Організація касових операцій у банківських установах

У кінці  операційного дня касир підраховує підсумок і з метою контролю за схоронністю грошових коштів:

•  звіряє суму прийнятих під звіт коштів і  суму видаткових документів із запасом готівки;

•  складає  звітну довідку відповідної форми  і підписує її;

•  наведені в довідці касові обороти звіряє із записами в касових журналах операційних працівників. Касир підписується в касовому журналі, а операційні працівники — у довідці. Залишок грошей і видаткові касові документи разом зі звітною довідкою касир здає під розписку в спеціальній книзі завідувачеві каси, який перевіряє довідку і направляє її в документи дня (рис. 2).

Прийом  готівки здійснюється прихідними касами.

Прихідні  касові документи виписують в  одному або у двох примірниках (під  копірку). Записи сум у документах ведуться з великої літери обов'язково з початку рядка, чітко, без скорочень, вільне місце прокреслюється.

Прийом  готівки здійснюється прихідними касами. Готівка приймається за такими документами: заява на переказ готівки, прибуткові касові ордери, прибутково-видаткові  касові ордери.

На підставі заяви на переказ готівки приймаються  гроші від суб’єктів господарської  діяльності для зарахування внесених сум на їхній поточний рахунок, а  також від громадян для оформлення вкладів, на сплату платежів від фізичних осіб на користь юридичних осіб.

Внутрішньобанковські  операції оформляються прибутковими касовими ордерами.

Найбільша сума готівки проходить через  касу банку за заявами на переказ  готівки. По суті, цей прибутковий  документ складається з двох окремих  документів: заяви на переказ готівки  та квитанції.

Відповідальні працівники (операціоністи) перевіряють  наявність реквізитів (назва установи, що здає гроші, сума цифрами і словами, номер поточного рахунка), після чого заява на переказ готівки до каси. Далі касир виконує свої контрольні функції, перевіряючи наявність і тотожність підписів операційних працівників, звіряючи їх зі зразками, що є в нього. Викликаючи особу, яка вносить гроші, з поаркушним перелічуванням приймає їх.

Якщо  в клієнта, що здає готівку, встановлено  розбіжності між сумою готівки і сумою, вказаною в документі, а також при виявленні неплатіжних і фальшивих грошей, йому пропонується переписати документ. Первинний документ касир перекреслює і на звороті квитанції до цього документа проставляє фактично прийняту суму грошей і підписує квитанцію. Заяву на видачу готівки передаються операційному працівнику, який викреслює попередньо вказану суму і записує нову суму внеску, оформляє знов одержані документи і надсилає їх до каси.

З різних причин фактична сума готівки, пред'явлена до підрахунку і здачі в установу банку, може не відповідати сумі, зазначеній в заяві на переказ готівки. За виявлення розбіжностей касир пропонує здавачеві переписати даний прибутковий документ, указавши у ньому суму, що фактично виявлена під час поаркушного перелічування. У такому разі первісний документ касир перекреслює і на звороті квитанції записує фактично виявлену суму. Повний документ (заява на переказ готівки та квитанція) передають назад операційному працівникові, який викреслює в касовому журналі попередню суму і записує нову за умови, що здавач переписав документ, котрий знову надсилається до каси.

Протягом  дня касири згідно з прибутковими грошовими документами ведуть облік прийнятих і зданих грошових сум в окремій книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), а наприкінці операційного дня складають довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих грошей та кількість прибуткових документів, що надійшли до каси, звіряючи загальну суму за довідкою з фактичною сумою наявних грошей. Елементом внутрішнього банківського контролю за проведенням касових операцій є те, що довідка не тільки підписується касиром, а й обороти звіряються із записами в касових журналах операційних працівників. Важливість контролю додатково підкреслює те, що звірка оформляється підписами касира в касових журналах і, відповідно, операційних працівників на довідці касира.

Прийняті  за операційний день гроші касир  формує в пачки і разом із прибутковими документами і довідкою касира прибуткової каси здає під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) завідувачеві, який звіряє суму готівки і кількість прибуткових документів із записами.

Гроші, що не сформовані у повні пачки (по 100 штук одного номіналу) завідувач каси передає для комплектування одному з касирів також під розписку в книзі обліку прийнятих і  виданих грошей (цінностей).

 

 

Рис. 2. Схема документообігу і контролю за видатковими касовими документами

 

Для організації  прийому готівки після завершення операцій дня в усіх банках працюють вечірні каси. Видаткових операцій вечірні каси не проводять, а прийняті гроші зараховуються на рахунки власників не пізніше наступного дня.

Операції  у вечірній касі здійснюють касир  і бухгалтер-контролер, який перевіряє  прихідні документи, підписує їх, а  потім передає касирові. Касир  на прийнятих документах проставляє штамп «Вечірня каса». У вечірній касі працівники заповнюють касовий журнал, і всі прихідні документи та прийняті суми звіряються із записами в цьому журналі. Гроші, прихідні документи, касовий журнал і печатка зберігаються у сейфі, який здається під охорону.

Уранці  наступного робочого дня працівники вечірньої каси приймають сейф від охорони (під розписку в контрольному журналі), здають гроші і прихідні документи завідувачеві каси під розписку в касовому журналі. Касовий журнал після цього передається головному бухгалтеру разом із прихідними документами для контролю і підпису. Прихідні документи передаються в операційний відділ для зарахування коштів на рахунки.

При здійсненні у вечірніх касах операцій без  бухгалтера-контролера касир приймає  гроші з використанням контрольно-касового апарата.

Працівники  вечірньої каси приймають також  сумки (мішки) з готівкою від інкасаторів. В установах банків, що приймають  кошти від інкасаторів, організовуються  каси перерахування. Працівники каси, перераховуючи готівку, повинні  дотримуватися спеціальних правил, що встановлені відповідною інструкцією  НБУ. Перераховані в цій касі кошти  зараховуються на рахунки клієнтів і передаються в комору.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Порядок здійснення касових операцій банку із СГД

 

 

2.1. Загальні вимоги до оформлення касових документів

 

До касових  документів, які оформляються згідно з касовими операціями, визначеними Інструкцією Про касові операції в банках України від 14.08.2003 року, належать: заява на переказ  готівки,  прибутково-видатковий касовий ордер, заява на видачу  готівки,  прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, грошовий чек, а також рахунки на сплату платежів та документи, установлені відповідною   платіжною   системою  для відправлення переказу  готівки  та  отримання  його  в  готівковій формі.

Валютно-обмінні  операції,  а також  операції  з  банківськими металами  здійснюються на підставі касових документів,  визначених іншими нормативно-правовими актами.

Для проведення операцій з цінностями, які обліковуються  на позабалансових рахунках,      використовуються видатковий позабалансовий  ордер і прибутковий позабалансовий ордер.

Вимоги  Інструкції Про касові операції в банках України від 14.08.2003 року (далі – Інструкція) до оформлення касових документів не поширюються на операції із застосуванням платіжних карток.

Цією  Інструкцією визначені зразки касових  документів, на підставі  яких здійснюються  приймання  і видача готівки. Бланки касових документів виготовляються згідно з їх зразками друкарським способом або з використанням комп'ютерної техніки з відображенням обов'язкових реквізитів, передбачених цією  Інструкцією, крім грошових чеків, які виготовляються лише друкарським способом.

Форми документів, які застосовуються під час приймання  переказу готівки та виплати її суми отримувачу в готівковій формі, визначаються  відповідною платіжною системою і мають містити обов'язкові реквізити: дата  здійснення  операції,  зазначення платника та отримувача,  дані паспорта особи-отримувача або документа, що  його  замінює, сума  касової операції,  підписи платника або отримувача та  працівників  банку,   уповноважених  здійснювати касову операцію.

До обов'язкових  реквізитів касових  документів, які  оформлюються  для  зарахування  суми готівки на відповідні рахунки (крім  перелічених вище), також  належать: номер рахунку отримувача та  назва  банку  отримувача.  Усі  реквізити в касових документах мають  бути заповнені згідно з правилами, зазначеними в Інструкції. Крім  обов'язкових, касові документи можуть містити й інші реквізити, потрібні для здійснення окремих операцій з  готівкою. Додаткові реквізити можуть бути дописані в касовому документі від руки ручкою.

Заповнює  касові  документи  клієнт  від  руки  ручкою  чи  за допомогою технічних засобів або працівник банку за згодою клієнта із застосуванням технічних засобів або системи автоматизації банку (далі - САБ).

Прибуткові, видаткові та прибутково-видаткові  касові ордери, заяви на видачу готівки оформляються банком за допомогою технічних засобів із зазначенням номера примірника в правому верхньому кутку або виписуються з використанням копіювального або самокопіювального паперу.

У разі використання САБ для оформлення касових документів та відповідно до порядку  внутрішнього контролю банк визначає кількість підписів працівників банку,  які оформляють, контролюють та виконують касову операцію.

Банк  визначає   відповідальних  працівників,  яким  надається право підписувати  касові  документи  за  касовими  операціями, та визначає систему контролю за їх здійсненням.

Виписується така кількість примірників касових  документів, крім грошового чека, яка потрібна для учасників розрахунків.

У  разі  здійснення  операцій  з  готівкою  без  відкриття рахунку  на суму,  що перевищує  50000 гривень або  еквівалент цієї суми в іноземній  валюті,  з метою  ідентифікації  осіб  у  касових документах мають зазначатися такі реквізити:

• для фізичних осіб-резидентів:  прізвище,  ім'я,  по  батькові особи, яка здійснює операцію з готівкою, дата народження, серія та номер паспорта (або документа,  що його замінює),  дата видачі  та орган,  що  його видав,  місце проживання,  ідентифікаційний номер згідно з Державним реєстром фізичних осіб - платників податків  та інших обов'язкових платежів;
• для фізичних осіб-нерезидентів:  прізвище,  ім'я, по батькові (у  разі його наявності) особи,  яка здійснює операцію з готівкою, дата народження,  серія та номер паспорта (або документа,  що його замінює), дата видачі та орган, що його видав, громадянство, місце проживання або тимчасового перебування;
• для юридичних осіб-резидентів: найменування, місцезнаходження,  ідентифікаційний код згідно з Єдиним  державним реєстром  підприємств та організацій України,  реквізити банку,  у якому відкрито поточний  рахунок  (із  зазначенням  його  номера), прізвище,  ім'я,  по  батькові особи - представника цієї юридичної особи,  яка безпосередньо одержує,  вносить або переказує готівку, дата народження,  серія та номер паспорта (або документа,  що його замінює), дата видачі та орган, що його видав;
• для юридичних осіб-нерезидентів: найменування, місцезнаходження,  реквізити  банку,  у  якому  відкрито  поточний рахунок (із зазначенням його номера),  прізвище, ім'я, по батькові (у разі його наявності) особи,  представника цієї юридичної особи, яка  безпосередньо  одержує,  вносить або переказує готівку,  дата народження,  серія та  номер  паспорта  (або  документа,  що  його замінює), дата видачі та орган, що його видав.

Реквізити для  ідентифікації  осіб  обов'язково  мають   бути зазначені  в касових  документах за допомогою технічних  засобів або від руки на підставі пред'явлених клієнтом відповідних  документів.

Під час  приймання від клієнтів банку  касових  документів  за операціями з готівкою без відкриття рахунку  на суму,  що перевищує 50000 гривень  або еквівалент цієї суми в  іноземній  валюті,  банк перевіряє належність пред'явленого паспорта або документа, що його замінює,  клієнту та відповідність  даних документа тим  даним,  що зазначені в касовому документі.

У разі  ненадання   клієнтом   документів   або   відомостей, потрібних для  з'ясування його особи,  суті діяльності, фінансового стану,  або умисного надання неправдивих відомостей банк відмовляє клієнту  в проведенні операції з готівкою та повертає йому касовий документ без виконання. На зворотному боці касового документа банк робить   напис   про   причину  його  повернення  (з  обов'язковим посиланням на статтю 64 Закону України  "Про  банки  і  банківську діяльність" і  зазначає  дату  його повернення (із засвідченням  підписами  виконавця  та/або  працівника,  на  якого покладено функції контролера, і відбитком печатки (штампа) банку) ⁴.

Якщо  операція з готівкою, яку здійснює клієнт, містить ознаки такої,  що  підлягає  фінансовому  моніторингу,  то банк має право відмовити клієнту  в її проведенні та  повернути  касовий  документ без  виконання.  На зворотному боці касового документа  банк робить напис про причину його повернення (з  обов'язковим  посиланням  на частину другу статті 7 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації  (відмиванню)  доходів,  одержаних  злочинним  шляхом"  і  зазначає   дату  його  повернення (це засвідчується підписами виконавця та відповідального  працівника,  який  приймає рішення   щодо   віднесення  операції  клієнта  до  операцій,  які підлягають фінансовому моніторингу,  і відбитком печатки  (штампа) банку).

У  грошових чеках, заявах на видачу готівки,  на підставі яких видається клієнтам готівка  незалежно від  суми,  за  винятком реалізації  ювілейних,  пам'ятних  та  інвестиційних монет,  мають  зазначатися дані паспорта особи-отримувача або документа,  що його замінює,  найменування документа, серія, номер  і дата його видачі, найменування установи, що його видала.

Грошові чеки дійсні протягом 10 календарних  днів з дня  їх виписки,  не  враховуючи  день виписки.  Дата на чеку зазначається так:  дата та рік цифрами, місяць словом. Грошовий чек має містити відбиток  печатки  та  підписи (підпис) уповноважених осіб (особи) клієнта згідно з карткою зразків підписів.  Використання факсиміле не допускається.