Учет расчетов с подотчетными лицами

Порядок выдачи наличных денег под  отчет на предстоящие расходы  заключается, как правило, в предварительном  обеспечении работников авансом  на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя допускается использование личных денежных средств физических лиц  в интересах юридического лица, с  которыми они состоят в трудовых отношениях.

Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет  об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах  юридического лица. [3, стр. 485]

Таким образом, сущность учета расчетов с подотчетными лицами заключается  в безошибочном оформлении первичных документов, своевременном отслеживании движения выданных сумм (возврат в кассу или выдача из кассы), проверки сданных работниками отчетов и правильное отнесения подотчетных сумм на соответствующие статьи затрат.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Расчеты с подотчетными лицами

В соответствии с законодательной  базой Республики Беларусь работнику, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы по проезду  к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения, выплачиваются суточные и иные расходы.

Так, в соответствии с Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, командированному работнику возмещаются следующие расходы:   

• по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями. В исключительных случаях, при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района, плата за проезд без предоставления проездных документов с разрешения нанимателя может быть компенсирована по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
• по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя. Командированному работнику также по представлению подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В  случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов. Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается. Без представления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

• за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов выплачиваются суточные. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. [2, стр. 272]

При направлении работника в  командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы  оплачивает направляющая сторона путем  безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание  не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются  в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной  нормы.

• расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.
• расходы по провозу багажа возмещаются в случае выполнения служебного поручения по его провозу.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места  работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места  командировки к месту своего постоянного  жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. [3, стр. 490]

За время служебной командировки сохраняется место работы (должность) и средняя заработная плата командируемого. Средняя заработная плата за дни командировки исчисляется исходя из заработка за два последних месяца (с 1-го по 1-е число месяца) перед командировкой.

Несколько отличается порядок возмещения расходов по заграничным командировкам: одни расходы покрываются иностранной  валютой, другие – валютой Республики Беларусь.

Оплата расходов по найму жилого помещения в валюте и проезда  производится на основании подтверждающих документов. При проезде по территории республики суточные выплачиваются  в денежных единицах республики по нормам для оплаты командировок в  пределах республики. При проезде  и за время пребывания на иностранной  территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку. День пересечения  границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые  суточные выплачиваются в иностранной  валюте, а день пересечения границы  при возвращении в республику – в дни, за которые суточные выплачиваются  в денежных единицах республики по нормам, установленным для командировок в пределах республики. В тех случаях, когда работники за границей обеспечиваются питанием и иностранной валютой  на личные расходы за счет принимающей  стороны, - суточные не выплачиваются. Если командированные обеспечиваются только разовым питанием, то суточные выплачиваются в размере 70%, а если двухразовым – 30% от нормы. [6, стр. 241]

В соответствии с Постановлением Минфина Республики Беларусь от 21.10.2011 № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках:

• суточные – 44 000 рублей за каждый день командировки;
• суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства – 22 000 рублей;
• по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 13 000 рублей.

Данные размеры возмещения расходов для органов государственного управления и организаций, финансируемых из бюджета, вводятся в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденных на эти цели.

Таким образом, порядок возмещения и размеры расходов по командировкам  регламентированы нормативной базой  Республики Беларусь и являются обязательными  при осуществлении расчетов с  подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Нормативное регулирование расчетов  с подотчетными лицами

Порядок выдачи денег под  отчет, размер авансов и сроки, на которые они выдаются, установлены  Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

В соответствии с данным нормативным актом, к кассовым операциям  относятся:

• оприходование в кассу наличных денег;
• соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег;
• прием наличных денег в кассу предприятия, предпринимателя, частного нотариуса;
• выдача наличных денег из кассы предприятия, предпринимателя, частного нотариуса и оформление кассовых документов;
• порядок использования выручки;
• порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков;
• ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.

Выдача наличных денег  под отчет на предстоящие расходы  на цели, установленные законодательством  Республики Беларусь, работникам предприятия, предпринимателя, а также самому предпринимателю, использующему наемный  труд и ведущему кассовую книгу в соответствии

с Правилами, производятся по расходным кассовым ордерам.

Инструкция о мерах  ответственности за нарушение правил ведения кассовых операции и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь устанавливает размеры штрафов в случае несоблюдения Правил ведения кассовых операций. Так за несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса. За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.

В соответствии с Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 июля 2010 г. № 115 « Об утверждении положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу» регламентируются трудовые отношения, назначения, переводы и перемещения работников, направленных в учреждения Республики Беларусь за границей, оформляются приказы (распоряжения) государственных органов, направивших их на работу, независимо от наличия приказа по соответствующему учреждению за границей.

Данное постановление также определяет, в какой валюте будет произведен расчет при следовании работника из Республики Беларусь на работу за границу и при следовании из-за границы в Республику Беларусь. Дата пересечения границы при следовании работника за границу и в республику определяется по отметке контрольно-пропускных пунктов в заграничном паспорте работника.

В этом документе также отражаются условия и порядок оплаты труда, виды удержаний из нее, рабочее время и время отдыха, виды и размеры возмещаемых работнику расходов, а также оплата в связи с временной нетрудоспособностью и пособий по беременности и родам.

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных  командировках за границу» установлен перечень лиц и нормы оплаты командировочных  расходов, представленные в виде таблицы, содержащей наименование страны, вид  иностранной валюты, нормы расходов за проживание вне места постоянного  жительства (суточных), а также предельную норму по найму жилого помещения.

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 апреля 2010 г. №56 «Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» регламентирует документальное оформление направления работника в командировку, понятие служебной командировки, виды расходов, возмещаемых работнику предприятия, а также порядок и сроки предоставления авансового отчета в бухгалтерию по приезду из командировки.

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 октября 2011 года №107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» отражаются виды расходов, возмещаемых работнику предприятия, а также порядок и сроки предоставления авансовых отчетов.

Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274 «О совершенствовании  порядка направления в служебные  командировки за границу» регламентируется:

 • продолжительность  служебной командировки за границу  (не должна превышать двух дней  без учета времени на проезд  к месту командирования и обратно); в решении о направлении в  служебную командировку за границу  может быть установлен более  длительный срок исходя из  служебной необходимости и обеспечения  максимальной экономии государственных средств;

 • срок предоставления  Президенту Республики Беларусь  информации о результатах служебной  командировки руководителями, должности  которых включены в перечень  высших государственных должностей  Республики Беларусь (в течение  десяти дней);

 • необходимость  обеспечения руководителям государственных  органов и других государственных  организаций максимальной эффективности  служебных командировок за границу  и контроля за использованием бюджетных средств на эти цели;