевой и финансовой информации. Главным фактором,  обеспечивающим коммерческую ценность такой информации, являются ее полнота, точность и оперативность.

   1.2. Экономическая и статистическая информация – числовая экономическая, демографическая и социальная информация. Предоставляется органами    управления экономикой и службами Статистики (государственными и негосударственными) в виде динамических рядов, отчетов, оценок, прогнозов и т.п.   Наряду с такими факторами, обеспечивающими коммерческую ценность информации, как полнота, точность и оперативность, особое значение имеет доступность (не засекреченность) ее потребителю.

   1.3. Коммерческая информация - адресно-реквизитные данные об отраслях, предприятиях и их ответственных сотрудниках (включая данные о направлениях деятельности, ассортименте выпускаемой продукции, ценах и т.п.). Источники ее -  государственные и целый ряд негосударственных организаций. Многие подборки коммерческой информации, предлагаемые на информационном  рынке в качестве самостоятельных продуктов, являются вторичной переработкой информации, собираемой различными государственными (обычно отвечающими за регистрацию, лицензирование и/или проверку различных аспектов деятельности предприятий и    организаций разных форм собственности). Главным фактором, определяющим товарную ценность информации, является полнота и точность (адекватность происходящим изменениям) данных.

   1.4. Информация по коммерческим предложениям поступает от специализированных фирм - информационных торговых посредников. В простейших случаях (например, при исследованиях рынка, не  предполагающих  в качестве неотъемлемой части немедленной купли-продажи) достаточно только информации о товарах и ценах. В большинстве же коммерчески значимых случаях потенциальных продавцов и покупателей интересуют еще и адресно-реквизитные данные контрагентов, без которых контакт межу ними и,  следовательно,  сделка просто не состоятся. Сегодня  неотъемлемой частью услуг, связанных  с предоставлением такой информации, становится возможность немедленного заключения сделки по результатам поиска/отбора данных. Качество этой сопутствующей услуги определяет успех в этом  секторе информационного рынка.