Учет расчетов с подотчетными лицами

Все хозяйственные  операции, проводимые ОАО «Рыбокомбинат  «Любань»», должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский учет: кассовый чек или квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1, с приложением к ним копии товарного чека и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами и содержащие обязательные реквизиты.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров.

Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности.

Таким образом, в ОАО «Рыбокомбинат «Любань» учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, авансовый отчет, список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы и некоторые другие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.2.  Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы.

Чаще всего в ОАО «Рыбокомбинат  «Любань» выдаются авансы для служебных  командировок. Служебной командировкой  считается поездка работника  по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Основными документами, которые применяются  при оформлении командировочных  расходов, являются:

• приказ о командировании;
• командировочное удостоверение;
• доверенность;
• путевой лист;
• авансовый отчет;
• расходный кассовый ордер.

Служебная командировка работника  требует надлежащего документального  и правового оформления. При этом работнику маркетинговой службы, бухгалтерии и иных подразделений  необходимо составить целый комплекс документов, часть которых предшествует направлению в командировку, другие – ее сопровождают,  третьи –  оформляются  после прибытия из командировки. [7, стр. 642]

Командировка в ОАО «Рыбокомбинат «Любань» оформляется приказом (Приложение 8) с указанием фамилии, имя и отчества командируемого, пункта назначения, наименования торговой точки, куда командируется работник, срока и продолжительности командировки. Приказ о направлении работников в служебную командировку оформляется в отделе маркетинга маркетологом. Обычно в оформляемом приказе перечисляются все командированные на определенную дату, что предотвращает путаницу при создании маршрута водителей и продавцов.

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (Приложение 9), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью и со всеми обязательными реквизитами. Срок командировки определяется руководителем предприятия. Так как в основном работников предприятия направляют для торговли, то командировка не превышает 2 календарных дней. На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

В ОАО «Рыбокомбинат «Любань», убывающие  в командировки и прибывающие  из них, регистрируются в Журнале учета работников, выбывающих в командировки  (Приложение 10).

Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении  работника в командировку могут  также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой  лист на машину.

На расходы, связанные со служебными командировками, выдаются наличные деньги в пределах сумм, причитающихся командированными лицами на эти цели. Расходовать выданные под отчет суммы допускается лишь на цели, на которые они выданы.

Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию  приказа о направлении в командировку у маркетолога и сделать на нем отметку за подписью бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. Выдачу наличных денег под отчет можно осуществлять только при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам, что на ОАО «Рыбокомбинат «Любань» не всегда бухгалтером соблюдается.

К оправдательным документам, приложенным к авансовому отчету, относятся следующие:

- командировочное удостоверение;

- чеки по найму жилья;

- путевые листы. [4, стр. 163]

Для того чтобы создать благоприятные  условия труда и не отвлекать  командированных работников от их основных обязанностей, отдел маркетинга заранее  бронирует места в гостиницах. Это решение помогает сократить  командировочные расходы и избежать непредвиденных ситуаций (отсутствие гостиничных мест, переезды в другой город). Обязанность по бронированию номеров возложена приказом руководителя на менеджера по продажам. Найм жилья  возможен только в тех случаях, когда реализация продукции осуществляется в незакрепленных за предприятием зон обслуживания.

К авансовому отчету водителя организации  необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля, если заправка производилась. На ОАО «Рыбокомбинат «Любань» водители заправляют машины только на заправке организации, поэтому необходимости в оформлении авансового отчета по покупке топлива не всегда уместна. Необходимость оформления авансового отчета по покупке топлива может возникнуть только в том случае, когда водитель находится в длительной командировке и требуется дозаправка. [1,  стр. 154]

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных  суммах и приложенные к ним  оправдательные документы в бухгалтерии  подвергаются счётной проверке, а  также проверке по существу.

Бухгалтер, принимающий авансовые  отчеты, в первую очередь проверяет  отметки о прибытии и выбытии  командированного работника в пункты назначения. Авансовые отчеты, в которых отсутствуют отметки о прибытии и выбытии из пунктов назначения, бухгалтером не принимаются.

Бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью  бухгалтерских проводок фиксирует  направление списания данных сумм из подотчета.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к  учету, руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71. [2, стр. 280]

Как и при выдаче подотчетной  суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчетом суммы  командировочных расходов, осуществляется из кассы по расходному кассовому ордеру. Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.[4, стр. 493]

Таким образом, на ОАО «Рыбокомбинат «Любань» учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы и в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Основными первичными документами являются: расходный и приходный кассовые ордера, приказ о командировании, командировочное удостоверение, авансовый отчет и другие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Синтаксический и аналитический учет расчетов

с подотчетными лицами

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта  финансово-хозяйственной деятельности предприятий, для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами».  Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету и кредиту.

По дебету данного счета отражаются суммы выданных авансов на предстоящие  хозяйственные и командировочные  расходы, выданные суммы перерасхода  по авансовым отчетам. По кредиту  отражаются суммы согласно предоставленных авансовых отчетов и суммы, возвращенные в кассу как неиспользованные. Если сальдо начальное дебетовое, то оно означает остаток долга подотчетного лица на начало периода  перед организацией, если же сальдо начальное кредитовое — остаток долга за организацией подотчетному лицу на начало периода. Конечное дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица перед организацией на конец периода, конечное сальдо кредитовое – задолженность организации подотчетному лицу. [7, стр. 660]

Для того чтобы отразить операции на счетах бухгалтерского учета, бухгалтер  должен на основании Плана счетов организации (Приложение 11) составить соответствующую корреспонденцию счетов. Ниже приведем пример некоторых бухгалтерских записей, сделанных на ОАО «Рыбокомбинат «Любань» за 2012 г.

Все подотчетные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании  авансового отчета работника с приложением  подтверждающих расходы документов:

ДЕБЕТ 10 – КРЕДИТ 71 – приобретение подотчётным лицом материалов, основных средств – 851 850 рублей;

ДЕБЕТ 18 – КРЕДИТ 71 – налог на добавленную стоимость, выделенный в документах при приобретении ценностей;

ДЕБЕТ 44 – КРЕДИТ 71 – подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с отгрузкой и реализацией товаров –

42 493 160 рублей;

ДЕБЕТ 50 – КРЕДИТ 71 – возвращены в кассу неиспользованные подотчётные суммы;

ДЕБЕТ 76 – КРЕДИТ 71 – произведен расчёт с дебиторами с помощью  подотчётной суммы;

ДЕБЕТ 70 – КРЕДИТ 71 – остатки  неиспользованных подотчетных сумм удерживаются по решению руководителя из заработной платы работника;

ДЕБЕТ 08, 07 – КРЕДИТ 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным  лицом;

ДЕБЕТ 20, 25, 26 – КРЕДИТ 71 – списаны  расходы по командировке, необходимые  для нужд производства – 2 622 150 рублей;

ДЕБЕТ 43.1 – КРЕДИТ 71 – списаны  расходы по командировке, связанной  с продажей готовой продукции;

ДЕБЕТ 84 – КРЕДИТ 71 – расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия;

ДЕБЕТ 91 – КРЕДИТ 71 – недостачу  по расчетам с подотчетным лицом  нельзя возместить.

Выдача денежных средств работнику  предприятия под отчет отражается проводкой:

ДЕБЕТ 71 – КРЕДИТ 50  – на выданную сумму из кассы предприятия – 46 711 930 рублей;

ДЕБЕТ 71 – КРЕДИТ 51 – перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица.

Невозвращенные работниками в  установленные сроки суммы, отражаются в учете с использованием проводок:

ДЕБЕТ 94 – КРЕДИТ 71 – списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

ДЕБЕТ 70 – КРЕДИТ 94 – удержание подотчетных сумм из заработной платы. [9, стр. 78, 79]

На основании выполненной корреспонденции счетов, бухгалтер оформляет регистры синтетического и аналитического учета.

Регистром для учета операций по учету расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный  регистр, сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что  каждой выданной под отчет сумме  отводится в журнале-ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в  погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены  на той же строке.

Журнал-ордер № 7 («Журнал-ордер и ведомость по счету 71») (Приложение 12) ведется на ОАО «Рыбокомбинат «Любань» в электронном виде с использованием программы «1С: Бухгалтерия» и составляется за месяц. Журнал-ордер представляет собой отчет по движению на счете 71 (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые  отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные  кассовые ордера – на расхождения  в полученных и израсходованных суммах. [7, стр. 656]

Для получения информации о наличии  и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных  разрезах, предназначено ведение  аналитического учета. Аналитический  учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения  объектов (подотчетных лиц) аналитического учета в «1С: Бухгалтерия» используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

Используемая программа, позволяет  детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты. Такая детальная  информация предоставлена в стандартном  отчете «Журнал-ордер счета по субконто» (Приложение 13).