Организация бюджетного процесса в ООО «Тигр-мебель»

     Отдел в своей работе тесно взаимодействует  с  другими подразделениями организации.

     Начальник отдела осуществляет функции представительства  при проведении рабочих совещаний  и иных мероприятий в организациии, несет ответственность за надлежащую организацию исполнения отделом  возложенных на него обязанностей. Конкретные права и обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями, утвержденными главным директором.

    Процесс планирования строится следующим образом: устанавливаются цели планирования и целевые показатели, которые необходимо достичь за определенный период времени. Далее производится анализ деятельности организации за отчетный период. По результатам проведенного анализа составляется план производственно-хозяйственной деятельности организации, который передается генеральному директору на утверждение. Данный план может быть, как утвержден, так и отклонен.

     Если  существуют отклонения от выполнения составленного плана во время  функционирования организации, то выявляются причины этих отклонений и проводится их анализ. Затем разрабатываются решения по их устранению.

     Бизнес-процесс  планирования представлен на рисунке 12. 

 

Рисунок 12 – Бизнес-процесс планирования ООО «Тигр-мебель» 

     Утвержденный  план производственно-хозяйственной  деятельности организации (годовой план) является основным плановым документом, определяющим текущую деятельность ООО «Тигр-мебель». Он состоит из ряда плановых расчетов, обеспечивающих внедрение новой техники и технологии, увеличение производства и реализации продукции, рост производительности труда, снижение себестоимости и рост прибыли, повышение рентабельности и улучшение финансового положения предприятия, повышение уровня качества продукции.

     Таким  образом, основным недостатком системы  планирования ООО «Тигр-мебель» является ориентация на прошлые результаты деятельности. Следует обратить внимание и на то, что персонал в организации не информируют о целях и самом процессе бюджетирования. Поэтому персонал не мотивирован, что снижает эффективность деятельности организации.

     Для структурирования проблем бюджетирования ООО «Тигр-мебель» необходимо построить карту проблем. Карта проблем бюджетирования представлена на рисунке 13.

 

     Рисунок 13 – Карта проблем бюджетирования ООО «Тигр-мебель»

     Таким образом, основной проблемой системы бюджетирования ООО «Тигр-мебель» является отсутствие связи с процессом мотивации.

     3. 3 Анализ предпосылок  внедрения бюджетирования  в ООО «Тигр-мебель»  и выявление факторов, оказывающих влияние  на организацию  бюджетного процесса в организации

     До  внедрения системы бюджетирования планирование деятельности ООО «Тигр-мебель» велось в электронных таблицах Excel. Ввиду ограниченных возможностей электронных таблиц, планирование осуществлялось с минимальной аналитикой, число составляемых планов также являлось ограниченным. При планировании возникали следующие проблемы:

     - несовместимость плановых и фактических  показателей по аналитическим  признакам, отсюда сложность анализа  фактических данных;

      - сложность получения фактических данных по требуемым аналитическим признакам;

- трудоемкость планирования и высокая вероятность ошибок;

- имеющаяся информация не обладала требуемой полнотой и оперативностью.

     Кроме того, перед руководством организации, как и во многих других организациях, всегда стоял вопрос планирования и контроля за движением денежных средств. В результате сезонных колебаний спроса на продукцию и, как следствие, объемов денежных поступлений, у организации периодически возникают трудности по своевременным расчетам с поставщиками, снижаются темпы производства. Для решения этих проблем организация вынуждена брать банковские кредиты и платить довольно высокие проценты.

     Таким образом, назрела необходимость  внедрения новой системы финансового  планирования.

     Факторы, которые оказывают влияние на организацию бюджетного процесса в организации можно разделить на две группы.  К первой относятся характеристики процессов, тесно взаимодействующих с системой бюджетирования. Дело в том, что бюджетное управление интегрирует информацию, поступающую от множества смежных с ним процессов, а также обеспечивает эти процессы информацией, необходимой для их выполнения. Поэтому эффективность бюджетирования невозможно рассматривать в отрыве от внешнего окружения.

     Ко  второй группе относятся показатели самих процессов бюджетирования, а также методология, в рамках которой они функционируют.

     Наиболее  тесно связанные с бюджетированием  процессы:

     - Производственное и коммерческое  планирование 

     - Управленческий учет 

     - Оперативное управление денежными средствами

     - Стратегическое управление

     Именно  эффективность осуществления данных процессов оказывает влияние  на организацию и эффективность  бюджетного процесса в организации.

     Следующим важным фактором, определяющим эффективность  бюджетного управления, является модель, определяющая основные принципы управления организацией, корректировки бюджетов, принципы делегирования полномочий и мотивации участников процесса.

     Модель  должна быть адекватна бизнесу и  целям организации. Бюджетирование, выступая в качестве интегрирующего инструмента, затрагивает различные аспекты деятельности организации и позволяет построить экономическую модель бизнеса. Адекватность модели бюджетирования означает ее соответствие типу бизнеса, масштабу, уровню зрелости процессов [11]. Для выбора верной модели следует учитывать три основные группы факторов:

     -Уровень  стратегической зрелости руководства  организации, который характеризуется  наличием формализованной стратегии,  стратегических целей и видением  перспектив развития бизнеса. 

      - Степень централизации управления компанией: либо существование тенденции к делегированию полномочий и ответственности на уровень подразделений и бизнес-единиц, либо преобладание методов централизованного управления.

- Уровень зрелости процессов управления.

     По  результатам анализа данных факторов, а также типа бизнеса, его масштаба и структуры, определяются основные требования к процессам бюджетирования, таким образом, чтобы бюджетирование обеспечивало эффективную поддержку  управленческих решений.

     Таким образом, к факторам, оказывающим влияние на организацию бюджетного процесса можно отнести: результаты деятельности подразделений организации, мотивация персонала, принципы делегирования полномочий, принципы управления организацией.

     3. 4 Разработка проекта системы бюджетирования ООО «Тигр-мебель»

     а) Целями бюджетирования ООО «Тигр-мебель» являются:

     - планирование и контроль стратегических и тактических планов предприятия;

     - контроль и управление затратами, в т.ч. через установление лимитов использования ресурсов;

     - контроль за состоянием ликвидности предприятия;

     - сравнительный анализ запланированных и полученных результатов;

     - анализ рентабельности (по норме прибыли) отдельных видов продуктов (услуг);

     - контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью;

     - контроль за доходностью общих активов.

     б) Стратегическая карта ООО «Тигр-мебель» представлена на рисунке 13. На ее основе была построена система сбалансированных показателей, которая представлена в приложении В.

     Рисунок 13 – Стратегическая карта для ООО «Тигр-мебель» 

     в)  Внедрение системы бюджетного управления требует серьезных изменений, проведение которых может обеспечить только руководитель высшего звена. Внесение изменений в организационную структуру и процессы организации, мотивация руководителей подразделений, обеспечение проекта ресурсами, управление сотрудниками организации – это задачи, которые необходимо решать повседневно в ходе внедрения системы. Их решение может обеспечить только руководитель проекта, входящий в состав топ-менеджмента организации [21]. Для четкого распределения ответственности за результаты проекта внедрения рекомендуется при формировании совместной команды, включающей представителей заказчика и исполнителя, выделять три уровня управления:

     - Совет управления проектом, в состав которого обязательно входят куратор и руководитель проекта со стороны заказчика и куратор со стороны исполнителя;

     - Команда управления проектом, которую возглавляет руководитель проекта со стороны заказчика и руководители проектных групп;

     - Проектные группы, состоящие из сотрудников заказчика и исполнителя и выполняющие отдельные работы в проекте.

     В качестве заказчика выступает ООО  «Тигр-мебель». Организационная структура проекта внедрения системы бюджетирования в рассматриваемую организацию представлена на рисунке 14.

     При такой организации проекта ответственность за конечный результат внедрения системы в промышленную эксплуатацию лежит на главном директоре организации – руководителе проекта.  
 
 
 
 

Рисунок 14 – Организационная структура проекта по внедрению бюджетирования в ООО «Тигр-мебель» 

      В Проектную Группу входят специалисты  следующих подразделений: Планово-экономического отдела, Бухгалтерии,  Отдела по управлению персоналом, Отдела снабжения и сбыта, Службы логистики, Отдела качества, Отдела информационных технологий и коммуникаций, Производственной службы, Отдела маркетинга. Руководителем Проектной Группы является Начальник Планово-экономического отдела (впоследствии Финансовой службы). Руководителем Проекта выступает Помощник Генерального директор. Куратором  Проекта является  Генеральный директор организации. Каждый из участников проекта внедрения бюджетирования в организацию несет полную ответственность за результаты.

     График  Ганта по разработке и внедрению системы бюджетирования в ООО «Тигр-мебель» представлен в таблице 15.

Таблица 15 – График Ганта по разработке и внедрению системы бюджетирования в ООО «Тигр-мебель»