Використання запитів

Обчислюване поле може також  містити результат конкатенції (об’єднання) значінь текстових полів або  рядкових (текстових) констант. Щоб  створити рядкову константу, потрібно заключити текст в подвійні або одинарні лапки. В якості операції конкатенції використовується символ “&”. Наприклад, можна створити поле, яке буде містити результат об’єднання поля Прізвище і поля Ім’я: [Прізвище]& [Ім’я].

В виразах можна використовувати наступні оператори:

 Додає два арифметичних  вирази.

Віднімає від першого  арифметичного виразу другий.

 Перемножує два  арифметичних вирази.

Ділить перший арифметичний вираз на другий вираз.

 Заокруглює два  арифметичних вирази до цілих  значінь і ділить перше на друге. Результат округлюється до цілого.

 

Вираховує степінь першого  арифметичного виразу, степінь задається  другим арифметичним виразом.

MOD Округлює обидва  арифметичних вирази до цілих  значінь, ділить перше на друге  і повертає залишок.

Створює текстовий рядок, як результат приєднання другого рядка в кінець першого.

Якщо після клацання в чарунці рядка Поле(де ми маємо  ввести вираз) натиснути SHIFT+F2, то відкриється  вікно Область ввода, в якому  зручно задавати довгі вирази.

 

Використання побудови виразів.

 

 

 Мал. 5. Створювач виразів

 

Для побудови складних виразів Access надає утиліту, яка називається  Построитель выражений. Для того щоб запустити її, потрібно клацнути по пустому полю в бланку запита і натиснути кнопку Построитьна  панелі інструментів. Microsoft Access відкриє вікно Построитель выражений, яке показане на мал.5

 

В верхній частині  цього вікна міститься пуста  область введення, яка призначена для створення виразів. Можна  самому ввести вираз, але легше використати  різні кнопки операторів, які містяться прямо під областю введення. В нижній частині вікна знаходяться три списки, призначені для пошуку імен імен полів і функцій, необхідних для створення виразів.

Наприклад, в нас є  таблиця з даними про учнів 8-А  класу, складається вона з таких  полів: Прізвище, Ім'я, По батькові, Дата народження, Фізика, Хімія, Алгебра, Геометрія, Історія, Українська література, Українська мова. Формат останніх семи полів числовий (оцінки за 12-ти бальною шкалою). Необхідно обчислити середню оцінку за навчання для кожного учня.

В бланку запита вибирається  вільне поле і запускається Построитель  выражений. В нижній частині вікна, що з’явилося, в правому полі відшукуємо таблицю, на основі якої будується запит. При виборі таблиці, у центральному списку з’являються назви полів. Саме з цього списку потрібно обрати необхідні поля. Формула, за якою пройде обчислення така:

Середня оцінка=Сума оцінок по всім предметам/Кількість предметів

У верхньому вікні  Построителя выражений ця формула  набуде такого вигляду:

Выражение1:([8Аклас]![Фізика]+[8Аклас]![Хімія]+[8Аклас]![Алгебра]+ [8Аклас]![Геометрія]+[8Аклас]![Історія]+[8Аклас]![Українська література]+[8Аклас]![Українська мова])/7

Щоб не вводити назви  полів вручну, достатньо двічі  клацати на них в нижньому середньому списку і вони будуть з’являтися автоматично в верхній області введення.

Якщо при побудові виразу потрібно додати стандартну вбудовану  функцію, потрібно в лівому нижньому списку вибрати папку Функции/Встроенные функции. В результаті в правому  списку з’являться назви функцій.

Створивши вираз, в бланку запита можемо дати ім’я новому стовпчику. Для цього акуратно замість слова  Выражение1вводимо власну назву (більш  змістовну).

 

Після всіх виконаних  попередніх дій потрібно перейти  в режим таблиці і оглянути отримані результати. Якщо вони не задовольняють, треба повернутися в режим конструктора і виправити помилки.

В разі потреби можна  задати порядок сортування даних. Для  цього клацнути по рядку Сортировкав  стовпчику того поля, по значенням  якого потрібно відсортувати записи, і вибрати По возрастаниюабо По убыванию.

 

5.5. Підсумкові запити

Іноді цікаві не окремі записи таблиці, а підсумкові значіння по групам даних. Наприклад, нам потрібно знати  середню оцінку з Фізики для 8-А  класу (з попереднього прикладу). Або  сумарну кількість балів з Хімії, набрану класом, в порівнянні з паралельним класом. Відповіді на такі питання дає підсумковий запит. Для обчислення підсумкових значінь потрібно натиснути кнопку Групповые операциина панелі інструментів конструктора запитів, щоб у бланку QBE з’явився рядок Групповая операция.

Коли натиснути кнопку Групповые операции на панелі інструменті, Access використовує установку Группировкав рядку Групповая операция для  любого поля, який занесений в бланк  запиту. Тепер записи по кожному  полю групуються, але підсумок не підводиться. Для отримання підсумків потрібно замінити установку Группировка в рядку Групповая операция на конкретну підсумкову функцію.

Access дає дев’ять функцій,  які забезпечують виконання групових  операцій. Можна ввести ім’я функції з клавіатури в рядку Групповая операция бланка запиту або вибрати її в списку, що розкривається. Нижче перераховані підсумкові функції Access:

Sum Вираховує суму всіх  значень заданого поля в кожній  групі. Використовується тільки  для числових та грошових полів.

Avg Вираховує середнє  арифметичне всіх значень даного  поля в кожній групі. Використовується  тільки для числових та грошових  полів.

 

Min Повертає найменше  значіння, яке знайдене в цьому  полі всередині кожної групи.  Для числових полів повертається  найменше значення. Для текстових полів - найменше з символьних значень незалежно від регістру.

Max Повертає найбільше  значіння, яке знайдене в цьому  полі всередині кожної групи.  Для числових полів повертається  найбільше значення. Для текстових  полів - найбільше з символьних значень незалежно від регістру.

Count.Повертає число  записів, в яких значення даного  поля відмінні від Null (пусто).

StDev.Вираховує стандартне  відхилення всіх значінь даного  поля в кожній групі. Ця функція  використовується тільки для  числових або грошових полів.

Var Вираховує дисперсію  значінь даного поля в кожній  групі. Ця функція використовується  тільки для числових або грошових  полів.

First Повертає перше  значення цього поля в групі.

Last Повертає останнє  значення цього поля в групі.

Якщо не потрібно включати в групи підсумкового запиту деякі записи, можна додати в бланк запиту одне або декілька полів для фільтра. Для створення фільтра треба в рядку Групповая операция вибрати установку Условие, зняти прапорець Вывод на экрандля цього поля і ввести умови відбору.

 

5.6. Перехрестні запити

Access підтримує особливий  тип підсумкових запитів, який  називається перехресними запитами. Вони дозволяють побачити обчислювані  значення в вигляді перехресної  таблиці, яка нагадує електронну.

Для побудови перехресного запиту потрібно виділити ім’я потрібної таблиці в вікні бази даних і вибрати Новый запросзі списку кнопки Новый объектна панелі інструментів. В вікні діалогу вибрати Конструктор, а потім у вікні конструктора вибрати команду Запрос/Перекрестный. Access додасть в бланк запиту рядок Перекрестная таблица. В цьому рядку для кожного поля перехресного запиту може бути вибрана одна з чотирьох установок: Заголовки строк, Заголовки столбцов, Значение(яке виводиться в чарунках перехресної таблиці) і Не отображается. Для перехресного запиту потрібно визначити у крайньому випадку одне поле в якості заголовків рядків, одне для заголовків стовпчиків і одне поле значень. Кожне поле, яке є заголовком стовпчиків, повинно мати в рядку Групповая операция установку Группировка. Для поля, яке використовується в якості заголовків рядків, в рядку Групповая операция повинна бути встановлена операція Группировка, вибрана одна з підсумкових функцій або введений вираз, який містить підсумкову функцію. Для поля з установкою Значениевибрати одну з підсумкових функцій або ввести вираз, який використовує підсумкову функцію.

Як і в інших типах  підсумкових запитів, для відбору  даних, які включаються у набір  записів, можна використати додаткові  поля. Для них необхідно вибрати  установку Условиев рядку Групповая операция і Не отображается в рядку Перекрестная таблица, а потім ввести умову відбору. Умову відбору можна також задати для любого поля, яке використовується в якості заголовків стовпчиків, а дані можна сортувати по любим полям (з мовчазної згоди Access сортує заголовки стовпчиків за зростанням).

Можна визначити порядок  стовпчиків в перехресній таблиці, використовуючи вікно властивостей запиту. Для цього треба клацнути в любому місці верхньої частини (ззовні списків полів) вікна запиту в режимі конструктора і натиснути кнопку Свойствана панелі інструментів. На екрані з’явиться вікно властивостей запиту.

Щоб задати порядок виводу стовпчиків в перехресній таблиці, потрібно ввести заголовки так, як вони виглядають в відформатованому вигляді, і в тій послідовності, в якій користувач хоче їх побачити. Потрібно впевнитися, що включені всі заголовки стовпчиків, які з’являються в підсумковій таблиці. Якщо пропущений який-небудь заголовок стовпчика або неправильно введене його ім’я, то він не з’явиться в перехресній таблиці.

 

Обмеження на використання запитів на вибірку  для поновлення даних

Набір записів, які створює Access при виконанні запитів, виглядає і веде себе майже як реальна таблиця, яка містить дані. Дійсно, в багатьох випадках можна вставляти рядки, видаляти їх і поновлювати дані в наборі записів. При цьому Access внесе необхідні зміни в відповідні базові таблиці запиту.

Але в деяких випадках Access не розуміє, які зміни необхідно  виконати. Розглянемо для прикладу обчислюване поле. Якщо користувач спробує змінити значення в підсумковому полі, яке є результатом перемноження двох довільних полів, Access не знає, яке з цих полів - він хоче змінити. В той же час можна змінити значення любого з цих полій і відразу отримати результат у підсумковому полі.

Access не дозволяє виконати  зміни, які діють на декілька  рядків базової таблиці. По  цій причині не можна змінити  дані в підсумковому або перехресному  запиті. Access не дозволяє змінити  дані в полі, яке має установку  Avgабо Sum, тому що результат у цьому випадку визначається значеннями з багатьох записів.

При роботі з набором  записів, які отримані в результаті об’єднання, Access дозволяє змінювати  значення любих полів таблиці, яка  знаходиться на боці відношення “багатьох”, але не дозволяє поновлювати ключові поля таблиці з боку “один”. Наприклад, один склад може мати багато товарів. В наборі записів, який є результатом об’єднання таблиць Склади і Товари, можна поновити любе поле, яке належить таблиці Товари, але не можна змінити значення полів, які створюють первинний ключ таблиці Склади. Access дозволяє змінити інші поля цієї таблиці.

Якщо не бути уважним, можливість поновлювати поля з боку “один” може призвести до небажаних  результатів.

5.7. Створення перехресних запитів за допомогою майстра

1. В вікні бази даних  перейти на вкладку Запросыі  натиснути кнопку Создать.

2. В діалоговому вікні  Новый запросвибрати майстра  Перекрестный запрос.

3. Натиснути кнопку  ОК.

4. Користувач слідує  інструкціям, які з’являються  в діалогових вікнах майстра.  В останньому діалоговому вікні користувачу пропонується вибір виконати запит або проглянути його структуру в режимі конструктора.

За допомогою майстра  сводных таблицдані перехресних  таблиць можна вивести на екран, не створюючи окремого запиту. За допомогою зведеної таблиці заголовки рядків і стовпчиків можна змінювати таким чином, щоб різними способами можна було аналізувати дані.

 

5.8. Настройка властивостей запиту

 

 

Мал. 6. Вікно бланка запиту

 

Microsoft Access дозволяє встановлювати  ряд властивостей запиту, які змінюють хід його виконання. Щоб відкрити вікно властивостей запиту, потрібно клацнути любому місці верхньої частини вікна запиту в режимі конструктора ззовні списку полів і натиснути кнопку Свойствана панелі інструментів. На мал. 6 показано вікно властивостей запита на вибірку.

 

Звичайно, користувач вибирає  тільки деякі поля, які при виконанні  запиту на вибірку необхідно включити в набір записів. Але якщо розробляється  запит для використання в формі, і потрібно, щоб всі поля з усіх базових таблиць запиту були доступні в цій формі, встановлюється для властивості Вывод всех полейзначення Да. В більшості випадків краще залишити для цієї властивості встановлене з мовчазної згоди значення Нет, а змінювати цю установку тільки для визначених запитів.

В залежності від складності запиту Access може знадобитися декілька секунд (хвилин), щоб знайти всі рядки і почати вивід інформації на екран. Якщо користувача цікавлять тільки “перші” або “верхні” рядки набору записів, треба скористатися властивістю Набор значений для виводу інформації на екран, як тільки Access знайде перші n або перші % рядків. Якщо ввести ціле значення, Access виведе на екран результат відразу, щойно знайде задане число рядків. При введенні десяткового значення менше 1 Access почне вивід даних після того, як знайде приблизно такий відсоток рядків. Слід врахувати, що при виконанні сортування Access повинен спочатку відібрати всі записи, і тільки відсортувавши їх, він може визначити перші n рядків. В цьому випадку властивість Набор значений не прискорить вивід інформації на екран.