інформаційно-аналітична діяльність

     По-п'яте, нестача часу на виконання завдання. Якщо часу дуже мало, необхідно розширити штат відповідальних осіб.

     По-шосте, здатність працювати колективно. Команді потрібні «колективні працівники».

     По-сьоме, здатність фахівців будувати мости через різні культури (соціальні аспекти, політичний аналіз, вироблення напрямків політики при різних рівнях культури зацікавлених осіб). Це значить, що вони здатні розуміти проблеми та доносити їх до тих, хто приймає рішення та інших зацікавлених осіб.

     Нарешті, навички комунікації, що включають  здатність готовити повідомлення, які  зрозумілі та привертають увагу.

     Існує кілька моделей управління командою. Вибір залежить від масштабу й  тривалості заходу, відносин між виконавцями, замовником або особою, яка приймає  рішення та іншими зацікавленими  особами, розмаху заходу, характеристик  зацікавлених осіб і складностей  технічної роботи. Моделі професійного менеджменту для вибору включають модель вищого ешелону та колегіальну модель. При моделі вищого ешелону управління роботою здійснюється невеликою групою: головною відповідальною особою  і його безпосередніми помічниками. На противагу цьому в колегіальній моделі керівництво здійснюється більш широкою групою, що допомагає визначати пріоритети дій. Такі команди не діють шаблонними методами, однак вони мають потребу у твердій руці. Бувають дуже складні професійні програми, коли членів команди треба мотивувати.

     Часто виявляється корисним запрошувати  на час співробітників з інших  організацій або інших груп і  секцій, щоб установити більш тісні  зв'язки в структурах і в той  же час скоротити бюджетні витрати.

     Зовнішні  консультанти. Вони виконують кілька функцій:

     -  забезпечують зв'язки з додатковими  структурами. Вибір зовнішніх  консультантів тісно пов'язаний  з їхньою здатністю зв'язувати  ядро групи з додатковими співтовариствами  зацікавлених осіб, з їхньою здатністю  спілкуватися із цими співтовариствами та перетворювати концепції зацікавлених осіб у політичні пропозиції;

     - можуть використовуватися для  ведення переговорів. Якщо вони  будуть мати успіх, то будуть  продовжувати діяльність. Якщо зовнішні  консультанти зазнають невдачі,  їх завжди можна попросити припинити роботу;

     -  їх можна швидко долучити до  роботи. Вони надають гнучкість  невеликій внутрішній команді,  сприяючи її росту;

     - зовнішні консультанти можуть  скоротити число внутрішніх конфліктів  при виборі альтернатив;

     - якщо престиж експертів добре відомий, а команда має у своєму розпорядженні широкий діапазон професіоналів, те це збільшує довіру до їхніх рекомендацій;

     - консультанти з інших галузей  та альтернативним досвідом приносять  додаткові знання й відомості; 

     - зовнішні консультанти дають можливість зробити переоцінку основних положень і протистояти загальноприйнятій концепції. Наприклад, вони можуть відігравати важливу роль при керівництві, яке не сприймає інновації та не міняє своїх поглядів останнє десятиліття й живе у відриві від реальних подій;

     Але використання зовнішніх консультантів  має кілька недоліків:

     - вони не становлять частину  внутрішніх аналітичних структур, і їм потрібно більше часу  для встановлення контактів з  відповідними зацікавленими особами;

     -  відомі експерти, які активно займаються управлінським або політичним  консультуванням, достатньо часто головну увагу приділяють загальним, теоретичним, а не практичним аспектам проблеми.

     Вибір зовнішніх консультантів ґрунтується  на тих же самих аспектах, перерахованих для команди. Але деякі із цих аспектів більш важливі, ніж інші. Загалом, зовнішніх консультантів відбирають залежно від їхнього внеску у вірогідність технічної кваліфікації команди. Немає нічого незвичайного, якщо для короткострокового планування прагнуть мобілізувати якнайбільше визнаних експертів, яких можна знайти у даній області.

     При виборі зовнішніх консультантів  враховують також їх можливість працювати  у стислі терміни, в ситуації форс-мажору та виконувати короткострокові завдання. Професорсько-викладацький склад університетів достатньо часто залучають консультантами при плануванні, тому що викладачі можуть значно підсилити команду та готові виконувати короткострокові завдання, зберігаючи свою основну викладацьку або дослідницьку роботу.

     Фактор  часу

     Поточні практичні дослідження підкреслюють три фактори, що безпосередньо відносяться  до нашої концепції планування. По-перше, мають значення цінності, міфи та парадигми користувачів. Люди використовують і трансформують результати досліджень виборчими та стратегічними методами. Тому знання залишаються силою, якщо адаптуються для розуміння клієнтів.

     По-друге, необхідно мати досить надійних постачальників інформації. До інформації починають прислухатися, коли повідомлення неодноразово підтверджується із різних достовірних джерел.

     По-третє, існують безпосередні проблеми терміновості отримання інформації: чи доступна інформація, коли вона потрібна?  Чи досить часу для адаптації або модифікації плану в контексті інтересів зацікавлених осіб? Як всі ці результати трансформуються у складові процесу планування? Вони підкреслюють важливість виділеного часу, підтримки структур і економію часу на марну бюрократичну діяльність.

     Часу  для виконання завдання, як правило, завжди бракує, тому що необхідно враховувати  додаткові фактори, які впливають на процеси прийняття рішень. Крім того, потрібний значний час для створення політичної підтримки, тому що необхідно довести знання до значної кількості зацікавлених осіб. Якщо ми розглянемо випадки успішного планування, ми встановимо, що потрібно мати достатньо виділеного часу, перш ніж ідея буде оприлюднена. У деяких випадках - ми виявляємо дуже великий проміжок часу від початку обговорення до впровадження рішення у життя. Але більша частина відпущеного часу проходить до оприлюднення ідеї. Тому одне із правил планування говорить: відводь якнайбільше часу на створення політичної підтримки до оприлюднення ідеї та залишай якнайменше часу після оприлюднення, щоб складніше було підготувати контр-план. План рідко буває без недоліків. Найпоширенішою причиною зриву плану є відсутність достатнього часу на обговорення та переговори. У міру розростання конфлікту виникають нові вимоги, і ті хто планують ідуть на поступки. Вартість проекту зростає в міру внесення нових пропозицій і модифікацій. В остаточному підсумку, кінцевий варіант може не задовольнити нікого.

     Скільки відведеного часу потрібно аналітикам, залежить від ступеня попереднього неформального обговорення. Політичні  проблеми, що існують протягом тривалого  часу, відрізняються від проблем, які виникли нещодавно.

     Планування  розвитку держави вимагає турботи  про більш довгострокові обрії, чим як правило не переймаються політики. Фактично більшість осіб, що приймають  рішення, очікують в основному на негайні результати. Це пов’язано  з тим, що політики зайняті своїм «виживанням». Тому короткострокові міркування домінують у їхніх розумах та діях, особливо коли наближаються вибори, внаслідок чого дуже часто популістські міркування беруть гору. Перед державними службовцями, які несуть відповідальність за державний розвиток, стоять два основні завдання: вони повинні захищати інтереси держави і піклуватися про довгостроковий розвиток держави. В цілому ці завдання доповнюють один одного.

     Нові  виклики майбутнього легко можуть залишитися непоміченими, ситуація може вийти з-під контролю, тоді планування стане рутинним і марним. Турбота про довгострокове майбутнє потребує своєчасної реакції на нові аргументи та перспективи, які слід враховувати і відповідно вносити корективи в планування.

     Здатність вчасно реагувати на проблеми, у тому числі й політичні, створює можливість для висування, обговорення та перевірки нових ідей, від яких можливо залежить майбутнє.

     Таким чином, ефективне планування вимагає тривалого часу. Недостатньо розробити план, створити політичну підтримку і запустити його в дію. Необхідно також продовжувати зусилля, зберігати організацію та колектив, продовжувати процес вивчення, щоб бути готовими до адаптації та доробки плану по ходу зміни обставин. Тому необхідні виділення фондів і підтримка. Але це ще не все. Сама небезпека втрати часу виникає через бюрократизацію здійснення плану. При зайвій бюрократизації планування більше уваги приділяється формі, а не змісту процесу, внаслідок чого найбільш важливі та суттєві питання уже вирішені або виключені, так що часто дискусія по важливих питаннях відсутня. Саме тому так багато проектів не доводиться до кінця.

     Комунікації та ресурси

     Щоб впливати на інших, ті від кого залежить реалізація плану повинні вміти  ефективно налагоджувати зв'язки. Тут важливими видаються три моменти:

     1) здатність аналітиків контактувати  з вищим керівництвом і зацікавленими  особами.

     2) здатність показати якість досліджень  і глибину вивчення теми.

     3) використання засобів масової  інформації як комунікаційний  канал.

     Аналітики, які розробляють плани. мають глибокі технічні й професійні знання, і перед ними виникає дилема, якщо вони будуть спілкуватися мовою своєї професії, їх не зрозуміють. По-перше, тут проблема термінології. По-друге, існує проблема порівняння концепцій і відповідно тлумачення. Постає питання, до якого ступеня його концептуальні аргументи співпадають та відповідають аргументам осіб, що приймають рішення? Інакше кажучи, чи може бачення концепції аналітиком перебороти концептуальні установки зацікавлених осіб? Ці загальні питання допомагають зрозуміти раціональність планування.

     Коротше кажучи, питання завжди зводиться  до визначення проблеми. Чи представлені технічні аргументи таким чином, щоб люди могли зрозуміти, у чому полягають труднощі. Це – серйозна проблема, і їй нелегко знайти рішення. Наприклад, можна стверджувати, що багато проблем поточної політики перекручені через неправильне уявлення журналістів та громадськості. Аналітик повинен врахувати, як його дослідження впишуться у наявні знання осіб, що приймають рішення. Часто аналітики та творці політики користуються різними методами пояснення та інтерпретації політичної реальності. Найчастіше аналітики покладаються на факти, моделі, обґрунтовані прогнози та різні види аналізу. Особи від яких залежить політичні рішення і які направляють політику, імовірно, не дуже розуміють та покладаються на ці методи, а користуються замість цього метафорами та аналогіями або іншими формами народної мудрості, що призводить до жахливих промахів. Часто вони спрощують реальність, тим самим спотворюючи її, використовують особисту інтуїцію у вирішенні проблем, що призводить до певної ірраціональності та обмеженості. Тому можна чекати від особи, що приймає рішення недовіри до того, що аналітики вважають достовірним і обґрунтованим.

     Фактично, яка б не була проблема, кожна людина або група зацікавлених осіб буде використовувати своє бачення ситуації, використовувати свої концепції для її рішення. Синтез аргументації, поглядів і їхнє тлумачення становить процес навчання, який завжди присутній в процесі планування. Процес планування вимагає постійних контактів і втручання. Цей процес вимагає більше ресурсів, чим звичайно виділяється.

     Інша  важлива проблема полягає у тому, що аналітики вимагають ресурсів для забезпечення якості проведених ними досліджень. Але ресурси часто є обмеженими, внаслідок чого аналітикам доручають нездійсненні завдання з дефіцитом часу та ресурсів.

     Розповсюдженою  причиною провалу плану є масштаб  робіт і рівень їхнього виконання. Іноді масштаб робіт занадто  великий. Але навіть коли з обсягом робіт можна впоратися, планування часто зазнає невдачі через недолік часу та ресурсів.

     Засоби  масової інформації можуть відігравати  надзвичайно важливу роль у плануванні. Фактично в деяких випадках засоби масової інформації стають форумом, де відбувається процес формування рішень. Використання засобів масової інформації припускає два важливих моменти. По-перше, аналітики повинні триматися подалі від представників засобів масової інформації, щоб не допустити витоку важливої інформації. По-друге, аналітикам необхідно навчитися вміло використовувати засоби масової інформації. Важлива здатність готувати матеріали, які засоби масової інформації будуть охоче використовувати. Уміння підготувати цікаву інформацію для ЗМІ – запорука успіху реалізації плану.

     Крім  того, засоби масової інформації необхідно використовувати з наступних причинах:

     - ЗМІ розширюють можливості вербування  потенційних прихильників і союзників;

     - коли план оприлюднений і реалізується, висвітлення в засобах інформації  важливо для формування політичної підтримки;

     -  ЗМІ надають легітимність процесу  реалізації плану. Той факт, що  план відкрито обговорюють у  засобах масової інформації, справляє  видимість відкритості, навіть  якщо це ілюзія;

     -  ЗМІ активізують процес зворотного зв’язку, що впливає на процес втілення плану і допомагає внести відповідні корективи. Вони можуть повідомляти про потреби, пропонувати модифікації і взагалі інформувати аналітиків про бажані зміни.