Учет расчетов с подотчетными лицами

После проверки бухгалтером  авансового отчета и определения  суммы к учету руководитель предприятия  утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера. 

Таким образом, на предприятии  учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных  документов установленной формы, основными  из которых являются расходный и  приходный кассовые ордера, командировочное  удостоверение, авансовый отчет  и некоторые другие.

2.2. Учет расчетов  с подотчетными лицами при  служебных командировках в пределах  Республики Беларусь.

В соответствии со ст. 95 ТК при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту  служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне  места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные  работником с разрешения или  ведома нанимателя расходы.

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках  определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

1. Согласно подп. 6.1 Инструкции № 35 командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного  района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных  документов по минимальной стоимости  проезда. Подлежат возмещению расходы  по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Таким образом, по окончании  командировки для возмещения расходов по проезду работник должен предъявить подлинные проездные документы (билеты), выданные в установленном порядке  организациями и индивидуальными  предпринимателями, имеющими соответствующую  лицензию на осуществление пассажирских перевозок.

Нередко возникает вопрос, можно ли учитывать в составе  затрат, учитываемых при налогообложении  прибыли, расходы на проезд к месту  командировки на маршрутном такси.

В соответствии со ст. 1 Закона Республики Беларусь от 14 августа 2007 г. № 278-З («Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее – Закон № 278-З) автомобиль-такси – транспортное средство, оборудованное таксометром, имеющее соответствующие отличительные знаки и используемое для автомобильных перевозок.

Согласно ст. 4 Закона № 278-З автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении – систематические автомобильные перевозки пассажиров, выполняемые согласно расписаниям либо интервалам движения транспортных средств с установленными началом и окончанием работы по определенным маршрутам с местами посадки и высадки пассажиров, оборудованными в соответствии с требованиями технических нормативных правовых актов.

Автомобильные перевозки  пассажиров в регулярном сообщении  подразделяются на автомобильные перевозки  пассажиров транспортом общего пользования  и иные автомобильные перевозки  пассажиров в регулярном сообщении.

Автомобильные перевозки  пассажиров в нерегулярном сообщении  – автомобильные перевозки пассажиров, которые не могут быть отнесены к  автомобильным перевозкам пассажиров в регулярном сообщении.

Статьей 27 Закона № 278-3 определено, что автомобильные перевозки пассажиров автомобилями-такси относятся к автомобильным перевозкам пассажиров в нерегулярном сообщении и выполняются на условиях публичного договора.

Организация и выполнение автомобильной перевозки пассажира  автомобилем-такси, а также ее оплата производятся в соответствии с Правилами  автомобильных перевозок пассажиров и иными актами законодательства.

В соответствии с п. 36 Правил автомобильных перевозок пассажиров в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 июня 2008 г. № 972(с изменениями и дополнениями; далее – Правила № 972), каждому маршруту внутриреспубликанских автомобильных перевозок пассажиров в регулярном сообщении присваивается номер с указанием вида сообщения символами: «С» – для скоростного, «Э» – для экспрессного (за исключением перевозок автобусами категории М2), «Т» – для экспрессного при перевозках автобусами категории М2 (маршрутное такси), «Д» – для дополнительного маршрута. Номер маршрута при автомобильных перевозках пассажиров в регулярном сообщении, которые не относятся к перевозкам транспортом общего пользования (иные автомобильные перевозки пассажиров в регулярном сообщении), дополняется символом «К». Не допускается присвоение одинаковых номеров маршрутов в одном городе (населенном пункте), а также прохождение маршрутов пригородных и междугородных автомобильных перевозок пассажиров с одинаковыми номерами через один и тот же остановочный пункт.

Согласно п. 115, 116 Правил № 972 в билете на междугородную автомобильную перевозку в регулярном сообщении должны указываться: наименование автомобильного перевозчика; назначение билета; серия (на бланочном билете) и номер билета; наименование начального и конечного остановочных пунктов маршрута поездки пассажира; маршрут движения автобуса (номер маршрута); дата и время начала поездки (при продаже билета в автобусе – необязательно); номер места для сидения; стоимость проезда; дата и время выдачи билета.

На бланочных билетах  одноразового пользования могут  не указываться дата и время их выдачи.

Билеты на междугородные  перевозки пассажиров в регулярном сообщении и багажные квитанции  на провоз багажа должны оформляться  в билетных кассах, расположенных  на пассажирских терминалах, остановочных пунктах и в других установленных  местах, а при отсутствии билетных касс – водителем автобуса.

Продажа бланочных билетов  отмечается в билетно-учетном листе.

Следовательно, если автомобильная  перевозка осуществляется транспортом  общего пользования в регулярном сообщении (к такой перевозке  относится в т.ч. перевозка на маршрутном такси), то командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов, а также расходы по проезду к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. При этом представленный билет, который будет являться основанием для отнесения расходов на проезд на себестоимость продукции (работ, услуг) и на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, должен быть оформлен в соответствии с Правилами № 972.

2. Расходы по найму  жилого помещения (исключая время  нахождения в пути) в размере  стоимости представленных подлинных  документов (счетов, квитанций и  других документов), подтверждающих  оплату расходов (одного места  в номерах с количеством мест  для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание  в номерах высшего разряда  (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов  культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного  в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику  не возмещается.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму  жилого помещения, командированному работнику  с даты прибытия в место служебной  командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Министерством  финансов Республики Беларусь, кроме  случаев, когда командированному работнику  предоставляется жилое помещение  за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.

На сегодняшний день норма  по найму жилого помещения без  представления подтверждающих документов утверждена Постановлением № 2 в размере 6500 руб. в сутки.

В п. 13 Правил гостиничного обслуживания в Республики Беларусь, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 апреля 2006 г. № 471 (с изменениями и дополнениями; далее – Правила № 471), указано, что исполнитель выдает потребителю пропуск, квитанцию (талон), счет или иной документ, подтверждающий заключение договора на предоставление услуг, который должен содержать:

● наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей – фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

● фамилию, имя, отчество потребителя;

● сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

● срок проживания в гостинице;

● цену номера (места в номере);

● другие данные по усмотрению исполнителя.

3. Расходы за проживание  вне места жительства (суточные) для покрытия дополнительных  личных расходов. Нормы суточных  устанавливаются Министерством  финансов Республики Беларусь. На  сегодняшний день Постановлением № 2 установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

● суточные – 22 000 руб. за каждый день командировки;

● суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, – 11 000 руб.

Командировка считается  однодневной, если день выбытия совпадает  с днем прибытия. При этом продолжительность  однодневной командировки по времени (в часах), а также дальность  расстояния поездки действующими нормативными правовыми актами не установлены.

В соответствии с подп. 6.3 Инструкции № 35 суточные за время нахождения в пути выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового – 30 процентов установленной нормы.

4. Иные произведенные  работником с разрешения или  ведома нанимателя расходы. В подп. 6.4 Инструкции № 35 речь идет только о расходах по междугородным телефонным переговорам, которые возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Таким образом, перечень иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя, ограничен Инструкцией № 35 лишь международными телефонными переговорами.

Поэтому если у работника  возникла необходимость произвести какие-либо дополнительные расходы (не указанные в Инструкции № 35), связанные с выполнением задания на командировку, то данные расходы не будут являться командировочными (но могут быть возмещены на основании п. 4 ст. 95 ТК), а будут квалифицироваться как иные расходы, например, хозяйственные. При этом при отнесении их на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, необходимо пользоваться ст. 130, 131 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК).

Срок предъявления авансового отчета при возвращении  работника из служебной командировки

В соответствии с п. 10 Инструкции № 35 командированные работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В п. 37 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4, сказано, что лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.