Учет расчетов с подотчетными лицами на примере ООО “Тари-Авто”

    Дебет 68  Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при   покупке бензина.

    ООО «Тари-Авто» заключило договор  № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия  ВАЗ 21093, гос.№  Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

    Водитель  автомобиля Тарасов Т.Т. (таб.№07), согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства  под отчет  в размере 1400рублей на приобретение бензина.

    Тарасов Т.Т. получил путевой лист № 01 от 08.01.2010г. и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру  № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет.

    В бухгалтерию он предоставил авансовый  отчет №2 от 15.01.2010г., к которому приложил:

1) путевой лист № 01 от 08.01.2010г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. 08.01.2010г. по 18.00ч. 13.01.2010г.;

2) чеки, полученные на АЗС №1112 в период с 08.01.10г. по 13.01.2010г.

на общую  сумму 1368руб., в каждом из которых  указана цена одного литра бензина 19руб.

    В бухгалтерском учете ООО «Тари-Авто»  денные операции отражаются следующим  образом (таблица 3): 
 
 
 
 

    Таблица 3-Журнал регистрации хозяйственных  операций

 

    АО  «РОСНЕФТЬГАЗ» 02.02.2010г. предоставляет  счет-фактуру № 111 от 01.02.2010г., где  указано, что:

- продавец АО «РОСНЕФТЬГАЗ», ИНН 63626362,

- покупатель ООО «Тари-Авто» ИНН 63636363,

- согласно договора № 11 от 03.01.2010г.,

- в период с 08.01.2010 по 31.01.2010г.,

- приобретение ГСМ за наличный расчет,

- количество - 288литров,

- цена - 16,10руб. (без НДС),

- стоимость – 4637,29руб.,

- сумма НДС – 834,71руб.,

- итого сумма с НДС: 5472руб.

    Счет-фактура  подписана руководителем и главным  бухгалтером АО «РОСНЕФТЬГАЗ» Иванушкиным  И.И. и Аленушкиной А.А.

    Бухгалтер Бухина У.Х. сверяет данные в счет-фактуре  с данными авансовых отчетов  Тарасова Т.Т., выданными ему в  течение января 2010г. И на основании счета-фактуры №111 от 01.02.2010г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при   покупке товаров: Дебет 68  Кредит 19 – 834,71рублей.                                                                         

3.4. Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы

    Срок  командировки работника определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени  нахождения в пути. Продление срока  командировки допускается, но не более  чем на 10 дней.

    Срок  командировки рабочих, руководителей  и специалистов, направляемых для  выполнения монтажных, наладочных и  строительных работ, не должен превышать  одного года.

    Вопрос  явки на работу в день отъезда в  командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.

    За  командированным работником сохраняются  место работы (должность) и средний  заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется  за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка  зарплаты командированному работнику  по его просьбе производится за счет предприятия.

    В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к  месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

    За  время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается  на общих основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни  не включаются в срок командировки.

    Главному  бухгалтеру ООО «Тари-Авто»  Мамочкиной А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2010г. на командировку в Москву на 11дней в Московский  Университет  Управления  для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Мамочкиной А.М. на 13.01.2010г. нет.

    Для обоснования командировки Мамочкиной А.М. имеются следующие документы:

1) договор  с Московским  Университетом Управления, имеющим лицензию на образовательную  деятельность, на обучения Мамочкиной  А.М. по 60 часовой программе по  теме « Бухгалтерский учет  валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;

2) приказ  руководителя №5 от 12.01.2010г. о  направлении в командировку  Мамочкиной  А.М. сроком на 11дней, с 14.01.2010г.  по 27.01.2010 в г.Москва в Московский  Университет Управления  для повышения  квалификации; с разрешением   выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

3) плановая  смета командировочных расходов  Мамочкиной А.М.:                            - железнодорожные билеты (туда-обратно) - 2800руб.,

    - номер в гостинице «Москва»  на 9 дней х 1250руб. в сутки  - 11250руб.,

    - суточные 11 дней х 900 руб. –  9900руб., 

    Итого: 23950 рублей;

4) командировочное  удостоверение №01 от 13.01.2010г. Мамочкиной  А.М., подписанное руководителем  и заверенное печатью ООО «Тари-Авто».

    Мамочкина М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2010г.

    Авансовый отчет №3 об израсходованных средствах  Мамочкина А.М. предоставила  в  бухгалтерию 29.01.2010г. К авансовому отчету приложены следующие документы: 

1)  железнодорожные  билеты Тольятти - Москва и Москва - Тольятти на общую сумму 2800рублей;

2)  счет  № Е-144 от 26.01.2010г. и счет-фактуру  №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»  за 9 дней проживания на общую  сумму 11250руб.; в том числе НДС  – 1716,10руб.;

3) приказ  директора Папкова А.П. №5 от 12.01.2010г. на оплату суточных  из расчета 900 руб. за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;                                                                                      

4) отчет  о проделанной работе в командировке  и копия свидетельства об окончании  курсов повышения квалификации  Московского  Университета Управления  на имя Мамочкиной А.М.;

5) командировочное  удостоверение Мамочкиной А.М., отмеченное  в Московском  Университете Управления.

    Неиспользованная  подотчетная сумма в размере 1050рублей возвращена Мамочкиной А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2010г.

    Определим все хозяйственные операции, возникающие  в данной ситуации, составим бухгалтерские  проводки по ним и занесем всю  информацию в журнал регистрации  операций (таблица 4).                     

    Таблица 4 - Журнал регистрации хозяйственных  операций

 
---

    Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре  №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»:

    Дебет 68  Кредит 19 – 1716,10рублей.

    Расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а так же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ООО «Тари-Авто». Соответственно сумма 23950рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

    Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов  Мамочкиной А.М. (таблица 5): 

    Таблица 5- Расчет командировочных расходов 

 

    В нашем случае суточные, выданные Мамочкиной А.М., превышают данную норму на 2200р., т.е. 2200 х 13% = 286руб.

    Дебет 70  Кредит 68 – 286рублей. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Мамочкиной А.М.

    Рассмотрим  пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

      Для получения иностранной валюты, организация до убытия работников  в зарубежную командировку, представляет  в банк заявление, в котором  указывает номер и дату приказа  о командировании работников  за границу, а также вид валюты  и количество, необходимое для  данной командировки.

    В бухгалтерском учете организации  делается запись:

    Дебет 52/3 Кредит 50 – на сумму полученной валюты.

    Командируемые за границу работники организации  получают валюту под отчет в кассе  организации.

    Заместителю директора ООО «Тари-Авто» Сынкову  Н.А. (таб.№02)  в соответствии с  приказом по организации  по расходному кассовому ордеру № 07 от 31.01.2010г. выдан  аванс в сумме 2200евро на командировочные  расходы в Германию для проведения переговоров о поставке запасных частей а/м ВАЗ за границу.