Учет расчетов за товары и услуги

     Гражданским кодексом РФ предусмотрено применение различных видов договоров, регламентирующих порядок юридического оформления взаимоотношений  между поставщиками и покупателями. Основными из них являются следующие:

     Договор купли-продажи (ст.454 ГК РФ). Согласно данному договору одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определённую денежную сумму (цену).

     Договор поставки (ст.506 ГК РФ). В соответствии с договором поставки поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях.

     Договор мены (ст.567 ГК РФ). Каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой.

     Все документы, которыми оформляется выбытие  и поступление товаров, можно  подразделить на три группы:

     1. документы, удостоверяющие количество  и качество товаров, к ним  относиться: счета - фактуры, товарно-транспортные  накладные, спецификации, сертификаты,  качественные удостоверения и.  т.д.

     2. расчетные, а именно платежные  поручения, платежные требования – поручения, векселя, и. т.д.

     3. транспортные документы: грузовые  квитанции, железнодорожные накладные.  Они дают возможность получить  грузы, поступившие от иногородних  поставщиков.

     Документальное  оформление предусматривает:

     1) выписку в обязательном порядке налоговой накладной;

     2) выписку сопроводительных документов (железнодорожных, товарно-транспортных и других накладных и прочих документов), предусмотренных договором поставки товаров.

     Покупатель  товара обязан проверить достоверность  факта регистрации предпринимателя - поставщика. В табличной части налоговой накладной отражается, помимо наименования товаров, работ, услуг, единицы измерения, цены, процента и суммы налога на добавленную стоимость (НДС), также общая сумма по накладной, включая НДС. Налоговую накладную составляет лицо, которое зарегистрировано как плательщик налога в налоговом органе и которому присвоен индивидуальный налоговый номер плательщика НДС. В противном случае налоговая накладная считается недействительной и в будущем сумма НДС, исчисленной в накладной, не будет принята для обеспечения налоговых обязательств. Налоговая накладная является документом, от которого во многом зависят отношения субъекта предпринимательской деятельности с налоговыми органами.

     Поставщик, отгружая товары, выписывает, кроме налоговой накладной, документы двух видов, первый из которых (товарный) сопровождает товар на всем пути его следования до покупателя, а второй документ является расчетным, предоставляется в банк и служит основанием для расчетов поставщиком.

     Счета поставщиков служат у покупателя основанием для оформления соответствующих банковских платёжных документов (платёжных поручений, аккредитивов, инкассо, чеков) на погашение задолженности, отгруженной в счёте.

     Основными документами, сопровождающими груз, является счета фактуры, товарно-транспортные накладные. Основными расчетными документами являются платежное поручение или платежное требование поручение, которое предоставляется в банки поставщика и получателя товаров для осуществления платежей.

     Сопроводительные  и расчетные документы, выписываются в 4-х - 5-ти экземплярах: поставщику, получателю товара, остальные передаются в соответствующие  банки для оплаты стоимости товаров, тары, работ, услуг. При доставке товара автомобильным транспортом поставщик товара выписывает товарно-транспортные накладные (ТТН). Она предназначена для списания товара со склада поставщика, оприходывания на складе получателя и расчетов с автотранспортным предприятием. Товарно-транспортная накладная выписывается в 4-х экземплярах из них:

     первый  экземпляр, остается у поставщика; второй экземпляр с товаром направляется покупателю; третий является попуском на вывоз товаров со склада поставщика; четвертый с отметкой и печатью  получателя груза выдается автотранспортному  предприятию для расчетов за автотранспорт и начисления оплаты водителю. Третий экземпляр, служащий пропуском, является основанием для выписки платежного требования на оплату за товар через учреждение банка. Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом, при отправке товара по железной дороге или водным транспортом, железная дорога (пристань) выдает поставщику железнодорожную (водную) грузовую квитанцию в подтверждение приемки и отправки груза в адрес покупателя.

     Грузовую квитанцию вместе с другими сопроводительными документами (накладная склада - отправителя, сертификата качества) поставщик присылает покупателю почтой. Она является документом, необходимым для получения груза на станции назначения, а также предъявление претензий к органам транспорта при частичной или полной утрате груза.

     В остальных случаях выписывается счета фактуры. Счета фактуры  регистрируются в книге продаж и в книге закупок. Счета фактуры составляются предприятием поставщиком на имя предприятия покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по НДС. Второй экземпляр счет - фактуры (копия) остается у поставщика для отражения в книге продаж.

     Счет - фактура подписывается руководителем  и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным  за отпуск товаров и скрепляется  печатью организации.

     Получаемые  и выдаваемые счета - фактуры хранятся раздельно в журнале учета счетов фактур в течении полных пяти лет с даты их получения. Они должны быть подшиты и пронумерованы.

     А также оформляют дополнительные листы книги покупок и дополнительные листы книги продаж. Дополнительные листы книги покупок и дополнительные листы книги продаж оформляются при необходимости внесения изменений в книгу покупок и книгу продаж.

     Платежное требование является расчетным документом, который выписывает поставщик на основании товарных документов на отгруженные  товары и передает в обслуживающее его учреждение банка.

     Учреждение  банка поставщика пересылает платежное  требование в учреждение банка получателя товаров, где оно предъявляется  к оплате в соответствии с правилами  безналичных расчетов. В платежном  требовании указываются номера ее даты товарных документов, удостоверяющих отгрузку и общую сумму платежа. Платежное требование может быть и товарным документом, если в нем указаны количество, цена, и сумма стоимости товара и тары, размер и сумма НДС. Платежное требование и приложенные к ним документы подлежат проверке ответственными должностными работниками предприятия - получателя товара. Проверке подлежит правильность цен, транспортных расходов, размеры торговых и оптово-сбытовых скидок, соответствие отгруженных товаров условием договора поставки.

     Проверенные документы передают руководителю предприятия  для акцепта (согласия на оплату), или отказа от акцепта полностью или частично, с указанием суммы и мотива отказа.

     Платежные требования поставщиков регистрируются в журнале в хорологическом порядке. В этом же журнале делаются отметки  о фактическом поступлении грузов. Журнал используют для контроля за полнотой своевременностью поступления и оприходывания товаров.

     В установленных случаях вместе с  перечисленными сопроводительными  документами выписываются спецификации, сертификаты, упаковочные ярлыки, которые  характеризуют качество товара, количество мест и другие пункты условий договоров поставки. При отсутствии транспортных и других сопроводительных документов приемка товаров оформляется специальным приемным актом фактического наличии товаров, который выписывается в 2-х экземплярах и в котором делается отметка об отсутствии документов. Один экземпляр направляется поставщику, второй используется предприятием для учета товаров.

 

     

3. Аналитический учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками

 

Для учёта  расчётов с поставщиками и подрядчиками применяют журнал-ордер формы №6 и приложение к нему "Реестр операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками" формы №6.

Журнал-ордер  №6 открывается на квартал, полугодие  или год с использованием вкладных листов. На данном предприятии при  значительном количестве расчётных  операций необходимые данные по отдельным  поставщикам предварительно накапливаются  в Реестре операций по расчётам с поставщиками, открываемом на тот же период, что и журнал - ордер, на каждого поставщика.

В реестрах журнально-ордерной формы учёт расчётов с поставщиками ведут позиционным  способом по каждому документу.

Учёт  расчётов в целом в разрезе  поставщиков (подрядчиков) с отражением движения и выявления остатка ведут только в случаях, когда эти расчёты осуществляются в порядке плановых платежей. Независимо от величины суммы по расчётному документу и формы расчётов (аккредитивы, инкассо, плановые платежи), все расчёты за отгруженные поставщиками материальные ценности, товары и принятые от подрядчиков работы, должны найти отражение на счёте 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками". Если к моменту поступления ценностей и товаров на склад получателя или оформления приёмки работ, расчётные документы уже оплачены, то в этих случаях записи также должны производиться в корреспонденции со счётом 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками". 

 

4. Аналитический учёт расчётов с покупателями и заказчиками

 

При использовании в организации журнально-ордерной формы учёта расчёты с покупателями и заказчиками отражаются в журнале-ордере №11”Учёт отгрузки и продажи”, при небольшом объёме учётной информации - в журнале-ордере №6.

Аналитический учёт по счёту 62 ведётся по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счёту, что позволяет обеспечить получение информации в разрезе:

расчётных документов, срок оплаты которых не наступил;

неоплаченных  в срок расчётных документов;

авансов полученных;

векселей, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

векселей, учтённых в банках;

векселей, по которым денежные средства не поступили в срок.

 

5. Организация синтетического учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

 

Для обобщения  информации о расчётах с покупателями и заказчиками предназначен активно-пассивный счёт 62”Расчёты с покупателями и заказчиками”.

На данном счёте отражается задолженность  покупателей и заказчиков за проданную  им готовую продукцию, выполненные  работы, оказанные услуги. Оборот по дебиту означает увеличение дебиторской задолженности покупателей, оборот по кредиту - погашение этой задолженности вследствие перечисления денег или на другой основе, а также сумму полученных от покупателей авансов.

К счёту 62 могут быть открыты следующие счета:

62-1 “Расчёты  с покупателями в рублях”

62-2 “Расчёты  по авансам полученным”

62-3 “Расчёты  по векселям полученным”

62-4 “Расчёты  с покупателями в иностранной  валюте”

Для учётов расчётов с поставщиками предназначен активно-пассивный счёт 60”Расчёты с поставщиками и подрядчиками”.

По кредиту  данного счёта отражают возникновение  и увеличение кредиторской задолженности  перед поставщиками и подрядчиками за принятые к учёту основные средства, нематериальные активы, товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги. Дебетовые записи означают погашение обязательств перед поставщиками путём перечисления денег или на другой основе (товарообменные операции, уступка требований и т.п.), а так же выдаваемые поставщикам авансы по предстоящей поставке товарно-материальных ценностей, работ, услуг. Акцептованные счета отражают без учёта НДС по кредиту счёта 60”Расчёты с поставщиками и подрядчиками” и дебету разных счетов в зависимости от вида приобретаемых материальных ценностей (работ, услуг):

10”Материалы” - при приобретении производственных запасов; 07”Оборудование к установке”-покупка оборудования; 20”Основное производство”, 23”Вспомогательные производства”, 96”Резервы предстоящих расходов”, 97”Расходы будущих периодов” - по характеру работ и услуг, в частности, по ремонту основных средств и т.п.; 25”Общепроизводственные расходы”, 26”Общехозяйственные расходы” - услуги общепроизводственного и общехозяйственного характера.

По дебету счёта 60”Расчёты с поставщиками и  подрядчиками” отражаются операции по выплате счетов поставщиков с кредита следующих счетов: