Сущность и содержание связей с общественностью

3. Кавычки используются только для обозначения прямой речи. И названиях сортов и марок кавычки не ставятся.

4. В аббревиатурах (ООН, ВОЗ) точки не ставятся. В публикациях и hi к и ставят только в конце предложения.

5. Числительные от 1 до 9 нужно писать прописью, а далее  - различные меры, цены и даты  пишутся цифрами. В очень больших  цифрах словами пишутся «тысяча»  и «миллион». Если предложение  начинается с числительного, то предпочтительнее давать его прописью.

6. Лучше избегать, насколько  это возможно, букв и не писать  ими слова. Заглавные буквы  должны употребляться только  в именах, географических названиях  и других именах собственных  (например, в названиях компаний).

Наличие общих правил приводит к определенной стандартизации. «Например, пресс-релиз, посвященный  празднику молодого французского вина, был оформлен в виде бокала, внутри которого помещался текст. Это позволило  создать вокруг события нужную атмосферу и привлечь максимальное внимание журналистов. Выбор того или иного макета определяется, прежде всего, содержанием новости. В некоторых случаях эффектный дизайн может вызвать к новости дополнительный интерес или же, наоборот, создать вокруг нее ненужный ажиотаж».

Что касается стиля изложения, то необходимо помнить следующее:

■ Краткость — сестра таланта. Простые и короткие предложения легче усваиваются аудиторией, что намного повышает эффективность сообщения.

■ Каждое предложение должно выражать одну мысль или идею. Логичный и последовательный с точки зрения изложения информации текст поможет воздействовать на восприятие читателей в необходимом направлении.

■ Функциональная направленность пресс-релиза — информировать, а не рекламировать, что и должно определять стиль изложения. Основная тональность пресс-релиза определяется не эмоциями, красочными сравнениями, превосходной степенью, а фактами, цифрами, высказываниями экспертов.

■ Пресс-релиз создается для определенной целевой аудитории, поэтому его стиль определяется направленностью издания. В некоторых случаях на основе базового пресс-релиза готовятся различные варианты с учетом специфики разных СМИ. Профессионал в области журналистики или связей с общественностью должен знать стилистические особенности разных изданий и уметь соответствующим образом адаптировать свой материал.

Например, пресс-релиз, информирующий  о скором конце света, мог бы быть озаглавлен следующим образом [6]:

— для «МК» — «Завтра  НЕ БУДЕТ!»;

— для «Ведомостей» —  «Индекс РТС больше никогда не изменится»;

— для Playboy — «Сегодняшняя ночь может стать последней. Не пропустите...».

Вся информация должна быть многократно проверена — орфография, имена, даты, названия и т.п. Абсолютная четкость и правильность — залог  успеха.

Размещение специалистом по связям с общественностью материалов в прессе предполагает учет следующих правил:

1. Знание сроков. «Время  правит любой газетой. Есть  определенные сроки подготовки  и сдачи материала журналистами, срок подписания в печать готового  номера. Поэтому события, претендующие на то, чтобы быть новостью, должны вписаться в конечные сроки (deadlines)». Для утренних газет — это вечер предшествующего дня (18-19 часов), для вечерних — утро текущего дня.

2. Предоставление материалов  в письменном виде. В период приближения сроков сдачи материалов в печать журналисты очень заняты, поэтому материалы следует посылать в письменном виде, лучше с курьером, чем пытаться объяснить по телефону.

3. Адресация пресс-релиза  конкретному человеку или редактору.  Газеты разделены на тематические отделы (полосы и колонки): бизнес, политика, образование, спорт и т.д. Адресация конкретному журналисту или редактору того или иного отдела значительно повышает вероятность того, что пресс-релиз будет прочитан, по сравнению с адресацией просто «редактору».

4. Экономное использование  эксклюзивов. Назначение эксклюзивного  интервью одной газете означает, что остальным в этом отказано. Такой шаг вызывает отчуждение  других газет.

5. Использование электронной  почты. С одной стороны, нельзя  ограничиваться рассылкой сообщения по каналам электронной почты: есть довольно много изданий и редакторов, которые не любят электронную почту. С другой стороны, этот способ имеет немаловажное преимущество: если редактора заинтересовало ваше сообщение, с электронным вариантом значительно проще работать.

При выборе электронного способа отправки пресс-релиза стоит  обратить внимание на несколько моментов. Во-первых, перегруженность графикой (логотипами, картинками и т.п.) приводит к затратам как времени, так и  денег, что вызывает раздражение редакции. В случае необходимости большие файлы лучше архивировать. Во-вторых, файлы должны быть проверены с помощью антивирусных программ (файлы определенных форматов редакции предпочитают на всякий случай уничтожать). В-третьих, прежде чем отправить информацию в СМИ, желательно представить ее на корпоративном сайте, подтвердив тем самым се важность и актуальность.

6. Запрет на телефонные  звонки редактору после отправки  пресс-релиза типа: «Дошел ли факс? А что вы собираетесь с ним делать?» Ничего, кроме раздражения, эти действия не вызывают.

Написанный пресс-релиз  отправляют в различные информационные агентства и периодические издания, на радио и телевидение. Поскольку  информационные агентства, как правило, редактируют пресс-релиз и его полный текст не распространяют, специалисты по свя-1им с общественностью заинтересованы в том, чтобы полный текст сообщения был распространен как можно более широко. Для этого необходимо постоянно вести и обновлять список получателей материалов (базу данных), чтобы пресс-релизы распространялись без задержки. Чаще всего создается несколько списков, отдельный по каждому типу пресс-релизов. В качестве примера приведем один из размещенных в Интернете пресс-релизов о пресс-конференции. В отличие от напечатанных сообщений, документы, подготовленные для размещения в Интернете, часто лишены бланка организации и оформлены с помощью одного лишь логотипа компании.

Информационное письмо, фотографии

Информационное письмо (бэкграундер) — это информационный материал, представляющий необходимую дополнительную информацию по теме, событию, персоналиям или организации, ее продуктам и услугам и т.п. Эти материалы содержат информацию текущего, событийного характера и поэтому не имеют новостного аспекта. Информационные письма — необходимый компонент пресс-пакета, хорошее дополнение к пресс-релизу в случае, если журналисту необходимы более подробные сведения.

Информационное письмо содержит информацию о «фоне» (background), о том, что окружает само событие, что ему предшествовало или стало его причиной. Это обстоятельство влияет и на форму изложения, и на структуру текста. Как правило, информационное письмо представляет собой единый и законченный текст, «историю», построенную в повествовательной манере. Принцип перевернутой пирамиды остается определяющим, однако роль заголовка и лида меняется. Функционально заголовок информационного письма не призван привлекать внимание, поэтому он носит лишь информативный, номинативный характер.

Структурно большинство  бэкграундеров состоит из следующих основных частей:

■ заголовка, формулирующего тему материала;

■ истории вопроса;

■ развернутых сведений о предмете материала, изложение которых составляет собственно основную часть информационного письма, основывающуюся на объективных данных и фактах.

Вот так, например, выглядит информационное письмо о пресс-конференции. Информационное письмо предназначено  для того, чтобы сообщать сведения разного рода и отвечать на возможные  вопросы. Ориентация данного информационного  документа на «незаданные» журналистами вопросы помогает организовать его структурно и придает ему законченность. Иногда для удобства построения информации используются подзаголовки, в основе которых лежат те же основные вопросы журналистики: Что? Кто? Почему? Как? Подзаголовки — чрезвычайно эффективный способ облегчить восприятие материала, насыщенного фактами, событиями и именами, однако они разрушают повествовательный стиль изложения.

Информационные письма следует рассылать регулярно  — для под-лержания непрерывного потока новостей, исходящих от организации. Чем крупнее организация, тем выше ее значимость, тем больше должно быть информационных писем.

С точки зрения тематики сообщений информационные письма могут  быть посвящены как отдельному событию, товару или услуге, так и организации  в целом. Составление профиля организации имеет особую значимость, поскольку обращение к таким справкам происходит регулярно в процессе работы журналистов над разными материалами. В связи с этим бэкграундеры должны не только содержать наиболее четкую, промеренную информацию, но и постоянно обновляться специалистами по связям с общественностью.

Вот так выглядит справка  об Информационно-технологическом  центре (ИТЦ) мэрии города Москвы.

В отличие от информационного  письма, которое, как уже было сказано, посвящено организации или ее товарам и услугам, биография — это специальный документ, содержащий фактическую информацию о конкретном человеке. Биографии высших должностных лиц и руководителей должны быть подготовлены специалистами по связям с общественностью с самого начала и обновляться по мере необходимости. Предоставление биографий СМИ позволяет предотвратить возможные неточности и ошибки журналистов, вызванные отсутствием биографических данных о первых лицах организации.

При возникновении информационного  повода, касающегося руководителей той или иной организации или государственного органа, наличие подготовленных биографий существенно облегчает задачу отдела по связям с общественностью и работающего по этой теме журналиста. Биографии обычно иллюстрируются фотографиями, изображающими человека в разной обстановке: на работе, на деловых переговорах, дома и т.д.

Основные требования к фотографиям — четкое отражение  объекта, выразительность, правильный выбор угла и точки зрения.

Фактическая справка

Основным отличием фактической справки (факт-листа) от информационного письма является то, что она представляет собой не связный и законченный текст, а набор фактов, цифр или тезисов, предназначенных для использования и цитирования журналистами. Это документ, с помощью которого журналист получает в сжатой форме наиболее важную фактическую информацию об организации или событии. Краткость такой справки необходима для того, чтобы не перегружать и не запутывать журналиста информацией, а акцентировать внимание на самом главном.

Например, типичный одностраничный факт-лист о компании или организации включает краткое описание компании, ее производственных линий, имена руководящих лиц, место расположения, текущие цифры продаж, краткую историю компании, контактную информацию.

Поскольку каждый документ в сфере связей с общественностью предназначен для определенной целевой аудитории, фактическая справка может быть более или менее профессиональной и детализированной. Естественно, в материалах для специализированных СМИ будет гораздо больше технической информации и специальных терминов, чем для ('МИ, предназначенных для более широкой аудитории.

Объем фактической справки  обычно не превышает одной-двух страниц, однако, в силу необходимости, техническая  и финансовая информация может дополняться  подробными таблицами, графиками, схемами и т.п. Часто хорошо составленные информационные письма и фактические справки сохраняются как справочный материал и используются при подготовке других публикаций об организации в будущем.

 

Программа и стенограмма пресс-конференции

Программа пресс-конференции  представляет собой в большой  степени стандартизированный документ, в котором указываются тема, да место и адрес проведения, ведущий, основные участники и регламент! проведения. Как показывает практика, большинство крупных государственных органов и некоторые компании размещают на своих сайтах стенограммы пресс-конференций, чаще всего представляющие собой текст заявления для прессы и перечень вопросов и ответов, для дальнейшего использования заинтересованными лицами.

Правила оформления стенограммы просты, поэтому приведем в качестве примера отрывок из стенограммы пресс-конференции, посвященной открытию сайта www.kurskl41.org (ознакомиться с полным текстом вы можете на веб-странице http://kursk.strana.ru/details/998315478.html).

Заявления для прессы и коммюнике

Подготовленное заявление  для прессы входит в состав пресс-пакета или зачастую размещается в Интернете. В настоящее время в связи  с тенденцией к наибольшей открытости государственных структур особый интерес  представляют сайты государственных органов или компаний, содержащие полную информацию о всех проводимых мероприятиях (пресс-конференциях, выступлениях, встречах и т.п.).

В качестве примера можно  привести заявление для прессы, взятое с сайта Министерства иностранных дел Российской Федерации (http:// www.mid.ru).

Стиль заявления для  прессы отличается от стиля других документов, используемых в связях с общественностью, в том плане, что в данном случае мы имеем дело с устно-письменной речью. Специфика  заявлений для прессы определяется тем, что этот письменный документ должен создавать впечатление непосредственного контакта с аудиторией. В абсолютном большинстве случаев в основе заявления лежит текст реально сделанного выступления политического лидера или главы организации. Данная особенность обусловливает следующие характерные черты: