Учет расчетов с подотчетными лицами

      При выдаче денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и  зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей  лицам, не работающим в организации, не допускается.

 

2. Порядок документного оформления учета  расчетов с подотчетными лицами на примере  ООО " мебель Комплект".

 

      2.1.ПЕРВИЧНЫЙ  УЧЕТ РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ. 

      Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект»  подразделяются на три вида:

      1. Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило,  в отделе кадров и бухгалтерии  организации до начала командировки  на основании служебной записки  от заинтересованного подразделения,  отдела, цеха.

      К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное  удостоверение, расчет суммы командировочных  расходов, расходный кассовый ордер.

      Приказ (распоряжение) является основанием для  направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый  срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание  и отчет о его выполнении и  выписывается командировочное удостоверение.

      Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

      2. Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно  во время нахождения в командировке  или при приобретении ТМЦ, оплаты  работ, услуг. К ним относятся  проездные документы, чеки ККМ,  товарные чеки и оформленные  на имя организации с указанием  НДС, а также фамилии, имена  и отчества командированного  лица счет, накладная, акт, бланк  строгой отчетности, квитанция к  приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан  сделать отметку о времени  нахождения в месте командировки  в командировочном удостоверении. 

      При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или  накладную).

      Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

      Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

      Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие  реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

      В счёте–фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;

      Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

      3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки  обязан сделать отметку о прибытии  в командировочном удостоверении  и в течение трех дней после  окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

      На  оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы  для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

      После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет  авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные  к ним оправдательные документы  в бухгалтерии подвергаются счётной  проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые  отчёты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным  лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому  ордеру.

      К итоговой документации относятся: авансовый  отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным  кассовым ордерам) и отчет о результатах  командировки (см. Рис 1.). 

       Рис 1. Схема первичной документации 

      В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника  в командировке (билета, квитанции  из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения  в учете:

      1) работник по авансовому отчету  отражает неиспользованную сумму  и возвращает её в кассу  организации;

       2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации. 

        Однако для уменьшения налогооблагаемой  базы по налогу на прибыль  расходы без первичных документов  не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие  суммы включают в доходы физического  лица, подлежащие обложению налогом  на доходы. Кроме того, возникают  обязательства по уплате единого  социального налога на основании  п.3 ст.236 главы 24 НК.

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

      Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие  расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». 

      2.2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ И  СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ. 

      Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

      Таблица

      Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» 

         

      Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают  с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера  расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

      В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами:

      Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

      - на выданную сумму соответственно  при получении работником наличных  денег на оплату услуг связи.

      Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

      - оплата подотчетным лицом ТМЦ  за организацию (момент предоставления  ссуды) 

      Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"