Використання запитів

1. Позначити поле. Для  цього необхiдно натиснути кнопкою  мишi на полi. Якщо потрiбно позначити  кiлька полiв, необхiдно натиснути  клавiшу Ctrl та позначити кожне поле (з натиснутою Ctrl ).

2. Натиснути кнопкою  мишi на пiктограмi Primary Key, що знаходиться в iнструментальнiй смузi.

3. Access вiдмiтить поле у таблицi відповідним “ключиком”.

Сортування даних таблиць: Сортування - це змiна послiдовностi записiв у базi. Суттєвим принципом сортування є впорядкування за абеткою. Потрібно вiдзначити, що фiрма Microsoft реалiзує це сортування за англiйською абеткою. При використаннi оригiнальних версiй на мовi, яка вiдрiзняється вiд англiйської, іноді виникають труднощi. При сортування за чисельним значенням впорядкування може бути по збiльшенню або зменшенню значень. Окрім того, можливе впорядкування таблиць й по датах. Для встановлення напрямку сортування потрібно виконати такi дiї:

1.Пiдведiть вказiвник  мишi до рядка Sort у тому полi , яке необхiдно вiдсортувати та  натиснiть кнопку з вiдображенням.

2. Виберiть зi списку  порядок сортування:

-[Not sorted] - не сортувати записи

-Ascending - по збiльшенню ("0"-"9","А"-"Z")

-Desanding - по зменшенню ("Z"-"A","9"-"0").

Пошук даних в таблицях:

Якщо об’єм таблиці  достатньо великий, то пошук необхідних даних за допомогою навігаційних засобів може затягнутися. Але якщо зміст поля відомий, то його можна розшукати використовуючи функцію пошуку. При цьому Access перевірить всю таблицю на наявність в ній полів, задовольняючих критеріям пошуку.

За допомогою активізації команди Find (Знайти) з меню Edit (Правка) викликається діалогове вікно пошуку. Тієї ж цілі можна досягти, натиснувши функціональну клавішу [F7].

Для організації пошуку в діалоговому вікні пошуку, в  полі Find What (Знайти що) потрібно задати об’єкт пошуку (зміст поля). Якщо ж активізувати опцію Match Case (з урахуванням реєстру символів) то будуть знайдені тільки ті поля, зміст яких та спосіб його написання відповідає об’єкту пошуку.

Зв’язування таблиць: Для встановлення зв’язку між таблицями у вікні БД необхідно обрати команду “Зв’язки” з під меню “Інструменти”. Відкриється відповідне вікно, у якому будуть представлені таблиці даних із вказівкою їх зв’язків. Для додавання нової таблиці до схеми необхідно обрати потрібні таблиці та запити, що підтримується зручним інтерфейсом МS Access. При створенні зв’язку за допомогою миші слід перетягнути поле, яке слід застосувати для встановлення зв’язку (зазвичай, це ключове поле, виділене напівжирним курсивом), із списку полів головної таблиці на відповідне поле підпорядкованої таблиці. Надалі слід обрати параметри відношення між таблицями. Наприклад, відношення типу One-To-Many (Один до багатьох) означає, що одному запису головної таблиці можуть бути поставлені у відповідність декілька записів зв’язаної або підпорядкованої таблиці. Встановлений зв’язок відображається на схемі лінією, що поєднує зв’язані поля із списку таблиць.

Відношення між таблицими  можна оголосити при наявності  у звязуваних таблицях однакових  полів. Саме через ці поля і здійснюватиметься звязок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Запити

Запит - це дiя користувача, пов'язана з пошуком, перетворенням, обчисленням, яка виконується над базами даних, з якими працює користувач, при вирiшеннi прикладної задачi. Іншими словами запит являє собою селекцію (фільтрацію) записів за відповідним критерієм. Рiзноманiтнiсть запитiв дуже велика. Наприклад, мова може йти, скажімо, про пошук усіх клієнтів, що проживають у Житомирі, або, приміром, потрібно виокремити інформацію про торгові операції фірми за останній квартал. Результатом обробки програмою Ms Accessподібних запитів будуть окремі таблиці – послідовності записів, що називаються Dynaset (динамічний, тимчасовий набір даних). У такій таблиці будуть зосереджені такі записи основної таблиці, записи якої задовольнятимуть критерію запиту.

При фiльтрацiї видiляються  лише запити ( форми ), у яких виконуються  умови, заданi користувачем. Поширений  випадок, коли користувач заповнює форму  для запиту (пошуку). Наприклад, у  виглядi таких рядкiв:

Рiк вступу ------- 1997

Спеціальність ---- фінанси і кредит

Пошук дає усi форми для cтудентів, що мають рік вступу - 1997, з відповідною  спеціальністю - фінанси і кредит. Можливий й запит, коли створюється  нова база. У цьому запитi позначають стовпчик з двох, або бiльше баз, з яких робиться нова база.

 

 

 

3.1. Типи запитів: простий вибірковий, перехресний запит, параметричний запит, запит дії(додавання, вилучення, створення таблиці).

Створення запитiв.

Для створення запитiв потрібно вiдкрити нове вiкно запитiв. Для цього  потрібно:

1. У вiкнi бази даних ( Database ) натиснути кнопкою мишi на пiктограмi Query.

2. Позначити клавiшу New ( Новий ), щоб створити новий запит. Пiсля цього на екранi формується дiалоговий блок Add Tablе.

3. Пiсля цього позначте назви  таблиць та запитiв, що будуть використовуватися у запитi ( вказуючи назву та натискуючи Add ), а потiм закрийте це вiкно ( натискуючи Close ). Можливе каскадування запитiв, при якому другий запит виконує дiї над тiєю частиною бази, яка створена пiсля виконання першого запиту. Крім того, можна створити нову форму пiсля виконання першого запиту. Наприклад, залишаються лише поля, для яких виконанi певнi умови. Access має гнучкi i досить потужнi засоби побудови графiчних зображень у виглядi рiзноманiтних дiаграм. Дiаграми будуються при виконаннi запитiв.

3.2. Робота з вікном запиту.

Воно складається з двох частин: у верхнiй частинi знаходяться  перелiки полiв таблиць та запитiв, що використовуються у запитi , у  нижнiй частинi вiкна є iнформацiя  про поля , що входять до запиту. У  вiкнi запиту надана можливiсть спрощеного формування запиту. У цьому разi використовується метод "Запит за прикладом". Цей метод дозволяє створювати запити перенесенням полiв з верхньої частини вiкна запиту у нижню.

Щоб додати поле у запит , потрібно натиснути лiву кнопку мишi , коли вказiвник розташовано на назвi поля та пересунути його у нижню частину вiкна. Щоб додати бiльш нiж одне поле , необхiдно виконати такi дiї:

1. Натиснути клавiшу Ctrl , затримати її та видiлити тi поля , що необхiдно додати до запиту.

2. Перемiстити поля у нижню  частину вiкна.

Для видiлення декiлькох полiв  потрібно натиснути клавiшу Shift i, не вiдпускаючи її , видiлити перше та останнє i перетягнути iх донизу.

Щоб додати усі поля, необхідно:

1. Двiчi натиснувши лiвою кнопкою  мишi, коли вказiвник розташований на заголовку полiв , видiлити всi поля.

2. Натиснути кнопку мишi, коли  вказiвник знаходиться у будь-якому  полi, та переставити його у  заплановане мiсце.

Пiсля додавання полiв у запит  є можливiсть їх перемiщувати або  вилучати. Щоб встановити поле, потрiбно зi списку полiв видiлити необхiдне та перетягнути його у бажане мiсце. Для вилучення поля потрібно виконати такi дiї:

1. Натиснути кнопкою мишi на "Selector field".

2. Натиснути клавiшу Del чи видiлити опцiю Delete з меню Edit.

Пiсля того, як запит  створено, його можна використовувати. Для цього потрібно натиснути  кнопку DataSheet з iнструментального меню або вибрати запит з списку Queries у вiкні бази даних. Access вiдобразить тi запити бази даних , якi вiдповiдають параметрам запиту.

Коли звiт можна  проглянути у виглядi таблиці, є можливiсть  змiнити iм'я поля у запитi. Для  цього:

1. Пiдведiть вказiвник  маніпулятора мишi до першої  лiтери у найменуванні поля i клацнiть  лiвою кнопкою.

2. Введiть нове iм'я  поля та поставте двокрапку.

3. Нове iм'я буде виводитись  у таблицю.

Iнколи потрiбно , щоб  деякi поля бази не виводились  на екран. Для вилучення поля  з вiдповiдi на запит необхiдно  натиснути лiвою кнопкою мишi  на квадратику у рядку Show потрiбного  поля.

 

 

3.3. Формування критеріїв пошуку.

Щоб відшукати iнформацiю, потрібно мати засоби формування критерiів пошуку. Критерiй є виразом i якщо запис вiдповiдає цьому виразу , вiн мiститься у вiдповiдi на запит. Для кожного поля вираз розташовується у рядку Criteria (Критерій). Для введення критерiю пошуку потрібно пiдвести вказiвник мишi у рядок Criteria до потрiбного поля, натиснути кнопкою мишi та ввести вираз.

 

Приклади виразiв:

1. "ІПСТ" - всi записи , у яких вказане поле вмiщує  "ІПСТ";

2. >10 - всi записи , у яких  в цьому полi знаходиться число бiльше за 10;

3.Between 1 AND 10 - числа мiж  1 i 10 включно.

Можна використовувати  символи "?" i "*" , якi мають  спецiальнi значення ."?" вiдповiдає  будь-яка лiтера , а "*" замiнює  послiдовнiсть лiтер. Наприклад:

1. С* всi слова  , якi починаються з лiтери "С".

2. К?тр слова , якi починаються  з лiтери "К", другий символ  будь-який , третiй i четвертий "т" i "р" .

3. к*д cлова , якi починаються  на "к" та закiнчуються "д".

Для того, аби створити декiлька критерiїв для одного поля , необхiдно мiж цими виразами використати "AND" i "OR". AND використовується , якщо необхiдно , щоб виконувались всi умови , якi зазначенi у запитi. OR використовується , коли потрiбно ,щоб виконувалась хоча б одна з умов.

3.4. Форма, їх застосування.

Форма – бланк, що підлягає заповненню інформацією, або маска, що накладається на набір даних. Для тих, хто намагається працювати з таблицями більш комфортно та допускаю до роботи над власною базою даних сторонніх користувачів, є сенс ознайомитися із застосуванням форм як складових об’єктів буд-якої бази даних. Форма може бути гарантією збереження бази від дії некваліфікованих користувачів, та, по-друге, значно полегшує введення нової інформації у таблиці бази даних.

У Access в роздiлi FORM WIZARD (Майстер для створення форм) пiдготовлений досить широкий набiр форм та операцiй з цими формами. Користувачевi надана можливiсть автоматично створювати та редагувати форми, вводити новi назви полiв i, таким чином, дуже швидко створювати форми для своїх задач . Щоб створити форму при використаннi Form Wizard , потрібно:

1. Натиснути  кнопкою мишi у вiкнi Database на  пiктограмi Form (Форми), тоді Access вiдобразить  перелiк форм , якi є.

2. Позначити з набору пiктограму New. Access сформує дiалоговий блок New Form.

3. Перелiку Select A Table/Query видiлити пiдкреслюванням таблицю чи запит.

4. Позначте клавiшу Form Wizward (Access виводить на екран дiалоговий  блок Form Wizard ).

5. Зробiть дiї у дiалоговому блоцi , якi необхiднi:

- видiлити oдин (Single) стовпчик у Form Wizard.

- додати всi поля з  вибраної форми.

- видiлити титул.

- позначити клавiшу Open.

Щоб створити форму без  використання WIZARD , потрібно:

1. У вiкнi бази даних  натиснути лiвою кнопкою мишi  на пiктограмi Form (або позначити  опцiю Form з меню New).

2. Позначити піктограму New (або позначити опцiю New з меню File i потiм опцiю Form з пiдменю). Пiсля цього Access сформує дiалоговий блок New Form.

3. З перелiку Select A Table/Query видiлити таблицю або запит.

4. Позначити клавiшу Blank Form (порожня форма).

Вiкно Form дозволяє виконувати чотири напрямки роботи:

1. Проектувати форми  та iншу iнформацiю (Design View).

2. Працювати з формами.

3. Працювати з таблицями.

4. Працювати з iнформацiєю , яка буде друкуватись.

-При використаннi Design View створюють новi форми , або змiнюють структуру вже iснуючих форм. Використовують режим Form , щоб вводити, змiнювати та проглядати данi у формах. У цьому режимi є можливiсть перегляду усiх полів для одного запису одночасно. Використовують режим Datasheet (електроннi таблицi) для введення , змiн та для того, щоб проглянути данi у таблицях . У цьому режимi можливо проглянути одночасно декiлька записiв, а для позначеної бази побачити всi поля . Datasheet не дозволяє виводити малюнки чи об'єкти OLE. Четвертий режим є допомiжним . Вiн дозволяє проглянути те , що буде друкуватись.

3.5. Операції з елементами форм.

Для встановлення елементів  форм та написів потрібно:

1. Пiсля створення елемента  є можливiсть вставити його  у будь-яке мiсце. Для вставлення  такого елемента , як текстовий  блок з iдентифiкатором потрiбно видiлити текстовий блок , а не iдентифiкатор.

2. З меню Edit позначити опцiю Cut чи Copy.

3. Видiлити секцiю , в яку Ви  бажаєте вставити елемент форми  i рамку навколо нього.

4. З меню Edit позначити опцiю Paste.

Щоб вилучити елемент форм та iнформацiю , що є у ньому , потрібно:

1. За допомогою вказiвника мишi  видiлити один чи бiльше елементiв.  Для вилучення такого елементу , як текстовий блок з iдентифiкатором  , потрiбно видiлити текстовий  блок , а не iдентифiкатор.

2. Натиснiть клавiшу Del чи позначте опцiю Delete з меню Edit.

Щоб приєднати iдентифiкатор до елементу форми , потрібно виконати такi дiї:

1. Натиснути у iнструментальнiй  смузi на піктограмі текст.

2. Клацнiть на формi, де Ви бажаєте  створити iдентифiкатор, а потiм  введiть текст.

3.Натиснiть Enter , щоб видiлити iнформацiю у формi.

4. Позначте опцiю Cut з меню Edit.

5.Видiлiть елемент, до якого  Ви бажаєте приєднати iдентифiкатор.

6.Позначте опцiю Paste з меню Edit.

У Access є засоби вирiвнювання елементiв  чи їх пiдрiвнювання один вiдносно одного.