Оглавление 

Введение 2

1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами 4

1.1. Понятие и  бухгалтерский учет с подотчетными  лицами 4

1.2. Учет представительских  расходов 6

1.3. Учет расчетов  с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы 8

1.4. Учет операционно-хозяйственных  расходов 11

2. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами 13

2.1. Порядок расчетов  с подотчетными лицами 13

2.2. Нормативное  регулирование расчетов с подотчетными  лицами 15

2.3. Методика  учета подотчетных сумм, выданных  на хозяйственно-операционные и  командировочные расходы 16

3. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТАРИ-АВТО» 23

3.1. Краткая характеристика  деятельности предприятия 23

3.2. Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы 24

3.3. Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на приобретение  ГСМ 27

3.4. Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на командировочные  расходы 30

Заключение 37

Список используемой литературы 38 
 
 
 
 
 
 

Введение

    В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации.

    Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;    

3.   контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно-операционные цели.           

    Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности, поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

    Учет  расчетов с подотчетными лицами имеет  место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания  внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного  вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло  в основу выбора данной темы для  написания курсовой работы.

    Целью работы является рассмотрение порядка  учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО “Тари-Авто”.

    В связи с этим перед автором  данной работы стоят следующие задачи:

    -  ознакомиться с теоретическим  аспектом по данному вопросу;

    - изучить документальное оформление  выдачи, использования и возврата  подотчетных сумм при ведении  расчетов с работниками предприятия;

    - ознакомиться с нормативной базой,  регламентирующей порядок ведения  данного вида расчетов;

    - на основании документального  отражения расчетов с подотчетными  лицами (приложенными документами  ООО “Тари-Авто) проследить взаимосвязь  теории с практикой.

    ООО “Тари-Авто” - торговое предприятие  частной формы собственности, осуществляющее продажу запасных частей а/м ВАЗ.

      Как и многие другие предприятия,  ООО “Тари-Авто” стремится увеличивать  свою прибыль и рентабельность  за счет бесперебойной торговли  автозапчастями. Это возможно только  при наличии устойчивых экономических  связей с поставщиками и партнерами, при налаживании новых контактов  со своими зарубежными коллегами. 

    Все это вызывает необходимость направлять работников в командировки, в том  числе и зарубежные, для ведения  переговоров, заключения различных  соглашений и договоров с поставщиками и партнерами по бизнесу. Этот процесс  находит документальное оформление и на ООО “Тари-Авто”.

    Таким образом, методологической основой  написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению  бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия,  учебная литература и данные ООО  “Тари-Авто”. 

1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

    Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

    Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов, расходов, связанных с  приобретением материалов по мелкому  опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские расходы.

    Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена  и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся  к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся  под пристальным вниманием проверяющих  органов.

    Но  в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту  тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных  документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для  практикующего бухгалтера, так как  правильно организованный учет в  значительной степени является залогом  достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

    При выдаче денежных средств организация  обязана:

- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

- выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

    Право получать денежные средства под отчет  имеют только те сотрудники, чьи  фамилии есть в перечне подотчетных  лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю –  отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

      Все работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью.

    В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать  авансовые отчеты в бухгалтерию.

    Если  надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный  приказ, где указывают фамилию  и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать  авансовый отчет в бухгалтерию  и т.д. 

    Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно  под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

    В процессе своей деятельности практически  каждый бухгалтер сталкивается с  проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают  вопросы, в частности, что, считать  служебной командировкой; каков  порядок командирования сотрудников  предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам  гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в  настоящее время.

    При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

1.2. Учет представительских  расходов

 

    Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

      К представительским расходам  относятся затраты: по проведению  официального приема (завтрака, обеда,  ужина или другого аналогичного  мероприятия) представителей других  организаций; по транспортному  обеспечению представителей других  организаций, связанному с их  доставкой до места проведения  встречи и обратно; по буфетному  обслуживанию лиц, участвующих  во встрече во время переговоров;  по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

    Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются.

    Предприятия самостоятельно определяют порядок  расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для  успешного проведения переговоров  с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных  делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие  расходы называют представительскими.

    Очень часто возникают вопросы, что  считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

    К представительским расходам относят  расходы на:

- официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;