Використання запитів

Для введення умов відбору  записів використовується рядок  Условиеотбораі рядок или.

 

Першим кроком при  створенні запиту є вибір полів, які включаються в набір записів. Це можна зробити, просто перетягнувши поле в потрібний стовпчик бланка зі списку полів в верхній частині вікна. При перетягуванні поля вказівник мишки перетворюється в маленький прямокутник.

Якщо потрібно включити в запит всі поля таблиці, то достатньо  перетягнути значок “*” зі списку полів в бланк QBE.

Інший спосіб ввести в  запит всі поля таблиці - це двічі  клацнути на заголовку списку полів  в верхній частині вікна: таким  чином виділяються всі поля таблиці. Потім перетягнути виділені поля в рядокПоле бланказапиту. Вказівник миші перетвориться в значок з зображенням декількох прямокутників, який показує, що перетягуються декілька полів. Коли відпускається кнопка миші, Access помістить в бланк запиту всі поля таблиці.

 

Встановлення властивостей полів

В загальному випадку поля, які виводяться в наборі записів запиту, наслідують властивості для відповідних полів таблиці. Можна задати інші значення наступних властивостей: Описание(інформація, яка виводиться в рядку стану вікна запита в режимі таблиці, коли поле стає поточним), Формат поля(представлення даних на екрані), Число десятичных знаков(для числових даних), Маска вводаі Подпись(заголовок стовпчика).

Щоб задати властивості деякого  поля, потрібно клацнути на любій чарунці  відповідного стовпчика в бланку запита і натиснути кнопку Свойствана панелі інструментів або вибрати команду Вид/Свойства.

 

 

 

4.4. Введення умов відбору

Якщо потрібно відібрати записи з конкретним значенням поля, треба  ввести його чарункуУсловие отбора цього  поля. Текстове значення, яке використовується в якості умови відбору, повинне бути вміщене в лапки.

В випадку, якщо нас цікавить декілька значень, вводяться в рядок Условие  отбора і розділяються логічним оператором OR.

Коли вводяться умови відбору  для декількох полів, то всі вирази в рядку Условие отбора або в рядку илиповинні приймати значення Істина для любого запису, який включається в набір записів запиту. Це означає, що Access виконує логічну операцію ANDнад умовами відбору, які знаходяться в одному рядку. Щоб результат операції ANDмав значення Істина, умови повинні бути істинними; тільки в цьому випадку запис відбирається запитом. Наприклад, ми вибираємо записи з таблиці, в якій знаходяться дані про робітників. Умовою відбору обрано поле Загальний стаж і його значіння:

>10 AND <20

Це означає, що будуть відібрані тільки ті записи (з даними про робітників) значення яких відповідає обом умовам в рядку Условие отбора (стаж більше 10 років, але не перевищує 20). Всі інші записи в таблицю запиту не попадуть.

Коли задаються для деякого  поля декілька умов відбору, які з’єднані логічним оператором OR, то для того, щоб запис був відібраний запитом, істинним повинна бути хоча б одна з них. Є два способи задати декілька пов’язаних оператором OR умов для одного поля. Можна ввести всі умови в одну чарунку рядка Условие отбора і з’єднати їх оператором OR. Наприклад, з таблиці про поставників продукції запис в чарунці Условие отбора:

“Київ” OR “Вінниця”, означає, що будуть відібрані всі записи про поставників, що знаходяться в містах Київ і  Вінниця.

Інший варіант: введення кожної умови в окрему чарунку рядка или. При використанні декількох рядків илидля відбору запису достатньо виконання всіх умов в одному з рядків или.

Окрім звичайних операторів порівняння Access пропонує три спеціальних оператора, корисних для відбору даних, які виводяться в наборі записів запиту.

BETWEEN. Визначає діапазон значень. Between 10 означає те саме, що і  вираз And 20 >=10 And <=20.

IN. Задає список значень,  що використовується для порівняння. Вираз IN(“Київ”,“Вінниця”) означає  те саме, що і вираз “Київ” OR “Вінниця”.

 

LIKE. Оператор, корисний  для пошуку зразків в текстових  полях. В зразок пошуку можна  включити символи шаблона, “?”  заміняє любий символ в даній позиції, а “*” означає любу кількість символів в даній позиції. Символ “#” вказує, що в даній позиції повинна бути цифра.

Умови відбору для  дат і часу

Microsoft Access зберігає значіння  дат і часу як числа з  плаваючою комою і з подвійною точністю. Значіння з лівого боку від десяткової коми відповідає даті, а дробова частина числа представляє час доби.

Щоб повідомити Access про  те, що вводиться дата і час, значення вміщується в символи числа (#). Наприклад, #10 Квітень 2003# і #10/04/03# визначають одну і ту саму дату.

Access дає декілька функцій,  які можна використовувати при  завданні умов відбору для  дат і часу:

 

Day(дата). Повертає значення  дня місяця в діапазоні від  1 до 31.

Month(дата). Повертає значення  місяця року в діапазоні від 1 до 12.

Year(дата). Повертає значення  року в діапазоні від 100 до 9999.

Weekday(дата). Повертає значення  чисел від 1 (Неділя) до 7 (Субота), які відповідають дням тижня.

Hour(дата). Повертає ціле  число від 0 до 23, які представляють  значення часу.

DatePart(інтервал, дата). Повертає  номер кварталу або номер тижня  в залежності від того, який  код інтервалу задається (“q”  - для визначення кварталу, “ww”  - для визначення порядкового  номера тижня в році).

Date(). Повертає поточну  системну дату.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Використання параметрів запиту

До сих пір ми вводили  умови відбору безпосередньо  в бланк запиту в режимі конструктора. Але на етапі створення запиту на завжди можна визначити, які значіння повинен відшукувати Access. Потрібно включити в запит параметр, і при кожному виконанні запиту Access буде вимагати конкретні умови відбору.

Щоб визначити параметр, потрібно ввести в рядок Условие  отборазамість конкретного значення ім’я або фразу, яка вміщена в  квадратні дужки. Те, що вміщене всередині квадратних дужок, Access розглядає як ім’я параметра. Воно виводиться в вікні діалогу при виконанні запиту, тому в якості імені параметра розумно використовувати змістовну фразу. В одному запиті можна задати декілька параметрів, при цьому ім’я кожного параметру повинно бути унікальним і інформативним.

Для кожного параметра  запиту можна вказати тип даних. Access використовує цю інформацію для  перевірки введеного значення. Наприклад, якщо визначено параметр як числовий, Access відкине літерні символи в  значенні параметра. З мовчазної згоди Access надає параметрам запиту текстовий тип даних. Якщо потрібно змінити тип даних, треба вибрати команду Запрос/Параметры, і Access виведе на екран вікно діалогу Параметры запроса. В цьому вікні діалогу вводиться ім’я кожного параметра, тип якого ми хочемо визначити, в стовпчик Параметрв такому вигляді, в якому воно було вказане в бланку запиту, але без квадратних дужок. В стовпчику Тип данныхтреба встановити потрібний тип даних, який вибирається зі списку, що розкривається. Після визначення всіх параметрів натискаємо кнопку ОК.

При виконанні запиту Access попросить ввести почергово  значення для кожного з параметрів, використовуючи вікно діалогу.

 

5.1. Багатотабличні запити

Розглянувши можливості запитів, які основані на одній таблиці, на базі отриманих знань легко організувати перегляд об’єднаних даних з декількох пов’язаних таблиць. Здатність запитів відбирати дані з декількох таблиць особливо корисна при створенні форм і звітів.

 

Розглянемо приклад, в  якому об’єднується інформація з двох таблиць. В вікні бази даних треба перейти на вкладку Запросыі натиснути кнопку Создать. В вікні діалогу Новый запросвибрати Конструкторі натиснути кнопку ОК. Access відкриє вікно нового запиту в режимі конструктора і виведе на екран вікно діалогу Добавление таблицы. Вікно діалогу дозволяє вибрати таблиці і запити, які будуть базовими для нового запиту. Вибираються дві таблиці і закривається вікно.

Якщо зв’язок між  базовими таблицями був раніше визначений, то верхня частина вікна запиту в режимі конструктора буде виглядати так, як показано

 

 

 Мал. 2. Конструкторзапиту

на мал. 2. Access пов’язує використовувані в запиті таблиці  на основі інформації про зв’язок, яка задана при їх створенні. Access зв’язок в вигляді лінії, яка  з’єднує первинний ключ одної таблиці з відповідним полем іншої. Якщо зв’язок між таблицями не визначений, Access сам прийме рішення, встановивши зв’язок між полями з однаковими іменами і співпадаючими типами даних.

 

Користувач включає  в бланк запиту необхідні поля з двох таблиць. Побачити результат запиту можна, переключившись у режим таблиці.

Як уже згадувалося, вікні режиму таблиці можна виконувати з набором записів запиту майже  всі дії, які доступні для звичайних  таблиць.

Одним з найцікавіших аспектів багатотабличних запитів є можливість зміни даних вихідних таблиць прямо в наборі записів.

 

5.2. Створення запиту на основі іншого запиту

При створенні запита в режимі конструктора вікно діалогу  Добавлениетаблицыдозволяє вибрати  в якості джерела даних для  нового запиту не тільки таблиці, але і запити. Дійсно, побудова одного запиту на основі іншого - це ще один спосіб роботи з даними з декількох таблиць: спочатку створюється один запит, за допомогою якого вирішується визначене коло задач і відбирається сукупність даних з декількох таблиць, а потім на його основі будується інший для отримання кінцевого набору записів.

 

1. Використання майстра  запитів

 

 В вікні бази  даних перейти на вкладку Запросыі  натиснути кнопку Создать. 

 

2. В діалоговому вікні  Новыйзапросвибрати майстра Простой запрос (мал. 3). Натиснути ОК.

3. В діалоговому вікні  (мал. 4), що з’явилося, вказати  ім’я таблиці або запита, на  якому буде збудований новий  запит. Потім вибрати поля, з  яких повинні бути відновлені  дані.

 

 

Мал. 4. Створення простого запиту

Якщо необхідно, вказати  додаткові таблиці або запит, а потім вибрати з них поля, які повинні бути використані.

4. Закінчивши роботу  в цьому діалоговому вікні,  натиснути ОК. Потрібно слідувати  інструкціям, які виникають в  наступних діалогових вікнах  майстра. В останньому діалоговому вікні користувачу пропонується вибір виконати запит або продивитися його структуру в режимі конструктора. Якщо отриманий запит не відповідає вимогам, можна знову звернутися до майстра або внести зміну в запит в режимі конструктора.

 

5.3. Відкриття, копіювання, збереження, перейменування і видалення запитів

Користувач може відкрити в режимі конструктора різні запити: запит на вибірку, перехресний запит  і запит на зміну. Запит на вибірку  і перехресний запит також  можна відкрити в режимі таблиці для огляду результатів.

Можна створити ярлик  для відкриття об’єкта бази даних, яка знаходиться або на комп’ютері користувача, або на файловому сервері  мережі або в директорії для спільного  доступу. В Microsoft Windows можна створити ярлик, перемістивши за допомогою миші об’єкт з вікна бази даних в робочий стіл або папку. Інший спосіб – клацнути правою кнопкою миші потрібний об’єкт (запит, наприклад) і вибрати команду Создать ярлык.Щоб створити ярлик не на робочому столі, треба ввести новий шлях в поле Размещение.

Для копіювання вибирається  об’єкт і натискається кнопка Копироватьна панелі інструментів. Під час копіювання об’єкта в іншу базу даних, закривається поточна база і відкривається  та, в яку потрібно вставити об’єкт. При відкритому вікні бази даних натиснути кнопку Вставитьна панелі інструментів.

Збереження запиту відбувається шляхом натискання кнопки Сохранитьна  панелі інструментів.

Для збереження копії  об’єкта бази даних з новим  ім’ям або в іншому файлі, при  умові що об’єкт відкритий або  виділений, потрібно вибрати команду  Сохранить как/Экспортв меню Файл. Щоб  зберегти об’єкт в поточній базі даних, треба вибрати параметр В текущей  базе данныхв діалоговому вікні Сохранение объекта, ввести ім’я об’єкта і натиснути ОК.

Для перейменування запита потрібно впевнитися, що об’єкт бази даних  закритий. Далі в вікні бази даних  вибрати вкладку Запросы, яка  містить потрібний об’єкт. Натиснути  кнопку миші на імені об’єкта, а потім знову натиснути кнопку миші, щоб змінити ім’я, ввести нове ім’я.

Для видалення об’єкта  виділити його і натиснути кнопку Delete.

 

Оптимізація запитів

Існує ряд способів прискорення виконання  запитів:

- Стискати бази даних

- Індексувати поля

- Вибирати типи даних  мінімального розміру

- При створенні запиту  не додавати лишні поля в  запит. Зняти прапорець Вывод  на экрандля полів, зміст яких  не виводиться в запиті

- Використовувати для  умов відбору вирази, які дозволяють  оптимізувати запит

 

5.4. Використання обрахунків в запитах

Можна виконувати обчислення з любими полями таблиці і зробити  обчислюваний вираз новим полем  в наборі записів. Для цього можна  використати любі із вбудованих функцій Access . Окрім цього, поля запиту можуть містити дані, які отримані за допомогою арифметичних операцій над полями таблиці.