Учет расчетов с подотчетными лицами

Также при размене денег  или непосредственно при расчетах, в том числе и с подотчетными лицами, могут происходить ошибки и недостачи. Во всех случаях сумма  расхождения должна быть отражена, то есть, дебетована или кредитована, на счет «Недостача и излишек наличности». Этот счет является активно-пассивным, что наблюдается в иностранном  учете весьма редко.

В зарубежном учете, также  как и в белорусском, существуют специальные процедуры, журналы  и бланки для обеспечения контроля за выплатами наличности. К специальным журналам относятся журнал учета ваучеров и журнал учета чеков.

Когда компания использует систему ваучеров, то она отражает каждую выплату наличности в ваучере  и регистрирует ваучер в журнале  учета ваучеров. Счет-фактура или  другой соответствующий документ является основанием для составления ваучера. Система ваучеров базируется на том, что каждый чек выписывается только на основании ваучера. Это удобно для учета и является дополнительным контролем. При этом применяются учетные журналы.

В конце месяца общий итог колонки «Задолженность по ваучерам»  переносится в контрольный счет Главной книги счетов «Задолженность по ваучерам».

Также как и денежные средства, участвующие в расчетных операциях, так и дебиторская задолженность  имеет непосредственное отношение  к расчетам. Поскольку момент признания  выручки не совпадает с моментом поступления денежных средств, международные  стандарты уделяют значительное внимание учету дебиторской задолженности.  
Под дебиторской задолженностью понимаются обязательства различных контрагентов перед предприятием. Дебиторскую задолженность предприятия обычно разделяют на торговую и неторговую. Авансы, выданные подотчетным лицам предприятия на командировочные расходы, хозяйственно-операционные и представительские расходы, относятся непосредственно к неторговой дебиторской задолженности.  
Один из основных принципов МСФО – принцип осмотрительности требует чтобы:

- показатели статей, отражаемых  в балансе и отчете о прибылях  и убытках, были связаны с  вероятностью получения организацией  экономических выгод в будущем; 

- оценка статей должна  иметь стоимостное выражение,  которое может быть достоверно  подтверждено.

Другими словами, при оценке вероятности получения экономической  выгоды в будущем компания должна оценить степень неопределенности в отношении получения этой выгоды. Дебиторская задолженность, которая  не оплачена в срок и по которой  предприятие предположительно не получит  заемные средства, называется сомнительной или безнадежной.  
В соответствии с МСФО при допущении, что дебиторскую задолженность не возможно будет взыскать, создается резерв на ее покрытие.

2.5. Совершенствование  учета расчетов с подотчетными  лицами в условиях развития  системы автоматизированной обработки  учетной информации.

В нынешних условиях, когда  вычислительная техника гармонично вписывается в деятельность организации, компьютеризация учета, анализа  и аудита является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации. Автоматизация  ведения учета способствует значительному  облегчению труда бухгалтеров. Поэтому  одним из путей совершенствования  учета является совершенствование  формы ведения бухгалтерского учета, то есть замена ее более универсальной.  
В настоящее время существует множество разнообразных программ для облегчения работы бухгалтера. Крупные предприятия и организации использую один вид программ, более мелкие другие. Основное большинство всех организации используют программный продукт фирмы «1С», который предназначен для автоматизации различных видов деятельности.  
«1С: Бухгалтерия» версии 7.7 является, по сути, одной из функциональных компонент технологической платформы «1С: Предприятие». Программа имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права доступа к данным, хранящимся в системе. Пользователь может оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой. Без его личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе [15, с.23].

Данная программа является самой распространенной в странах  СНГ. На данный момент ведется активное внедрение новой «1С: Бухгалтерия» версия 8.0. Новая версия программы содержит набор решений, которые значительно упростят выполнение бухгалтерских операций. Программа по-прежнему ориентирована на оформление документов и их автоматическое фиксирование в журналах. Последовательность заполнения документов в программе соответствует операциям бухгалтерского учета. Ликвидированы неточности, двоякое толкование, громоздкость в оформлении некоторых бухгалтерских операций. В то же время изучение новой версии не представляет труда, так как общая логика программы не претерпела изменений [16, с. 156].

В новой версии программы  упрощен интерфейс для работы с приходными и расходными кассовыми  ордерами, кассовой книгой и другими  приложениями. Программа позволяет  вести валютный учет. Для этого  предусмотрено ведение справочника  видов валют и курсов по ним, история  курсов валют. Что непосредственно  облегчает работу с приходными и  расходными кассовыми ордерами по валютным операциям. Программа самостоятельно переводит сумму иностранной  валюты в эквивалент в белорусских  рублях. Любой сформированный отчет  может быть распечатан на принтере или же сохранен в файле различных  форм, в том числе в формате  самого популярного процессора Excel. Помимо этого программа позволяет создавать и произвольные отчеты – отражающие особенности учета в отдельной организации. Как правило, такие отчеты настраиваются специалистом организации, которая обслуживает программу на данном предприятии.

 

 

 

Заключение

На основании изученного материала можно сделать следующие  выводы.

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, а также  для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением  материалов по мелкому опту в розничной  торговле, и на другие хозяйственные  нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Республики Беларусь и за границу;
• представительские расходы.

Все эти хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия  или непосредственно из банка  по отчет.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации, предпринимателя отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции, товаров, работ, услуг, относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу другим запрещается.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованных источников

 

1. Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4.
2. Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 28.06.2004 № 98 (в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь 13.02.2008 № 24)
3. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2007 г. № 197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»
4. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»
5. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь 29.02.2008 № 29)
6. Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55.
7. Бухгалтерский учет, анализ и аудит: Учеб. пособие / П.Г. Пономаренко [и др.]; под общ. ред. П.Г. Пономаренко. Минск: Выш. шк., 2006. 527 с.
8. Бухгалтерский учет: Учебно-методический комплекс. В 2 ч. Ч.2 / Авт: кол.; Под общ. ред. Балдиновой – Мн.: Изд-во МИУ, 2006. – 190 с.
9. Бухгалтерский учет в торговле: Учеб. / В.А. Березовский, В.Б. Гурко, Л.Ф. Жилинская и др.; под общ. ред. В.В. Кожарского. Мн.: Новое знание, 2004. 812 с.
10. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании: Практ. пособие / Л.И. Кравченко [и др.]; под ред. Л.И.Кравченко. 4-е изд., перераб. и доп.  Минск: ФУАинформ, 2008. 768 с.
11. Левкович О.А. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / О.А. Левкович, И.Н. Бурцева. – 5-е изд., перераб. и доп. – Минск: Амалфея, 2007. – 800 с.
12. Стражева Н.С., Стражев А.В. Бухгалтерский учет: Учебно-методическое пособие / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. – 12-е изд., перераб. и доп. Мн.: Соврем. шк., 2008. 672 с.