Використання запитів

Перегляд форм.

Сторiнки та таблицi - це елементи звiтiв. Тому у Access iснують засоби перегляду iнформацiї. Зображення проглядаються таким  чином:

- з вiкна Database, видно форму у специфiчному видi , що дає Default View.

- у режимi проектування форм  (Design), або Form , Ви бачите дiйсну форму , яка буде друкуватися.

- з Database Ви бачите форму у виглядi електронної таблицi.

Щоб проглянути форму з вiкна  бази даних , потрібно:

1. У вiкнi бази даних натиснути  на клавiшу Form та виділити форму , що Ви бажаєте виводити (як це Ви бачите на малюнку).

2. Натиснути на пiктограмі Prnt Preview , що є у iнструментальнiй смузi.

Щоб проглянути форму з Design , клацнiть кнопкою мишi на пiктограмi Print Preview з iнструментальної смуги , що є на малюнку. Щоб закрити форму , потрібно в меню File позначити опцiю Close. Щоб переходити мiж сторiнками , потрібно використовувати клавiшу навігації. Надається можливiсть послiдовно продивлятись сторiнки чи вивести будь-яку сторiнку. Для цього потрібно:

1. Вiдкрити форму з Print Preview.

2. Натиснути на навiгацiйнiй  смузi (дивись малюнок) , що є у  нижньому лiвому кутi вiкна , або ввести у дiалоговому блоцi Page Number номер сторiнки. Access дозволяє:

1. Перемiщуватися вiд  попереднього до наступного запису , у початок та кiнець за допомогою кнопок , що розташованi у нижнiй частинi. Також можна використовувати опцiю Go To з меню Records.

2. Перемикати таблиці/  форми за допомогою кнопок, що  розташованi в iнструментальному  меню.

3. Додати новий запис.  Для цього потрібно виконати  такi дiї:

- З меню Records вибрати  опцiю Go To. З пiдменю ( що з'явилось на екранi ) видiлити опцiю New. Access вiдобразить порожню форму , розмiстить вказiвник у першому полi та надасть можливiсть введення iнформацiї. Для перемiщення вiд одного поля до iншого використивуйте клавiшу "Tab". Коли картка буде заповнена , Access автоматiчно збереже її та перейде до наступного запису. Якщо необхiдно зберiгти запис без виходу з нього , видiлить з меню File опцiю Save Record.

4. Для вiдмiни змiн у полi  натиснiть кнопку Undo в iнструментальному меню:

Для збереження та закриття форм необхідно :

1. Позначити опцiю Save Form As... з меню File.

2. У блоцi Form Name ввести iм'я , якщо форма не має назви.

3. Натиснути кнопкою мишi на Ok.

Щоб закрити форму , потрібно з меню File позначити опцiю Close.

Орієнтація та друк форм

Встановлення орiєнтацiї сторiнки  виконується за допомогою наступних  дiй:

1. Вiдкрити форму у Design View , або Print Preview (або видiлити форму з вiкна Database).

2. З меню File Print Setup (якщо Ви у Print Preview , то маєте можливiсть позначити кнопку Setup з iнструментальної смуги). Access форму і дiалоговий блок Print Setup.

3.Щоб виконати орiїнтацiю  , позначте опцiї:

- Portrait (вертикальна орiєнтацiя).

- Landscape (горiзонтаьна орiєнтацiя).

4.Натиснути кнопкою мишi на Ok.

Щоб друкувати форму , потрібно:

1. Вiдкрити форму.

2. З меню File позначити опцiю Print (якщо Ви у Print Preview , Ви маєте можливiсть позначити клавiшу Print з iнструментальної смуги). Access форму і дiалоговий блок Print.

3. Пiд Print Range можливо позначити опцiї , що дозволяють:

- Друкувати всi сторiнки  (All).

- Друкувати тiльки  позначенi сторiнки From (Вiд) То (До).

4. У блоцi Print Qality позначити вiдповiднi опцiї:

- High (вища якiсть)

- Medium (середня)

- Low (низька)

5. Щоб друкувати бiльш нiж одну копiю , видiлiть чи очистіть блок Collate Copies.

6. Клацнiть кнопкою  мишi на Ok.

3.6. Відкриття та копіювання форм.

Пiсля створення форми  її можливо вiдкрити , щоб змiнити структуру чи проглянути данi. Форму  можна копiювати для створення подiбної нової форми.

Щоб вiдкрити iснуючу форму , потрібно:

1. У вiкнi бази даних натиснути  на клавiшi Form , а потiм видiлити  форму , яку Ви бажаєте вiдкрити.

2. Вибрати потрiбну дiю:

- щоб проектувати форми позначте  клавiшу Design;

- щоб вводити чи продивлятись данi , позначити опцiю Open.

- щоб побачити як форма виглядає  на екранi, позначити клавiшу Print Preview з iнструментальної смуги.

Найбiльш швидкий шлях створення  нової форми , подiбної до вже iснуючої , - це копiювання та вставлення , яке  виконується за допомогою таких дiй:

1. Натиснути на клавiшу Form з вiкна бази даних.

2. Видiлити форму , яку Ви бажаєте  копiювати.

3. З меню Edit позначити опцiю Copy (чи натиснути Ctrl+C).

4. З меню Edit позначити опцiю Paste (чи натиснути Ctrl+V).

5. У дiалоговому блоцi Paste As ввести iм'я , що ї у блоцi Form Name.

6. Натиснути кнопкою мишi на Ok.

4. Звіти

Звіт складається у  випадках, коли є необхідність представити  на екрані або роздрукувати зведену  інформацію з бази даних. Для отримання  такої інформації повинні бути проведені підрахунки у всіх групах даних, результатами яких будуть загальні проміжні суми. За структурою та оформленням звіт схожий на форму, в нього також можна додавати елементи керування та оформлювати у відповідності з власними уподобаннями.

Без особливих труднощiв можливо  окремо друкувати форми та таблицi, але часто потрiбно друкувти їх сумiсно.Це важливо, коли окрiм форми  друкуються основнi днi (вибрнi поля) по всiй базi.щоб створити звiт з  групованими дними, потрібно виконувати такi дiї:

1. У вiкнi бази даних натиснути  кнопкою мишi на пiктограмi REPORT (Звіт).

2. Позначити клавiшу NEW. На екрнi формується дiлоговий блок NEW REPORT.

3. Видiлити зi списку запит  чи таблицю.

4. Позначити клвiшу REPORT WIZARD.

Access формує дiалоговий  блок REPORT WIZARD.

Цей дiалоговий блок дозволяє зробити наступне:

- Видiлити GROUPS/TOTALS (це дозволяє зробити загальний друк);

- Додати поля з одних  запитiв до iнших;

- Сортурувати записи  з поля PRODUCT NAME;

- Вибрати груповi записи з поля CATEGORY NAME;

- Можливо також змiнити стиль  виведення за допомогою EXECUTIVE STYLE.

Пiсля цього можна проглянути звiт у виглядi, в якому вiн  друкується (для цього потрiбно  позначити клавiшу PRINT PREVIEW). Потiм можливо надрукувати та зберегти звiт.Щоб переглянути сторiнку яка пiдготовлена на екранi потрiбно:

1. У PRINT PREVIEW розмiстити вказiвник на текстi звiта. Вказiвник перетворюється у позначку, що нагадуеє лiнзу.

2. Натиснути на площинi звiту. Access формує повну сторiнку звiту. Надана також можливiсть проглянути повну сторiнку.

3. Щоб повернутися до вiдображення  даних, потрібно натиснути на  текстi звiту ще раз. Можливо  проглянути iнформацiю на однiй  сторiнцi, а також проглянути весь  звiт, протягуючи його у площинi однiєї сторiнки. Для прокручування  використовується вiдповiдна смуга.

Щоб надрукувати звiт потрiбно  виконати наступнi дiї:

1. З меню FILE позначити опцiю PRINT чи натиснути лiвою кнопкою мишi на пiктограмi PRINT з iнструментальної смуги меню.

2. Виконати необхiднi дiї у дiалоговому  окнi та натиснути ОК.

Наступнi дiї пов'язанi з модiфiкацiєю звiтiв та введенням графiчних зображень. Для цього необхiдно:

1. З меню FILE позначити опцiю SAVE AS на екранi формується дiалоговий блок

SAVE AS.

2. У блоцi REPORT NAME можливо змiнити назву звiту.

3. Натиснути ОК.

4.1. Додавання графічних зображень до звіту

Щоб додати дiаграми до кiнця  звiту потрiбно:

1. Прокрутити звiт до  кiнця у вiкнi REPORT. Графiчне зображення може формуватись у зонi 5-8 см. у кiнцi тексту.

2. Натиснути кнопкою  мишi на пiктограмi GRAPH у iнструментальнiй смузi.

3. З'являється смуга  у кiнцi звiту 5х15 см.

Можливо змiнити розсташування  та розмiри зони вiдображення. Для цього  необхiдно перемiщувати лiвий верхнiй  та нижнiй правий кути зони. Access накладає сiтку положення якої можливо  також коригувати. Щоб побачити графiчне зображення у звiтi потрiбно:

1. З меню FILE позначити опцiю PRINT PREVIEW.

2. Перейти до останьої  строки сторiнки звiту можна  з допомогою смуги прокручування. Access вiдображає зображення в такому  ж виглядi як i друкує.

3. Пiсля того як ви подивились клацнiть на CANCEL.

Access має два шляхи  створення дiаграм.

Щоб додати дiаграми до iснуючих  форм чи звiтiв, використовуються засоби iнструментальної смуги. Щоб створити форму з графiкою за допомогою FORM WIZARD, треба створити форму, а потiм позначити GRAPH WIZARD.

 

4.2. Створення запитів на вибірку даних

Запити дають широкі можливості для вибору, сортування і обчислення з використанням  даних однієї таблиці. Дуже важливо  вміти використовувати дані з пов`язаних таблиць, допомагає будувати багатотабличні запити майстер запитів.

Запит на вибірку можна  використовувати не тільки для відбору  даних, але і для їх поновлення. Запит на вибірку має ряд властивостей, які можна використовувати для  зміни роботи запиту.

В режимі таблиці доступні самі різні операції з даними - огляд, сортування, фільтрація, поновлення і друк. Але достатньо часто приходиться проводити обчислення і огляд даних з декількох таблиць. Відобразити потрібні дані можна за допомогою запитів.

Після виконання запита на вибірку (який відбирає інформацію з таблиць і інших запитів бази даних, в той час як при виконанні запиту на зміну дані вставляються, поновлюються або видаляються) Microsoft Access створює набір записів, які містять відібрані дані. В більшості випадків з набором записів можна працювати так само, як з таблицею: можна проглянути і відібрати інформацію, роздрукувати і поновити дані. Але на відміну від реальної таблиці, цей набір записів фізично не існує в базі даних. Access створює набір записів з даних таблиць тільки під час виконання запиту. Якщо змінити дані в наборі записів, Access внесе відповідні зміни в таблицю, на базі яких побудований запит.

При вивченні форм і звітів виявляється, що запити є найкращим  способом виділення даних, необхідних для вирішення визначеного завдання. Запити можуть слугувати джерелами даних таких елементів керування, як список і поле зі списком, що спрощує введення даних.

Щоб відкрити вікно нового запиту в режимі конструктора, і  вікні бази даних потрібно перейти  на вкладку Запросі натиснути  кнопку Создать, яка міститься з правого боку від списку запитів. Access відкриє вікно діалогу Новый запрос. В нас є вибір: створити запит самостійно в режимі конструктора або скористатися допомогою майстра для створення одного з декількох типів запитів. Щоб відкрити існуючий запит в режимі конструктора, треба виділити його ім`я на вкладці Запросі натиснути кнопку Конструктор. Запит відкривається в режимі Конструктор. В верхній частині вікна запиту знаходяться списки полів (назви стовпчиків таблиці), в нижній частині - бланк запиту.

4.3. Вибір даних з однієї таблиці

Одна з переваг запитів  є те, що вони дозволяють достатньо  швидко відібрати необхідні дані з декількох пов'язаних таблиць. Але запити корисні і при роботі з одною таблицею. Всі методи, які використовуються для роботи з єдиною таблицею, підходять і для складних багатотабличних запитів.

Найкраще за все створити запит на основі одної таблиці  так: відкрити вікно бази даних, вибрати  потрібну таблицю, розкрити список кнопки Новыйобъектна панелі інструментів і вибрати пункт Новый запрос і натиснути кнопку ОК (якщо рядок Имя таблицыне виводиться в бланку запиту, слід вибрати команду Вид/Имена таблиц). Відкривається вікно конструктора, воно розділене на дві частини (мал. 1). В верхній частині знаходяться списки полів таблиць або запитів, на підставі яких створюється новий запит. В нижній розміщений бланк QBE (Query By Example - запит по зразку), в якому виконується вся робота по створенню нового запиту. Кожний стовпчик бланку представляє одне поле, яке використовується в запиті. Поле може просто належати одній з таблиць, бути обчислюваним (його значення розраховується на основі одного або декількох полів таблиці), або підсумковим, яке використовує одну із вбудованих функцій Microsoft Access.

 

Мал. 1. Вікно бланка запиту

 

Полям запиту можна надавати імена, які будуть відображатися  і заголовках стовпчиків при виведенні  набору записів запиту, а для генерації  обчислюваних полів можна використовувати  вирази любого ступеню складності.

В зв’язку з тим, що була виконана команда Вид/Имена таблиц, в даному рядку бланка запиту Access виведе ім’я таблиці, з якої вибране поле. В третьому рядку бланка можна задати, чи потрібно виконувати сортування по вибраному або обчислюваному полю.

Прапорці в бланкуВывод  на екранвідповідають за вивід на екран полів в наборі записів. По замовчуванню Access виводить на екран всі поля, які містить бланк запиту. Але деякі поля включаються в запит тільки для відбору потрібних записів, а виводити їх на екран зовсім не обов`язково. Щоб виключити таке поле з набору записів, треба зняти його прапорець в рядку Вывод на екран.