Учет расчетов с подотчетными лицами

Введение

При невозможности произвести расчеты непосредственно из кассы или расчетного счета на предприятиях выдаются авансы наличными деньгами под отчет соответствующим должностным лицам, которые и осуществляют платежи. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов с работниками предприятия. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Формирование рыночных экономических  отношений предъявляет повышенные требования к организации бухгалтерского учета. Без строгого учета и контроля невозможно организовать рациональное и экономное использование производственных и трудовых ресурсов, предупредить возникновение непроизводительных расходов и потерь, обеспечить сохранность  материальных ценностей организации.

Правильность организации  расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление ее договорной и расчетной  дисциплины, улучшение ее финансового  состояния. Особое значение придается  проверке состояния дебиторской  и кредиторской задолженности, от величины и реальности которых зависят  финансовое состояние и платежеспособность организации.

Тема курсовой работы является довольно актуальной. Учет расчетов с  подотчетными лицами имеет место  практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания  внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного  вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Целью работы является углубленное  изучение документального оформления и учета расчетов с подотчетными лицами, систематизация и закрепление  теоретических знаний по данной теме на основе изучения соответствующих  нормативно-правовых актов.

В соответствии с поставленной целью задачами курсовой работы являются:

• раскрыть сущность, задачи и значение расчетов с подотчетными лицами;
• изучить нормативные правовые документы учета расчетов с подотчетными лицами;
• привести порядок документального оформление расчетов с подотчетными лицами в организации;
• изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1.ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И ИХ РОЛЬ В ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ.

 

 

1.1. Понятие расчетов  с подотчетными лицами их место  в экономике организации.

 В процессе финансово-хозяйственной деятельности между субъектами хозяйствования возникают расчетные отношения, отражающие взаимные обязательства, которые связаны с продажей материальных ценностей, выполнением работ или оказанием услуг друг другу. Кроме того, возникают расчеты с бюджетом по налогам, с внебюджетными фондами, с органами социального обеспечения и страхования, с банками и другими юридическими или физическими лицами [5, с.211].

Под расчетами в ряде случаев  понимают расчетные правоотношения, расчетные обязательства и иногда исполнение денежного обязательства. Более того, одни исследователи рассматривают  данное понятие более узко, другие – широко. Приведем лишь основные точки  зрения.  
Л.А. Новоселова определяет расчетные правоотношения как урегулированные нормами права денежные отношения по организации и осуществлению безналичных денежных платежей через банки или иные кредитные учреждения [33, с.204].

Д.Л. Медведев считает, что  расчетные отношения – это  такие правоотношения, которые возникают  между субъектами хозяйствования и  кредитной организацией (в определенных случаях – только между субъектами названного обязательства) в связи  с осуществлением платежей за переданное имущество (выполненные работы, оказанные  услуги) или по другим основаниям [30, с.44].

Некоторые авторы под расчетными операциями понимают действия, производимые сторонами самостоятельно, связанные с исполнением обязательств между ними (долга) покупателя перед продавцом или размером взаимных обязательств сторон сделки, включая урегулирование претензий, возникающих в ходе такого процесса.

Таким образом под расчетами понимают особую сферу регулирования, когда между сторонами по законному, договорному или иному основанию возникают отношения по соглашению своих долговых обязательств путем перечисления денежных сумм, используя различные платежные инструменты.  
Всевозможные расчеты, возникающие между субъектами хозяйствования, ведутся при помощи денежных средств. С их помощью завершается превращение денежной формы выделенных средств в производственные запасы, получение выручки и прибыли. Этим самым денежные расчеты выступают важнейшим фактором обеспечения кругооборота средств, а их своевременное завершение служит необходимым условием непрерывного процесса производства [8, с.472].

Расчеты совершаются в  двух формах: путем безналичных перечислений через систему банка или в  виде платежей наличными денежными  средствами.

Производство платежей путем  безналичных перечислений является основной формой расчетов. При помощи этой формы производятся расчеты не только с поставщиками и покупателями за продукцию, работы и услуги, но также расчеты с бюджетом по налогам и сборам, с различного рода дебиторами и кредиторами и целый ряд других расчетов.  
Относительно небольшие суммы денежных средств используются для наличных расчетов в частности и при расчетах с подотчетными лицами. Такие средства хранятся и обращаются в кассе предприятия. Поскольку денежные средства являются посредником во всех расчетах, то очевидно, что для обеспечения нормального кругооборота средств и ведения финансово-хозяйственной деятельности необходимо правильно и своевременно осуществлять все расчеты. В свою очередь эффективность расчетных операций во многом зависит от состояния бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций.

В соответствии с Правилами  ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Национального банка от 26.03.2003 года № 57, наличные деньги выдаются под отчет на хозяйственные нужды из кассы предприятия в размерах и на сроки, определяемые руководителем по письменному разрешению обслуживающего банка. Таким образом, движение подотчетных сумм контролирует как руководство предприятия, так и внешние пользователи.  
Под хозяйственными нуждами предприятия понимаются: расходы по служебным командировкам по территории Республики Беларусь и за границу, представительские расходы, на приобретение различных материалов, мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные расходы. Выдача денег под отчет производится в случаях, когда невозможно произвести оплату указанных расходов безналичным путем через банк.

Подотчетными лицами считаются  работники предприятия, которым  по  
решению нанимателя в подотчет выдаются суммы на определенные цели  
(командировочные, операционно-хозяйственные расходы), а суммы, вы 
данные им в подотчет, — подотчетными суммами.

Таким образом, все расходы, производимые подотчетными лицами, можно  сгруппировать следующим образом:

- командировочные расходы; 

- операционно-хозяйственные  расходы;

- представительские расходы. 

Работники предприятия в  процессе своей трудовой деятельности могут быть направлены в служебные  командировки в целях выполнения определенных заданий и видов работ как в внутри страны, так и за ее пределами.  
Согласно статье 91 Трудового кодекса Республики Беларусь от 26.07.1999г. № 296-3 служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.  
Различают следующие виды служебных командировок:  
1) по продолжительности: до 30 дней и свыше 30 календарных дней, причем последние допускаются только с согласия работника;  
2) в зависимости от пункта назначения: в пределах Республики Беларусь и за границу. Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от вида командировки: для внутриреспубликанских – 3 года (после проведения налоговой проверки), для длительных и зарубежных – 75 лет.  
Под представительскими расходами понимаются расходы по приему и обслуживанию делегаций и сопровождающих их лиц.

1.2. Значение и  задачи учета расчетов с подотчетными  лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия  по суммам, выданным им под отчёт, в  бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой  выдаче конкретного подотчётного лица.

Основной целью учета  расчетов с подотчетными лицами является обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

Задачами учета расчетов с подотчетными лицами являются:

- соблюдение правил выдачи  авансов;

- своевременность предоставления  авансовых отчетов;

- целесообразность и законность  использования подотчетных сумм;

- правильность оформления  документов, приложенных к авансовым  отчетам;

- порядок погашения оправдательных  документов с целью предотвращения  их повторного использования;

- своевременность возврата  неизрасходованных подотчетных  сумм.

Бухгалтерский учет имеет  важное значение для правильной организации денежного обращения расчетов и кредитования в экономике, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

От успешности ее решения  во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты  заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в  бюджет и др.

Целью бухгалтерского учета  расчетных операций является контроль за соблюдением учетно-расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики любой бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

Также бухгалтерский учет текущих операций имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли.

Бухгалтерский учет текущих  операций и расчетов выполняет следующие  основные задачи:

-проверка правильности  документального оформления и  законности операций с денежными  средствами, расчетных и кредитных  операций, своевременное и полное  отражение их в учете;

-обеспечение своевременности,  полноты и правильности расчетов  по всем видам платежей и  поступлений, выявление дебиторской  и кредиторской задолженности;

-своевременное выявление  результатов инвентаризации денежных  средств, денежных документов  и расчетов, обеспечение изыскания  дебиторской и погашение кредиторской  задолженности и ссуд кредитных  учреждений в установленные сроки;

-обеспечение сохранности  денежных средств, бесперебойное  обеспечение денежной наличностью  неотложных нужд организации;

-изыскание возможностей  наиболее рационального вложения  свободных денежных средств как  источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

Рациональная организация  контроля за состоянием расчетов способствует укреплению договорной и расчетной  дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве, повышению  ответственности за соблюдение платежной  дисциплины, сокращению дебиторской  и кредиторской задолженности, ускорению  оборачиваемости оборотных средств  и, следовательно, улучшению финансового  состояния предприятия .

1.3.Нормативно-правовое  регулирование учета расчетов  с подотчетными           лицами.

Организации при выдаче работникам наличных денежных средств и ведении  учета своих расчетов с ними руководствуются:

1. Инструкция о порядке  ведения кассовых операций и  расчетов наличными денежными  средствами в белорусских рублях  на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением правления  Национального банка Республики  Беларусь от 17 января 2008 г. № 4.

2. Инструкция о порядке  ведения кассовых операций в  наличной иностранной валюте  на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления  Национального банка Республики  Беларусь 28.06.2004 № 98 (в редакции  постановления Правления Национального  банка Республики Беларусь 13.02.2008 № 24)