Учет расчетов с подотчетными лицами на примере ООО “Тари-Авто”

    Сданный авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется  бухгалтерией и утверждается главным  бухгалтером предприятия.

    Проверяя  законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в  авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов:

    Дебет 26,44 Кредит 71 –  сумма суточных;

    Дебет 26,44 Кредит 71 – сумма расходов на проезд;

    Дебет 26,44 Кредит 71 –  сумма расходов на проживания без НДС;

    Дебет 70 Кредит 68 – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

    В случае непредставления в установленный  срок отчетов об израсходовании подотчетных  сумм или невозврата в кассу предприятия  остатков неиспользованных авансов  бухгалтерия вправе произвести удержание  их из заработной платы работников в установленном порядке:

    Дебет 70 Кредит 71 – на сумму удержания долга из заработной платы подотчетного лица.        

    При заграничных командировках работников организации выполняются следующие  правила:

- затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории Российской Федерации;

- командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции;

- суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте.

    Организация вправе без ограничений и специальных  разрешений Банка России покупать иностранную  валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных  расходов, используя счет 52 «Валютные операции» для этих целей.

    При возвращении из командировки остаток  неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации  в валюте или рублях по курсу Центрального Банка РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время  командировки за границей иностранная  валюта, возвращенная работником в  кассу, сдается в банк на текущий  валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке  РФ.

    На  счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается  по курсу ЦБ РФ на день выдачи, отчет  подотчетного  лица и возврат  неиспользованных сумм - по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается  на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

3. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТАРИ-АВТО»

3.1. Краткая характеристика деятельности предприятия

    Общество  с ограниченной ответственностью «Тари-Авто»  является юридическим лицом и  действует на принципах полного  хозяйственного расчета и самофинансирования.

    Юридический адрес предприятия: г. Тольятти, ул. Мурысева, д.12.,          ИНН 63636363, р/сч 4070081020100101 Автозаводского отделения 8213/0075 Сбербанка России г.Самара. Правовое положение ООО «Тари-Авто», порядок его реорганизации и  ликвидации, а также права и  обязанности участников определяются Гражданским Кодексом РФ, Федеральным  законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

    Основной  вид деятельности организации –  реализация запасных частей и комплектующих  изделий автомобилей ВАЗ.

    В ООО «Тари-Авто» разработана учетная  политика, согласно требованиям Федерального закона от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 23.11.2009г. № 261-ФЗ), Налогового кодекса РФ, и Положению по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008, (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н), (в ред. приказа Минфина РФ от 11.03.2009г. № 22н), Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г.  № 26н).

    Подотчетными  лицами в ООО «Тари-Авто», согласно распоряжению руководитель организации  являются: директор - Папков Анатолий Петрович (таб. №01), заместитель директора  – Сынков Николай Анатольевич (таб.№02), главный бухгалтер - Мамочкина Анна Михайловна (таб. №03), бухгалтер - Бухова Ульяна Харитоновна (таб. №04), кассир –  Деньжова Евгения Денисова (таб. №05), завхоз -  Хозяйкина Ольга Зурабовна (таб. № 06), водитель дежурного автомобиля - Тарасов Тарас Тарасович (таб. №07).

3.2. Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы

    Список  работников, имеющих право получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов,  размеры  сумм и сроки, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

    Сотрудники  организации, уполномоченные производить  закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее  ознакомлены с нормативными ограничениями  налично-денежного обращения, а также  с требованиями, предъявляемыми к  документальному оформлению таких  операций.

    Согласно  Постановлению Правительства РФ от 2 декабря 2000г. № 914 «Об утверждении  правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства  РФ от 26.05.2009г. № 451), счет-фактура, оформленная  надлежащим образом, является основанием для возмещения покупателю НДС в  порядке, установленном федеральным  законом.

    При получении накладной на отпуск материальных ценностей  и счёта-фактуры в  бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи:

    Дебет 10 (20,23,25,26…) Кредит 71 – на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.

    Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных  документах, фиксируются по счету 19 «Налог на добавленную стоимость»,  на открытых к нему субсчетах: «НДС при приобретении основных средств», «НДС по приобретенным нематериальным активам», «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

    Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе;

    Дебет 68  Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при   покупке товаров (работ, услуг).

    Рассмотрим  пример отражения на счетах бухгалтерского учета  ООО «Тари-Авто» хозяйственно-операционных расходов.

    Завхозу ООО Тари-Авто» Хозяйкиной О.З. (таб.№ 06) на основании приказа руководителя организации Папкова А.П. «Список  сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет» № 02 от 03.01.2010г., по расходному кассовому ордеру №03 от 10.01.2010г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации  в сумме 4000рублей.  Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным  суммам на 10.01.2010г. у Хозяйкиной О.З. нет.

    Хозяйкина О.З. представила в бухгалтерию  авансовый отчет №1 от 11.01.2010г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

    1) товарный чек №07 от 10.01.2010г. и  кассовый чек магазина розничной  торговли «Электротехника» на  радиотелефон «Philips»по цене 980руб. - 1шт.; на общую сумму 980руб.;

    2) накладная №11 от 10.01.2010г. и счет-фактура  №11 от 10.01.2010г. организации ООО  «Дипломат» на  электронные калькуляторы  «Citizen»  - по цене 350руб. - 2шт.; на общую сумму 700руб., в т.ч. сумма НДС – 106,78руб.;

    3) квитанция к приходному кассовому  ордеру №08 от 10.01.2010г. ООО «Дипломат»  на сумму 700руб., полученных от  Хозяйкиной. О.З.;

    4) договор купли-продажи №02 от 10.01.2010г.  и акт купли-продажи, составленные  с предпринимателем Селезневым  С.С. на приобретение стульев  по цене 870руб. – 3шт.; на общую  сумму 2610руб.

    Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон - 1шт.; калькулятор - 2шт.; стул - 3шт.

    Авансовый отчет приняла и проверила  бухгалтер Бухина У.Х., правильность оформления подтвердила главный  бухгалтер Мамочкина А.М., утвердил отчет директор Папков А.П. 11.01.2010г.

    Перерасход  подотчетных сумм выдан Хозяйкиной О.З. по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2010г.

    Сформулируем  все хозяйственные операции, возникшие  в данной ситуации, составим  по операциям  бухгалтерские проводки и занесем  всю информацию в журнал регистрации  хозяйственных операций (таблица 2).

    Таблица 2. Журнал регистрации хозяйственных операций

 

    На  основании счета-фактуры №11 от 15.01.10г. ООО «Дипломат» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при   покупке товаров:

    Дебет 68  Кредит 19 – 106,78рублей.                                                                                      
 
 
 
 

3.3. Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на приобретение ГСМ

    При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации выдается путевой лист, Типовая межотраслевая  форма №3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28ноября 1997года  № 78. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может  быть выдана под отчет, и сроки  составления авансовых отчетов  должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

    Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического  опыта и плана  использования  автомобиля.

    Водитель  транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать  на АЗС документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с  выделенной стоимостью одного литра  топлива. 

    При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности  исчисления НДС при наличной и  безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым  сумма уплаченного НДС может  быть принята к возмещению, является счет-фактура.

    Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим  лицам счет-фактуру, но чаще всего  это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

    В бухгалтерском учете данные операции отражаются проводками:

    Дебет 71  Кредит 50 – на сумму выданного  водителю аванса для приобретения бензина;

    Дебет 10  Кредит 71 – на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным путем);

    Дебет 19  Кредит 71 – на сумму НДС, (сумма х18/118).

    По  окончании месяца общая сумма  НДС по данным операциям проверяется  и сравнивается с суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС  и в бухгалтерском учете отражается проводкой: