Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами

Основными формами расчетов по товарным операциям являются: акцептная, аккредитивная, платежными поручениями, чеками, векселями, путем плановых платежей. Применение той или иной формы  расчетов предусматривается в договоре между сторонами (поставщиком и покупателем), за исключением случаев, когда правилами банка установлены обязательные формы расчетов.

Кроме того, все расчеты  можно подразделить на иногородние  и одногородние. Иногородними являются расчеты между организациями, имеющими счета в учреждениях банка, расположенных в разных населенных пунктах. К одногородним относятся расчеты между организациями, счета которых находятся в одном или разных учреждениях банка одного населенного пункта.

Акцептная форма расчетов раньше была наиболее распространенной. Акцепт - это согласие на оплату расчетного документа в определенный срок. Акцептная форма расчетов и расчеты платежными требованиями применяются между поставщиками и покупателями (заказчиками) за отгруженные товары или оказанные услуги. Эта форма расчетов позволяет покупателю контролировать выполнение поставщиком условий договора: сроков, условий поставки и цен.

Акцепт может быть предварительный и последующий. В случае предварительного акцепта  плательщик, получив платежное требование, должен решить вопрос о его оплате: по иногородним счетам в течение трех рабочих дней, по одногородним - в течение двух дней. Если, в этот срок не поступит отказ от оплаты, то требование считается акцептованным и оплачивается на следующий день.

При последующем акцепте  платежное требование оплачивается немедленно при получении его  банком плательщика, но затем плательщик должен в течение трех рабочих  дней рассмотреть правильность оплаты и при необходимости заявить  отказ от акцепта.

Отказы покупателей  от акцепта платежных требований могут быть частичными и полными. Полный отказ от акцепта платежного требования имеет место при отгрузке товара не по адресу, досрочной поставке товара без согласия покупателя. Счет допускается оплачивать частично, когда в нем указана цена, превышающая установленную договором, нарушен ассортимент материальных ценностей, допущены арифметические ошибки и пр. За необоснованный отказ от акцепта покупатель может нести материальную ответственность (по решению арбитражного суда). Грузы, по которым последовал полный отказ от акцепта, поступают на ответственное хранение к покупателю до получения указаний от поставщика.

При аккредитивной форме  расчетов учреждение банка по заявлению  обслуживаемого им покупателя дает поручение иногороднему учреждению банка, обслуживающего поставщика, оплатить отгруженные поставщиком товарно-материальные ценности, работы или оказанные услуги на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении получателя. Сумму аккредитива банк покупателя депонирует на отдельном счете для последующего покрытия выплат поставщику по извещениям обслуживающего его банка. Аккредитив может выставляться и за счет ссуды банка.

Аккредитивная форма  расчетов применяется при эпизодических, разовых расчетах между поставщиком и покупателем. При аккредитивной форме расчетов продукция оплачивается по месту нахождения поставщика, вслед за ее отгрузкой, после предъявления поставщиком своему банку счетов и товарно-транспортных накладных, подтверждающих факт отгрузки товаров (и других документов, предусмотренных условиями аккредитива).

В данной форме расчетных  отношений участвуют четыре стороны: покупатель, банк покупателя, банк продавца и продавец. При расчетах аккредитивами  покупатель поручает обслуживающему его  банку произвести за счет своих депонированных средств или ссуды оплату материалов, товаров, работ или услуг продавцу через банк продавца. Таким образом, аккредитив представляет собой поручение банка покупателя банку продавца оплатить расчетные документы.

В тех случаях, когда продавец сомневается в платежеспособности покупателя и требует предварительной оплаты, а покупатель сомневается в надежности поставщика и боится заранее перечислять деньги, аккредитивная форма расчетов может стать способом решения конфликта.

В отличие от акцептной формы аккредитивная форма расчетов ведет к отвлечению, как бы «замораживанию» средств покупателей на период действия аккредитива до его фактического использования. Поэтому нецелесообразно применение аккредитивной формы расчетов с постоянными покупателями, своевременно производящими платежи по своим обязательствам.

Наиболее распространенной формой безналичных расчетов являются расчеты платежными поручениями. Такие  расчеты ведутся в тех случаях, когда владелец счета дает распоряжение обслуживающему его банку о перечислении указанной им суммы со своего счета на счет получателя средств. Используются платежные поручения для предварительной и последующей оплаты уже полученных товаров (услуг, работ), для перечисления платежей в бюджет и во внебюджетные фонды, различным юридическим и физическим лицам. Платежное поручение действительно в течение десяти дней со дня выписки. Если срок платежа в поручении не проставлен, то сроком платежа считается дата принятия документа банком. Платежное поручение считается исполненным только в момент зачисления денежных средств на указанный в поручении счет получателя.

В условиях перехода к  рыночной экономике для безналичных расчетов используются расчетные чеки. Расчетный чек -это составленное на специальном банковском бланке письменное поручение владельца счета (чекодателя) произвести выплату определенной суммы денег получателю (чекодержателю) или о перечислении средств на его счет.

Обычно расчеты с  использованием чеков производятся в следующей последовательности. Заключается договор купли-продажи товаров, в котором отражается, что расчеты производятся чеком (или чеками). Для получения чековой книжки покупатель товаров представляет в банк заявление с такой просьбой. Затем покупатель депонирует на специальном счете в обслуживающем банке сумму, за счет которой в дальнейшем будут оплачиваться чеки. После этого поставщик отгружает товар, а покупатель выписывает ему чек на стоимость полученного товара. Поставщик предъявляет чек в обслуживающий его банк на инкассо для получения платежа. Банк поставщика предъявляет полученный чек для оплаты в банк покупателя, а банк покупателя производит оплату чека за счет депонированных ранее сумм.

Все чаще встречается  в повседневной практике расчетных  и кредитно-денежных отношений вексель. Вексель является средством оформления отношений между организациями или товарных кредитов, предоставляемых продавцом покупателю в виде отсрочки уплаты денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги, в качестве залога для получения банковского кредита или займа, как средство обеспечения обязательств третьих лиц и пр. С момента выдачи векселя обязательство по первоначальному договору (купли-продажи, подряда и т.п.) трансформируется в долг по вексельной сделке -договор коммерческого кредита. В векселе могут быть указаны сроки платежа:

• в момент предъявления векселя;
• спустя определенное время после предъявления векселя;
• спустя определенное время после составления векселя;
• в установленный день.

Проценты могут начисляться  только по векселям, которые подлежат оплате по предъявлении или через определенное время после предъявления. Когда срок платежа в векселе определен конкретной датой, то проценты по нему не начисляются.

Держатель векселя, срок платежа по которому назначен на определенный день или в определенный день от составления или предъявления, должен предъявить его к оплате в этот день (или в последующий рабочий день недели). Если в течение трех дней векселедержатель не предъявил вексель к платежу, то все затраты и риски по нему переходят от должника к векселедержателю. В случае частичного платежа должник может потребовать отметки о таком платеже на векселе и выдачи ему расписки об этом. Должник освобождается от обязательств, если он оплатил вексель в срок.

Расчеты в порядке  плановых платежей используются при устойчивых постоянных взаимоотношениях между организациями за товары, работы и услуги. Платежи в этих случаях производят оговоренными суммами в заранее установленные сроки. Обычно такие расчеты не завершаются поступлением оплаты по отдельному расчетному документу. Не реже одного раза в месяц поставщик и покупатель проверяют, соответствуют ли платежи действительному объему поставок, и делают перерасчет.

3. Документальное оформление учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами

Кредитовые обороты в разрезе корреспондирующих счетов из ведомости N 7 записывают в журнал-ордер N 8 по кредиту счетов 68 "Расчеты по налогам и сборам", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" 79 "Внутрихозяйственные расчеты" и др.

Записи по счету 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям" производят в журнале-ордере одной  строкой за месяц, а по счету 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами" - итогами за месяц. По счетам 68 "Расчеты  по налогам и сборам", 79 "Внутрихозяйственные расчеты" синтетический учет в журнале-ордере N 8 совмещается с аналитическим. Суммы удержанных налогов (счет 68 "Расчеты по налогам и сборам"), погашение ранее предоставленных займов и кредитов (счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"), суммы перечисленных в Сбербанк России, а также алименты и прочие платежи (счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами").

Согласно Письму Минфина  СССР от 08.03.1960 г. N 63 в журнале-ордере N 8 обороты по кредиту счета 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами" приводятся по данным ведомостей N 7 и 8.

Ведомость N 7 предусмотрена  как регистр аналитического учета  расчетов, отражаемых на счете 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами" в части расчетов, связанных с  удержаниями по исполнительным документам, а также расчетов жилищного хозяйства с квартиросъемщиками, когда для аналитического учета используются специализированные карточки лицевых счетов. При этом на каждый вид указанных расчетов открывается отдельная ведомость.

В ведомостях N 8 ведется аналитический учет расчетов, отражаемых на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", кроме расчетов с депонентами и расчетов, связанных с удержаниями по исполнительным документам и жильцами. При этом учет расчетов с банками и с рабочими и служащими по ссудам на индивидуальное жилищное строительство, расчетов с дебиторами по недостачам, растратам и хищениям и прочих расчетов с разными дебиторами и кредиторами (кроме расчетов с жильцами) ведется в отдельных ведомостях.

Ведомости NN 7 и 8 открываются на квартал, полугодие или год по усмотрению предприятия (организации). В этом случае используются предусмотренные к ним вкладные листы для отдельных месяцев. Для каждого дебитора и кредитора в зависимости от числа возможных операций в течение квартала, полугодия или года отводится в указанных ведомостях одна или несколько строк и, кроме того, строки для итогов за отчетные месяцы.

Записи в ведомостях NN 7 и 8 производятся, как правило, по данным первичных документов, за исключением  случаев, когда ведомость N 7 используется для расчетов со съемщиками квартир и лицами, проживающими в общежитиях предприятия. В ведомости N 7 по расчетам с жильцами (в случаях, когда применяются специализированные карточки) записи производятся итогами за месяц по данным этих карточек, причем суммы, начисленные за пользование квартирой или площадью в общежитии и коммунальными услугами (дебетовые обороты) приводятся без разбивки по видам начисления (за пользование жилплощадью, за отопление, за воду и т. д.), так что по расчетам с жильцами ведомость N 7 является сводом оборотов, выявленных в карточках.

Во всех случаях в  ведомостях NN 7 и 8 суммы оборотов по кредиту счета 76 "Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами" должны найти отражение в корреспонденции  с дебетуемыми счетами, с тем чтобы обеспечить необходимые синтетические данные для журнала-ордера N 8.

В конце месяца выводятся  итоги по всем оборотам и сальдо на начало следующего месяца как по отдельным дебиторам и кредиторам, так и в целом по ведомости. Итоговые записи по кредиту счетов за месяц по ведомости в целом в разрезе корреспондирующих счетов переносятся в журнал-ордер N 8.

2. Методика учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами

Для учета различных  расчетных отношений с другими  предприятиями, организациями, отдельными лицами используют активно-пассивный счет.76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». На этом счете учитывают расчеты с разными организациями по операциям некоммерческого характера (учебными заведениями, научными организациями и др.), транспортными организациями за услуги, оплачиваемые чеками, по депонированной заработной плате, суммам удержаний из заработной платы в пользу организаций и отдельных лиц по исполнительным документам и др.

К счету 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами» могут быть открыты субсчета:

• 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию».
• 76-2 «Расчеты по претензиям».
• 76-3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам».
• 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» и др.

2. Расчеты по имущественному и личному страхованию

На субсчете 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» отражают расчеты по страхованию  имущества и персонала организации, в котором организация выступает  страхователем (кроме расчетов по социальному  страхованию и обязательному медицинскому страхованию, учитываемых на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»).