Учет расчетов с подотчетными лицами

В авансовом отчете указываются  произведенные расходы по найму  жилого помещения, проезду и сумма  суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие  документы:

● командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

● проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

● оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

● отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Отражение командировочных  расходов в бухгалтерском учете

В соответствии с Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 мая 2003 г. № 89 (с изменениями и дополнениями), на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет  суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции  с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется  в корреспонденции с дебетом  счетов, на которых учитываются затраты  и приобретенные ценности, или  других счетов в зависимости от характера  произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита  счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям» (когда  они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Аванс командированному работнику  может быть выдан:

● наличными денежными средствами из кассы организации (Дебет счета 71 – Кредит счета 50);

● путем перечисления на корпоративную пластиковую карточку (Дебет счета 55 субсчет 7 «Банковские карты» – Кредит счета 51).

В соответствии с подп. 22.1 Инструкции о порядке совершенствования операций с банковскими пластиковыми карточками», утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30 апреля 2004 г. № 74 (с изменениями и дополнениями), держатели корпоративных карточек вправе их использовать при открытии карт-счета в белорусских рублях для проведения безналичных расчетов в целях оплаты расходов, связанных со служебными командировками держателей корпоративных карточек, разъездами индивидуальных предпринимателей – держателей корпоративных карточек на территории Республики Беларусь, либо проведения безналичных расчетов и получения наличной иностранной валюты в целях оплаты определенных законодательством Республики Беларусь расходов на представительские цели за пределами Республики Беларусь, расходов, связанных со служебными командировками держателей корпоративных карточек, разъездами индивидуальных предпринимателей – держателей корпоративных карточек за пределы Республики Беларусь, в случаях, когда договорами карт-счета предусмотрена возможность совершения валютно-обменных операций по покупке иностранной валюты владельцем карт-счета для возмещения банку-эмитенту затрат, произведенных им в иностранной валюте в целях осуществления расчетов с организациями торговли (сервиса) – нерезидентами, а также в целях осуществления расчетов с нерезидентами, обеспечившими выдачу наличной иностранной валюты держателям;

● путем перечисления на личную пластиковую карточку (Дебет счета 71 – Кредит счета 51).

Для целей бухгалтерского учета затраты на командировки, связанные  с производственной деятельностью, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).

Для целей налогового учета  необходимо руководствоваться п. 1 ст. 130 НК, где указано, что затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.

При определении облагаемой налогом прибыли не учитываются  расходы на командировки, произведенные  сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (подп. 1.6 ст. 131 НК).

В соответствии с подп. 1.3 ст. 163 НК освобождаются от подоходного налога с физических лиц все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику), в том числе связанных с выполнением плательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате нанимателем плательщику  расходов на командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределами освобождаются от подоходного  налога с физических лиц суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных  в порядке, определенном Трудовым кодексом Республики Беларусь, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, расходы, связанные с выдачей и (или) регистрацией документов для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь, получением виз, а также с обменом наличной валюты или чека на наличную иностранную валюту или с получением наличной иностранной валюты с использованием банковской пластиковой карточки. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога с физических лиц в пределах норм, установленных законодательством. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым организацией членам органа управления, прибывающим (выезжающим) для участия в работе соответствующего органа управления этой организации.

Статьей 1 Закона Республики Беларусь от 29 февраля 1996 г. № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями; далее – Закон № 138-XIII) установлено, что плательщиками обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее – Фонд) являются:

● работодатели – юридические лица (включая юридические лица с иностранными инвестициями, осуществляющие деятельность на территории Республики Беларусь), их представительства, филиалы, индивидуальные предприниматели и частные нотариусы, предоставляющие работу гражданам по трудовым договорам, гражданско-правовым договорам, предметом которых являются оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности (далее – гражданско-правовой договор), физические лица, предоставляющие работу гражданам по трудовым договорам, а также юридические лица, предоставляющие работу на основе членства (участия) в юридических лицах любых организационно-правовых форм;

● работающие граждане – граждане Республики Беларусь, иностранные граждане и лица без гражданства, работающие по трудовым договорам и (или) гражданско-правовым договорам, а также на основе членства (участия) в юридических лицах любых организационно-правовых форм.

В соответствии со ст. 2 Закона № 138-XIII объектом для начисления обязательных страховых взносов в Фонд являются: для работодателей и работающих граждан – выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных перечнем видов выплат, на которые не начисляются обязательные страховые взносы в Фонд, утверждаемым Советом Министров Республики Беларусь, но не выше четырехкратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы.

Также согласно п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 октября 2003 г. № 1297 (с изменениями и дополнениями), объектом для начисления страховых взносов являются выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее – застрахованные лица), по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в т.ч. по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 января 1999 г. № 115 (далее – Перечень).

В п. 6 данного Перечня указаны компенсации, предусмотренные законодательством Республики Беларусь (кроме компенсаций, выплачиваемых: за неиспользованный трудовой отпуск; вместо предупреждения о предстоящем высвобождении; за особые условия труда); суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.

2.3. Учет расчетов  с подотчетными лицами при  служебных командировках за границу

Все большее распространение  получают командировки в дальнее  зарубежье. Это связано с расширением  делового сотрудничества белорусских  организаций и компаний с зарубежными  партнерами, расширением рынка сбыта. Кроме того, все большее число  белорусских фирм принимают участие  в зарубежных выставках, научных  конференциях.

Необходимым условием для  оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа о командировании, что следует из Положения о  порядке покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов (утвержденное ЦБ РБ 25 июня 1997 г. № 62).

Уполномоченные банки  выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные  расходы на основании заявки, оформленной  на основании 2 приказов:

    • устанавливающий  сотруднику размер суточных;

    • о направлении  сотрудника в служебную зарубежную  командировку с указанием фамилии,  имени и отчества командируемого  лица, предполагаемой даты выезда  и возвращения из служебной  командировки или планируемого  срока командировки, страны командирования. [20,с.59]

     Если направление  сотрудников в зарубежные командировки  носит разовый характер, то всю  необходимую информацию можно  определить и в одном приказе.  Размеры суточных в зависимости  от страны, которыми можно руководствоваться,  установлены Приказом Минфина  Республики Беларусь от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты  суточных при краткосрочных командировках  на территории зарубежных стран». Можно установить приказом руководителя  организации и более высокий  размер суточных, при этом: превышение  размера суточных над нормируемой  величиной не включается в  расходы при исчислении налога  на прибыль, а также потребует  включения суммы превышения в  облагаемый доход работника. [20,с.60]

В отличие от произвольной формы приказа на установление размера  суточных, приказ на командирование сотрудников  должен быть оформлен с применением  унифицированной формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку» (или Т-9а), утвержденной постановлением от 6 апреля 2001 г. № 26.

Фактическое время пребывания в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для  обоснования отсутствия работника  на рабочем месте и для подтверждения  правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования  включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное  удостоверение для командировок в пределах Республики Беларусь, при  зарубежных командировках не оформляется.

Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной  границы РБ. Учитывая, что загранпаспорт  является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после  возвращения из командировки приложить  к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах  пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РБ.