Предложения по совершенствованию бюджетирования на ОАО “Увадрев-Холдинг”

 

Информацию о показателях  работы предприятия ОАО «Увадрев-Холдинг» (эффективной или не эффективной), посредством работы ряда служб (заказы – отдел снабжения, договоры – юридический отдел, списания на производство и прочие списания – бухгалтерия, ремонты – цеховые мастера и ответственные лица, отпуск материалов и прием готовой продукции – кладовщики), предоставляет информационная система «1С: Предприятие 8.1» в виде оборотных ведомостей по фактическим затратам.

Рассмотрим процесс бюджетирования и сопутствующий документооборот организованный на ОАО «Увадрев-Холдинг».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 6. – Бизнес процесс планирования и утверждения бюджетов на ОАО «Увадрев-Холдинг»

 

На рисунке 6 изображен бизнес процесс планирования и утверждения бюджетов предприятия. Руководители подразделений и мастера участков производства дают общие заявки (напечатанные на компьютере и выведенные на бумаге) на приобретение товарно-материальных ценностей на год экономистам предприятия. Также дают заявки на капремонты и модернизацию в отдел капитального строительства для дальнейшего обсчета и получения сметной стоимости работ и услуг с учетом покупных материалов. Обсчитанные сметы также отправляются экономистам (в виде смет напечатанные на бумаге). Вся эта информация группируется экономистами по статьям затрат и составляются бюджеты производства (в программе Microsoft Excel). В свою очередь экономисты передают предварительно составленные бюджеты в отдел бюджетирования где проверяются, корректируются или отдаются на доработку экономистам. Готовые бюджеты в ходе обсуждения (выдается раздаточный материал на бумаге), между отделом бюджетирования, генеральным директором его замов и начальников служб, утверждаются или отправляются на доработку.

Рассмотренная схема  планирования и утверждения бюджетов в ОАО «Увадрев-Холдинг» используемая в настоящее время является, на наш взгляд, несовершенной. Используя функционал информационной системы «1С: Предприятие 8.1» можно реализовать данную схему в электронном виде, тем самым уменьшая использование бумажных носителей и затраты рабочего времени сотрудников предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 7 – Бизнес процесс исполнения и контроля бюджетов на ОАО «Увадрев-Холдинг»

 

Руководители подразделений  делают заявки на приобретение оборудования, материалов и запчастей в отдел материально-технического снабжения. Снабжение, в свою очередь, делает заявку на расходование денежных средств для приобретений в отделе бюджетирования (разрешение на расходование денежных средств, сверка наличия в бюджете), и заказывает оборудование и материалы у поставщиков, предварительно оформив договора и выписав счета на оплату. Договор тщательно поверяется юридическим отделом, корректируется, может быть не принят, если требуется, отправляется свой вариант договора поставщику. Оформив договор и пройдя процедуру проверки счет на оплату отправляется в финансовый отдел для оплаты. В финансовом отделе счет проверяется на наличие договора с поставщиком, статьи расходов по данным материалам и денежных средств по этой статье, осуществляется согласование оплаты (генеральный директор подписывает окончательное решение об оплате данного счета), решается дата оплаты и осуществляется сама оплата. Затем согласно оплаты, условий договора о поставке, происходит поступление товара.

Схема также громоздкая и занимает очень длительное время  до конца своей реализации. Часть  данного процесса автоматизирована, что частично ускоряет данный процесс (ведутся договора и счета на оплату проводятся в системе «1С: Предприятие 8.1»). Все остальные моменты ведутся и контролируются вручную посредством бумажных носителей. Реализовав рассмотренный процесс полностью в 1С, можно сократить сроки по оформлению, контролю и принятию решений по приобретению материалов.

 

3.2. Предложения по совершенствованию системы бюджетирования

 

 

Для улучшения финансово-экономических  показателей предприятия, а главное - ускорения процесса принятия решений и быстрого реагирования на рынок, целесообразно провести ряд мероприятий:

1. снижение себестоимости готовой продукции;
2. доработка форм «бюджета движения денежных средств» и «бюджета доходов и расходов»;
3. усовершенствование существующей системы документооборота, а именно бюджетирования, путем автоматизации.

Для снижения себестоимости готовой  продукции:

Требуется, на наш взгляд, снизить затраты на вывозку и заготовку хлыстов. Это можно сделать путем продажи большого количества старой, иногда ненужной, техники и приобретения малого количества новой (уменьшаться затраты на ремонты транспорта, закупку запчастей, сократятся простои техники).

Доработка основных форм бюджетов:

Предлагается более подробно описать все статьи бюджетов для более глубокого анализа финансово-экономической деятельности предприятия и прозрачности информации.

Применение  бюджетирования дает эффект независимо от того, планирует организация значительно увеличить финансовые показатели или нет. Главное, бюджетирование позволяет эффективно управлять бизнесом и, в первую очередь, его финансовой частью.

Также при  помощи бюджетирования можно рассмотреть  эффективность не только в целом по предприятию, но и по отдельным подразделениям, что в свою очередь позволяет влиять на многие другие показатели.

Усовершенствование  существующей системы документооборота:

В ходе исследовании и анализе работы планово-экономического отдела и других взаимосвязанных в процессе бюджетирования отделов, мной были выявлены некоторые недостатки существующей на ОАО «Увадрев-Холдинг» схемы бюджетирования, которые замедляют процесс.

Основные из них:

- Все бюджеты составляемые  на предприятии ведутся в Excel, хотя вся необходимая информация берется из существующей бухгалтерско-информационной программы «1С: Производственное предприятие 8.1» (для этого существует отдел «Группа бюджетирования» в количестве 5 человек не считая экономистов, так как они обслуживают большую часть предприятий всего холдинга);

- Нет вознаграждения, зависящего от результатов исполнения бюджетов для руководителей подразделений и участников процесса (в этом случае бюджетирование также может не привести компанию к намеченным целям);

- Нет четкого регламента  формирования бюджетов и внесения  корректировок, сроки принятия бюджетов растягиваются (нет жесткого календаря бюджетирования);

- Отсутствуют адекватные долгосрочные прогнозы (распространенная ошибка, допускаемая компаниями на этапе планирования – использование в качестве основного ориентира при составлении бюджетов краткосрочных финансовых показателей, например: бюджет строится только с учетом уже заключенных договоров). Такой подход ограничивает возможности использования бюджетирования и может привести к неверным выводам.

Усовершенствование существующей системы документооборота рекомендуется провести таким образом:

Все имеющиеся документы (заказы, договоры, финансовые планы, платежные  поручения, различные бюджеты и  др.) вести в функционирующей системе учета «1С: Управление производственным предприятием» (эти функции в ней предусмотрены). Часть выше сказанных документов ведется в системе, но нет консолидации, нет быстрого принятия решений по каждому из них. Приходится распечатывать каждый документ нести на подпись начальнику, затем к директору, а то и еще несколько инстанций.

Предлагается усовершенствовать  эту систему, путем внедрения  в нее систему электронных  подписей и установки четкого  временного регламента подписания документов или решения по их принятию/отклонению.

Пример: Экономистом был  составлен бюджет движения денежных средств на определенный период, причем из имеющегося уже в системе бюджетов (предыдущего периода или периодов) с учетом всех факторов влияющих на движение денежных средств в этот период (такие возможности есть у систем такого уровня, т.е. экономисту всего лишь требуется внести коррективы), затем бюджет был подписан электронно-цифровой подписью и отправлен в системе 1С руководству (лицам, участвующим в принятии решений), руководитель проанализировал, принял решение и утвердил либо отправил на доработку, поставил свою электронную подпись. Таким образом сократится время принятия решений, уменьшится количество совещаний и заседаний по поводу утверждения.

С целью улучшения качества процесса бюджетирования, уменьшения времени получения основных бюджетов и вообще для более эффективной работы отдела бюджетирования предприятия целесообразным было бы создание программного модуля на базе существующего программного комплекса 1С, который бы упрощал извлечение все необходимых данных и давал возможность получать основные бюджеты предприятия на основании фактических данных, а также упрощал бы контроль их исполнения и внесения корректировок.

В программе 1С для ведения и контроля за исполнением основных бюджетов также возможно создать модуль, который на основании бюджетов предыдущих периодов будет строить варианты оптимальных бюджетов, из которых можно выбрать более подходящий для предприятия на данный период времени и в данной экономической обстановке.

В результате введения формальных критериев отбора бюджетов и автоматизации этого процесса компании удалось бы снизить сроки подготовки и согласования бюджетов за счет уменьшения количества обсуждений. Кроме того, удалось бы устранить эмоциональный фактор из процедуры обсуждения: формализованный критерий заставляет более взвешенно относиться к оценке того или иного варианта бюджета и рассматривать свой выбор с позиции не только отдельного подразделения, но и всей компании. Можно снизить трудоемкость работников «Группы бюджетирования», но тогда придется сократить количество работников занимающихся бюджетами или уменьшить их оплату труда.

В связи с созданием  данного модуля эффективность повысится  также за счет появления следующих функциональных возможностей:

- автоматизирование формирование всех бюджетов, в т.ч. бюджета движения денежных средств (БДДС), бюджета доходов и расходов (БДР), бюджета по балансу. Разработка необходимых управленческих показателей, отражающих деятельность компании в целом или отдельного направления;

- бюджетирование «снизу-вверх»  от отдельных документов (заявок) и «сверху-вниз» в агрегированном виде. Планирование «от достигнутого» и «от целей»;

- бюджетирование отдельных  показателей (без использования  двойной записи), бюджетирование системы показателей (с использованием двойной записи);

1) автоматизация процессов платежного календаря и автоматический расчет и контроль лимитов по любым аналитикам;

2) интеграция с учетной системой (источник фактических данных), гибкая и моментальная связь с первичными документами и бухгалтерскими проводками для получения управленческой отчетности по всем разделам, формирование первичных документов и проводок от управленческих данных;

3) автоматизация различных регламентных процедур (аллокация, трансферты, разнесение оборотов, закрытие счетов, начисление износа, расчет курсовых разниц и т.п.), контроль и защита от ошибок;

4) автоматическая консолидация данных, исключение внутри-холдинговых оборотов и многое другое.

Использование полнообъемного бюджетирования, посредством единой системы, приведет к несомненным выгодам и для собственников и для персонала ОАО «Увадрев-Холдинг»:

1) бюджетный процесс реализует на предприятии все функции управления финансами, а именно - планирование, организацию, мотивацию, учет, анализ и регулирование. Причем управление финансами ведется в режиме реального времени;

2) собственник получит не только полный и эффективный контроль за финансовыми потоками собственного предприятия, но и емкую, информативную и простую в понимании отчетность (ранее имелся дефицит релевантной информации финансового характера, в связи с ориентацией учета на внешних, а не внутренних пользователей информации);

3) руководители всех уровней приобретут эффективный инструмент управления финансовыми потоками, недопущения кассовых разрывов, оперативную и достоверную комплексную информацию и отчетность о направлениях и суммах расходов, источниках и статьях поступлений финансов;

4) персонал получит четкие инструкции к ежедневным действиям, четкое распределение полномочий, ответственности и обязанностей, а также эффективный контроль работы.

После проведения всех вышеописанных  мероприятий на предприятии улучшится большинство финансово-экономических показателей ускорится и процесс принятия решений.

3.3. Оценка эффективности предложений

 

Приведем простой расчет эффективности от внедрения бюджетирования на нашем предприятии, а вернее, создания дополнительного модуля по автоматизации процесса бюджетирования. Новый программный продукт приобретать не нужно, достаточно самого программного комплекса «1С: Производственное предприятие 8.1», которое уже приобретено предприятием и обладает полным функционалом для создания дополнительных модулей.

 Написание необходимого модуля займет порядка 2х месяцев работы квалифицированного программиста, без обследования (обследование не требуется, если будет выполнятся собственными программистами, так как они большей частью в курсе всех бизнес-процессов предприятия), еще 1 месяц для обкатки и тестирования программы, исправления всех ошибок. Это время порядка:

,

где 22 количество рабочих  дней в месяце, 8 продолжительность  рабочего дня, 3 количество месяцев предполагаемого внедрения.

Заработная плата программиста на  предприятии составляет порядка 25 тыс. рублей в месяц, против зарплаты экономиста «группы бюджетирования» - 15 тыс. рублей. То есть работу программиста за 3 месяца можно оценить как:

.

Если рассчитать эффект от такого внедрения, при условии  что 2 ставки экономистов можно будет сократить через три месяца (а их на предприятии всего 5), когда проект будет запущен в полную силу: