Учет расчетов с подотчетными лицами

      СОДЕРЖАНИЕ 

Введение 3

1. Характеристика расчетов  с подотчетными  лицами 5

1.1. Понятие и бухгалтерский  учет расчетов  с подотчетными  лицами 5

1.2.Учет  представительских расходов …………………...……………………..7

1.3.Учет  расчетов с подотчетными лицами  по суммам, выданным на командировочные  расходы…………………………………………………….....9

1.4.Учет  операционно-хозяйственных расходов…………………………….13

2.Порядок  документного оформления  учета расчетов  с подотчетными  лицами на примере  ООО " мебель  Комплект" 14

2.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами...............................14

2.2.Аналитический  и синтетический  учет расчетов  с подотчетными  лицами…………………………………………………………………………...19

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ………………..………………………………………………………24

Заключение…………………………………………………………………….28

Список  использованной литературы……………………………………….29

Приложения 

 

Введение 

      Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

      Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с  подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета  расчетов с подотчетными лицами.

      В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне  района деятельности организации. При  этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета  называются подотчетными лицами.

      Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

      1. своевременное, полное и достоверное  отражение на счетах бухгалтерского  учета фактических затрат на  командировочные расходы;

      2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

      3. контроль за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на хозяйственно-операционные цели.

      Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности. Цель работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

      Задачи  работы:

• изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
• проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;
• осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;
• выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

      Целью данной работы является изучение учета  и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель  Комплект».

      Объектом  настоящего исследования является состояние  учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект».

      Практическая  значимость настоящего исследования состоит  в том, что бы показать отражения  расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Мебель Комплект» действующим  нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

 

1. Характеристика  расчетов с подотчетными лицами

      1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

      Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

      Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов, расходов, связанных с  приобретением материалов по мелкому  опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

      Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена  и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся  к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся  под пристальным вниманием проверяющих  органов.

      Но  в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту  тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных  документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для  практикующего бухгалтера, так как  правильно организованный учет в  значительной степени является залогом  достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

      При выдаче денежных средств организация  обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

      Право получать денежные средства под отчет  имеют только те сотрудники, чьи  фамилии есть в перечне подотчетных  лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю –  отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

        Все работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

      В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать  авансовые отчеты в бухгалтерию.

      Если  надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный  приказ, где указывают фамилию  и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать  авансовый отчет в бухгалтерию  и т.д.

      Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно  под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

      В процессе своей деятельности практически  каждый бухгалтер сталкивается с  проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают  вопросы, в частности, что, считать  служебной командировкой; каков  порядок командирования сотрудников  предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам  гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в  настоящее время.

      При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

1. .Учет  представительских  расходов.

 

      Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

        К представительским расходам  относятся затраты: по проведению  официального приема (завтрака, обеда,  ужина или другого аналогичного  мероприятия) представителей других  организаций; по транспортному  обеспечению представителей других  организаций, связанному с их  доставкой до места проведения  встречи и обратно; по буфетному  обслуживанию лиц, участвующих  во встрече во время переговоров;  по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

      Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются.

      Предприятия самостоятельно определяют порядок  расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для  успешного проведения переговоров  с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных  делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие  расходы называют представительскими.

      Очень часто возникают вопросы, что  считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

      К представительским расходам относят  расходы на:

• официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

      Состав  представительских расходов налогоплательщика  определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению  с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях  бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них  не включаются оплата гостиниц как  для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским  расходам расходы на организацию  развлечений, отдыха, профилактики и  лечения заболеваний участников представительских мероприятий.