Учет расчетов с подотчетными лицами

ФАС Поволжского  округа в постановлении от 27 июня 2006 г. № А12-1880/06-с60 тоже посчитал необоснованной выплату суточных работникам, направляемым в командировки в места, откуда они  в тот же день возвращались к месту  своего постоянного жительства.

При решении  вопроса о выплате суточных за время однодневных командировок некоторые налоговые инспекции  обращают внимание не только на истечение  необходимых 24 часов, но и на то, имел ли возможность работник вернуться  на работу в течение этого срока. Так, налоговая инспекция г. Нижнекамска  предъявила налогоплательщику необоснованные претензии, считая, что нельзя признать командировкой поездку сотрудника, если он мог вернуться из командировки в тот же день (неважно, возвращался  ли он действительно)! Данные притязания не поддержал ФАС Поволжского  округа (постановление от 6 февраля 2007 г. № А65-10356/2006-СА2-11), указав: все  документы свидетельствуют о  том, что командированные сотрудники возвращались из поездки на следующий  день после отъезда, и отметив: утверждения  инспекторов голословны, т.е. нет  никаких доказательств того, что  лица, направленные в командировку, возвращались ежедневно из места  командировки к месту своего постоянного  жительства и имели возможность  такого возвращения.

Еще одна проблема касается срока нахождения сотрудника в командировке.

Срок  нахождения в командировке

Согласно п. 14 Инструкции о служебных командировках  суточные выплачиваются ему за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а  также дни нахождения в пути, в  том числе за время вынужденной  остановки в пути. Суточные за время  нахождения в пути выплачиваются  по тем же нормам, что и за время  пребывания в месте командировки.

Часто у налогоплательщиков вызывает трудности определение  продолжительности командировки, если время передвижения командированного на транспортном средстве находится  за пределами рабочего дня. Для того, чтобы их ликвидировать, следует  обратиться к п. 7 Инструкции о служебных  командировках, согласно которому: - днем выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного; 
- днем приезда из командировки считается день прибытия поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства в место постоянной работы; 
- при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки; 
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Как видим, для  выплаты суточных неважно, в какое  именно время работник отбыл в  командировку или прибыл из нее (с  утра или около полуночи), главное  – дата на проездном билете.

Пример. Работнику отправился в командировку 4 июня поездом, отбывающим в 23.40 час., а прибыл из нее поездом в 3 часа ночи 8 июня. 
Допустим, приказом руководителя установлено, что командированным работникам выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке в размере 700 руб.  
Порядок определения размера суточных, подлежащих выплате работнику: 
Количество дней пребывания в командировке (по датам на билетах): 5 дней (4, 5, 6, 7, 8 июня); 
Размер суточных, выплачиваемых за день командировки: 700 руб.; 
Суточные, подлежащие выплате за период командировки: 700 руб. х 5 дней = 3500 руб.

Обратите внимание: если станция, пристань, аэропорт находятся  за чертой населенного пункта, учитывается  время, необходимое для проезда  до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника  в место постоянной работы.

Пример. Работнику отправился в командировку самолетом, отбывающим из аэропорта, расположенного за чертой города 4 июня в 0.40 час., а прибыл из нее в тот же аэропорт 6 июня в 23 часа.  
Допустим, приказом руководителя установлено, что командированным работникам выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке в размере 700 руб. Предположим, что работник добирался до аэропорта электричкой в течение 2 часов. 
Порядок определения размера суточных, подлежащих выплате работнику: 
Дата отправления в командировку с учетом проезда до аэропорта: 3 июня (в 22.40 час.); 
Дата прибытия из командировки с учетом проезда от аэропорта: 7 июня (в 1 час. ночи); 
Количество дней пребывания в командировке: 4 дней (3, 4, 5, 6 июня); 
Размер суточных, выплачиваемых за день командировки: 700 руб.; 
Суточные, подлежащие выплате за период командировки: 700 руб. х 4 дней = 2800 руб.

Кроме того, при  авиа перелетах представляется возможным  учесть и то, что в билете указывается  время, когда заканчивается регистрация  пассажиров на рейс (обычно за 40 мин. до взлета). Поскольку к этому времени  пассажир обязан прибыть в аэропорт, 40 минут также можно учесть в  качестве времени, необходимого для  проезда.

В отношении  сроков пребывания за границей отметим  следующее. Срок пребывания в заграничной  командировке определяется в соответствии с постановлением Правительства  РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере  и порядке выплаты суточных в  иностранной валюте и надбавок к  суточным в иностранной валюте при  служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» как  дата пересечения государственной  границы Российской Федерации, отмеченная в паспорте работника. Этот порядок  относится к сотрудникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Но в настоящее время  порядок определения времени  фактического нахождения в зарубежной командировке работника организации, не финансируемой за счет средств  федерального бюджета, нормативными актами не закреплен. Поэтому Минфин России считает, что время фактического нахождения сотрудника организации  в заграничной командировке может  определяться в аналогичном порядке (по отметкам в заграничном паспорте, свидетельствующим о пересечении  государственной границы Российской Федерации) (см. письмо Департамента налоговой  и таможенно-тарифной политики Минфина  России от 17 мая 2006 г. № 03-03-04/1/469).

В том случае, когда командированный работник посещал страны с безвизовым режимом  пересечения границы, дата выезда с  территории России определяется на основании проездных документов. В этом случае днем пересечения границы считается день отъезда сотрудника из пункта отправления, а днем выезда - день отъезда из пункта командировки 

      Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

      В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда  или поручения), командировкой не считается.

      В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи  или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

      Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при  осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;
• кто направляется в командировку;
• место командировки;
• срок командировки;
• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
• условия командировке за пределами России;
• порядок оформления командировки;
• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

      Цель  командировки определяет её классификацию  и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно  подразделить на служебные и непроизводственные.

      В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса  РФ служебная командировка – поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы. Служебные поездки  работников, постоянная работа которых  осуществляется в пути или имеет  разъездной характер, служебными командировками не признаются.

      Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые  связаны с:

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• другими аналогичными нуждами.

      Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

      Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам  относятся поездки работников, связанные  с лечением, обслуживанием, передачей  объектов непроизводственного назначения и т.п.

      Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

• для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;
• наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;
• командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
• фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
• днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;
• перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;
• организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
• по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

      Расчеты по командировке – казалось бы, обыденная  работа бухгалтера, и все же это  одна из самых наболевших проблем: слишком  нечетко закон говорит командировочных  расходах.

      1.4.учет  операционно-хозяйственных  расходов

        Предприятия в процессе финансово-хозяйственной  деятельности могут своим работникам  выдавать некоторые суммы в  подотчет.

      Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг  для осуществления оперативной  деятельности предприятия. В таких  случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его  ответственность (под отчёт) для  выполнения определённых действий по поручению организации.

      Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

      Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

      К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле, закупки  сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

      Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

      К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

      Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным  кассовым ордерам; акты выполненных  работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки  материальных ценностей у физических лиц.