Учет расчетов с подотчетными лицами

На основании информации, полученной из первичных документов, программа  позволяет сформировать стандартные  отчеты, содержащие итоговые и детальные  сведения о состоянии расчетов с  подотчетными лицами.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая  ведомость по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими  счетами и конечное сальдо) за выбранный  период, детализированный по подотчетным  лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами (Приложение 14). Она используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

Стандартный отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в  которой содержатся обороты счета  с другими счетами за указанный  период, а также сальдо на начало и на конец периода (Приложение 15).

Стандартный отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для  вывода оборотов и остатков счета  за каждый месяц (Приложение 16). Данный отчет очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету  по конкретным значениям объектов аналитического учета – подотчетных лиц (Приложение 17). Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки.

Также существует стандартный отчет  «Карточка счета с выбранным  значением субконто» позволяет  получить информацию по всем операциям  с конкретным подотчетным лицом (Приложение 18).

Ежемесячно итоги из журнала-ордера №7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с  подотчетными лицами находят подтверждение  в «Журнал-ордер и ведомость по счету 71» предприятия, в котором, на основании занесенных сумм на той или иной счет, можно отследить, сколько и на какие цели были выданы деньги подотчетному лицу, отчитался ли работник за полученную сумму, и какая задолженность (дебиторская или кредиторская перейдет в следующий месяц). Анализируя приложенный журнал-ордер можно заметить, что в основном подотчетные суммы были потрачены на издержки реализации товарной продукции. На конец отчетного периода организация не рассчиталась с работниками за подотчетные суммы и кредитовое сальдо переходит на начало следующего месяца.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, на ОАО «Рыбокомбинат «Любань» используется автоматизированная система учета, которая позволяет снизить затраты времени на оформление документов.

В результате внедрения предприятием в бухгалтерский учет программы  «1С: Бухгалтерия» значительно уменьшилось  количество ошибок при расчетах с  подотчетными лицами. Программа позволила  автоматизировать обработку информации о командированных работниках, понизила вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократила количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствовало повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Одним  из наиболее эффективных  путей  совершенствования  первичного  учета является  полное  внедрение компьютерного учета в процесс обработки первичных документов. 

Недостатком организации учетной  работы предприятия является выполняемый бухгалтерами двойной учет некоторых бухгалтерских операций, то есть, несмотря на наличие автоматизированной системы учета, работники бухгалтерии сначала оформляют некоторые операции вручную, и только после этого данные заносят в компьютеры. Все это увеличивает объемы выполняемых бухгалтерами работ. В связи с этим, необходимо применение более совершенных компьютерных программ. Причем новейшие программы не так сложны в применении как программы старого образца. Внедрение новейших программ не просто облегчит работу бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами, но и позволит снизить риск различных описок в расчетных документах.

На ОАО «Рыбокомбинат «Любань» используется версии программы «1С: Бухгалтерия 7.7». Эта версия не является последней разработкой и поэтому требует модернизации. При замене этого программного продукта на более современный и обновленный, можно сократить затраты времени на обработку информации, что является немаловажным в современном учете.

Совершенствованию учета также  способствует    упорядочение первичной   документации,     широкое   внедрение      типовых унифицированных   форм, повышение   уровня    механизации    и  автоматизации   учетно-вычислительных работ. Так, требования к оформлению первичной документации в ОАО «Рыбокомбинат «Любань» не всегда соблюдаются, возможно, из-за отсутствия в бухгалтерии образцов и перечня документов с указанием требований по их заполнению.

Также бухгалтером допускаются такие типичные ошибки, как выдача подотчетной суммы работнику, который не отчитался за предыдущий аванс. Такое нарушение является грубым. Оно увеличивает денежный оборот предприятия и не позволяет рационально использовать денежные средства. Еще одной типичной ошибкой является несоблюдение сроков сдачи авансовых отчетов, что также приводит к незаконному пользованию деньгами предприятия. Исключение этих ошибок поможет значительно уменьшить как дебиторскую, так и кредиторскую задолженность.

Таким образом, изучив организацию  бухгалтерской работы и учет расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Рыбокомбинат «Любань», в целях совершенствования учета, следует наметить следующие мероприятия:

• организовывать для работников бухгалтерии прохождение курсов повышения квалификации по обновленным программным продуктам («1С: Бухгалтерия 8.2»);
• обеспечить штат бухгалтерии всем необходимым методическим, инструктивным и нормативным материалом;
• привести в соответствие заполнение первичной документации, то есть уделить большее внимание полноте, достоверности,  обоснованности, правильности и своевременности заполнения первичных документов;
• улучшить документооборот;
• рационально организовать работу бухгалтерии (установить более совершенную программу автоматизированного учета,  тем самым сократить объемы выполняемых бухгалтерами работ, исключив ручную обработку документов аналитического учета).

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки  командировок, расходы по ним, а также  их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии.

 На ОАО «Рыбокомбинат «Любань» учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Для более удобного обращения к нормативно-правовой базе, а также для отслеживания за вновь созданными или обновленными нормативами, на предприятии установлена программа «Бизнес-Инфо».

Из рассмотренного материала видно, что для обеспечения оперативности обработки информации  предусмотрено  совершенствование имеющейся базы данных, создание новых баз и внедрение в производство компьютерной системы аналитической обработки информации.   Для завоевания новых рынков сбыта ОАО «Рыбокомбинат «Любань», как прогрессирующее предприятие, должно как можно быстрее минимизировать ошибки учета для создания устойчивой базы и закрепления на рынке. [1, 2,7, стр. 158, 270, 641]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 Бухгалтерский учет организуется  самим предприятием исходя из  особенностей его деятельности.

Четкая и налаженная система  ведения бухгалтерского учета при  работе с подотчетными лицами необходима не только для предупреждения конфликтов со стороны налоговых органов, но еще и для сохранности денежных средств предприятия, выдаваемых под  отчет, и их целевом использовании.

В данной курсовой работе были изучены  теоретические аспекты сущности организации расчетов с подотчетными лицами, рассмотрен порядок возмещения расходов подотчетным лицам, обращено внимание на нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами.

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия и связаны со многими другими разделами учета (операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей).

Также были рассмотрены такие вопросы  как: документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Особенностью организации учета расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Рыбокомбинат «Любань» является комплексность ведения данной части учета, так как подвижность денежных средств делает этот участок хозяйственной деятельности предприятия наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений. Комплексность ведения учета представляет собой целую систему – от составления до сдачи в бухгалтерию авансовых отчетов. Комплексность: полнота заполнения первичных документов, взаимоувязка данных учета, систематичность сдачи отчетов. Все этапы движения авансового отчета фиксируются, а автоматизированная обработка информации помогает быстро отразить проделанную работу. Именно комплексность обуславливает эффективную деятельность на предприятии.

 Несоблюдение установленных  правил ведения бухгалтерского  учета на ОАО «Рыбокомбинат «Любань» жестка пресекается в виде лишения премий,  объявления выговоров.

Задачи, поставленные при написании  данной работы мною были выполнены.  Из всего вышеизложенного материала видно, что значимость учета расчетов с подотчетными лицами велика. Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.

Был сделан анализ деятельности предприятия в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на основе цифровой информации из бизнес-плана и бухгалтерского отчета предприятия.

Порядок расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с  законодательством Республики Беларусь.

Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки –  неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи  с чем основными задачами ведения  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

• своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
• документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
• контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Только при решении данных задач  и правильного документального  отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной  политикой предприятия можно  избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.

Освоение методики учета расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

Рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению  ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской  и кредиторской задолженности, ускорению  оборачиваемости оборотных средств  предприятия. Вследствие этого улучшается финансовое состояние предприятия. Это особенно актуально в современных рыночных условиях, поскольку денежная стадия кругооборота средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы собственности.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современной мировой экономики.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ: