Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками (на примере ИП "Горина Н.О.")

 

     Некорректное  оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет, может  привести, например, к тому, что суммы  НДС, возмещенные из бюджета в  результате этой операции, не будут  приняты налоговыми органами, а это  может повлечь за собой взыскание  сумм штрафов и пеней в бюджет.

     Зачастую  скрытую материальную ценность списывают  на счет  
76 «Расчеты по претензиям».

     В последнем случае необходимо установить реальность сумм претензий, а так  же то, обусловлены ли претензии: несоответствием  цен и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара (услуг) стандартам или техническим  условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.

     Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении  актов сверки.

     Отсутствие  разногласий по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным по ее результатам  двусторонним актом сверки расчетов, где необходимо указать основание  возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.

     Наличие акта сверки взаимных поставок без  указания в нем факта погашения  сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости  погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

     При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен неравноценный  типичны ошибки такого рода: стороны  не указывают в договоре мены, что  обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в учете  получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составленного договора.

Для улучшения состояния  расчетов:

- необходимо следить за соотношениями дебиторской и кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

- контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов, т.е. ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;

- постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной задолженности;

- производить классификацию покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;

- имея оперативные данные по просроченной задолженности, необходимо начинать претензионную работу, т.е. высылать уведомления - претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;

- разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Учет  расчетов с поставщиками  и подрядчиками на примере

ИП  « Горина Н.О.»

2.1. Краткая характеристика  ИП « Горина  Н.О.» 

Индивидуальный  предприниматель без образования  юридического лица Горина Наталья Олеговна

Свидетельство о государственном регистрации С-3017

ИНН: 032600317820

р/с: 40802810200000000228

к/с: 30101810300000000720

БИК: 048142720

Банк: ФИЛИАЛ “БИН-Азия” АКБ “БИН” (ОАО) г.Улан-Удэ.

Адрес: 670010, Республика Бурятия, г.Улан-Удэ, ул.Воровского,50

Тел/факс: (301-2) 22-35-55, раб.тел: Бухгалтерия: 22-35-55 

     Основным видом деятельности  ИП “Горина Н.О” является оптово-розничная  торговля строительно-отделочными  материалами. 

     ИП “Горина Н.О.” применяет общую (традиционную) систему налогообложения (ОСНО), является плательщиком НДС.

        Индивидуальный предприниматель на ОСНО платит НДФЛ (13%), НДС (18%), ЕСН (10%) со своих доходов, а также налог с сумм выплат, производимых в пользу наемных работников и лиц, выполняющих работу на основании договоров гражданско-правового характера, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве, государственную таможенную пошлину, лицензионные и регистрационные сборы и другие необходимые налоги, сборы, платежи.

Целью деятельности ИП “Горина Н.О” является реализация данной продукции и удовлетворение существующего спроса  на рынке  г.Улан-Удэ и  получение прибыли в процессе этой деятельности.

Основными функциями данного предприятия  является:

- реализация  потребительской стоимости, то  есть доведение конкретного товара  от производителя до потребителя  путем применения таких технологических операций как транспортировка, прием товара по количеству и качеству, хранение, фасовка, упаковка товара и других;

     - реализация стоимости товара, в  результате чего конкретный товар  получает общественное признание;  в момент купли-продажи то есть выполнение расчетных операций, происходит смена форм собственности, товарная форма стоимости обменивается на денежную, а товар находящийся в государственной или иной собственности, переходит в личную собственность потребителя. 

2.2  Документальное оформление расчётов с поставщиками и подрядчикам ИП «Горина Н.О.» 

В соответствии с п.1 ст.9 Закона о бухгалтерском  учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами унифицированной формы [3]. Аналогичное требование действует и для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ) [2]. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

      Приведём  перечень документов, которые использует ИП «Горина Н.О.» для учёта торговых операций (табл. №4). Перечисленные первичные документы предназначены для учёта товаров, они составляются кладовщиками, материально – ответственными лицами.

Таблица № 4

Перечень  форм первичной учётной  документации по учёту  торговых операций, применяемых в  ИП «Горина Н.О.»

 

     Оформление  расчётных операций сопровождается рядом документов. Перечислим основные этапы и сопроводительные документы:

1. заключение  договора на поставку товара (оказание  услуг);

2. выписка  товарной накладной (составление  акта);

3. выписка  счёта – фактуры;

4. оплата  за товар (услуги) наличным или  безналичным путём;

5. отражение  поступления материалов в товарном  отчёте. 

2.3. Организация системы товароснабжения: состав основных поставщиков, определение партнеров 

     Необходимым условием хозяйственной деятельности торгового предприятия является обеспечение его товарами. Для обеспечения ритмичной работы, широкого выбора товаров и наиболее полного удовлетворения спроса покупателей должны быть определены товарные запасы. Норматив текущих запасов товаров ИП «Горина Н.О.» планирует поквартально в сумме и в днях оборота. При этом норматив текущих товарных запасов в днях на квартал одновременно является и нормативом товарооборачиваемости.

     Процесс товароснабжения розничной торговой сети заключается в организации доведения товаров от производителей до розничной торговой сети в количестве и ассортименте, соответствующих спросу населения.

     Для детального рассмотрения процесса товароснабжения  необходимо выделить предприятие  ИП «Горина Н.О.» в общей схеме товароснабжения.

 

Схема №1. Схема товароснабжения.

     Процесс товароснабжения можно подразделить на следующие основные этапы:

• организация закупки товаров;
• распределение по торговым предприятиям;
• организация завоза;
• приемка и хранение товаров.

         ИП «Горина Н.О.» использует складскую форму завоза товара, под которой понимают поступление товаров в магазины со складов оптовых и розничных организаций, которые, принимая крупные партии товаров от поставщиков, выполняют все необходимые операции (распаковка, подсортировка, проверка качества и т.д.) по подготовке товаров к их дальнейшему продвижению в розничную торговую сеть.

     Поступление товаров от поставщиков производится на основании заключенных между поставщиками и покупателями хозяйственных договоров.

     Каждая  хозяйственная операция, в том  числе поступление товаров, оформлена  документально. Документы составляются в момент совершения операции, а  если это невозможно, то непосредственно  после окончания операции.

     Для получения товаров и тары от поставщиков  представителю предприятия (экспедитору) выдается доверенность (форма №2). Все доверенности регистрируются в момент выдачи в специальном журнале.

     Основными документами, на основании которых  поступают товары, являются счета-фактуры, товарно-транспортная накладная и  торгово-закупочные акты. Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом, в остальных случаях выписываются счета-фактуры. Счета-фактуры регистрируются в книге продаж и в книге покупок [6].

     Счета-фактуры  составляются предприятием-поставщиком  на имя предприятия-покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с момента отгрузки товаров или предоплаты (аванса) предоставляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по налогу на добавленную стоимость. Второй экземпляр счета-фактуры (копия) остается у поставщика для отражения в книге продаж.

     Получаемые  и выдаваемые счета-фактуры хранятся раздельно в журнале учета счетов-фактур в течение полных пяти лет с даты их получения. Они должны быть подшиты и пронумерованы.

     ИП  «Горина Н.О.» ведет журнал учета полученных от поставщиков счетов-фактур и книгу покупок. Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур в целях определения сумм налога на добавленную стоимость. Счета-фактуры, предъявляемые поставщиками, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретенных товаров. Книга покупок должна быть прошнурована, ее страницы пронумеровывают и скрепляют печатью. Контроль над правильностью ведения книги осуществляется главным бухгалтером. Книга покупок хранится в течение полных пяти лет с даты последней записи.

     За  нарушение условий договоров  поставщики и ИП «Горина Н.О.» несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафование за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ.