Учет расчетов с подотчетными лицами

      Согласно  п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы  в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

      Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы  связаны с предпринимательской  деятельностью учреждения.

      1.3.Учет  расчетов с подотчетными  лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы

Расходы на выплату суточных

Лимитирование выплаты суточных 
Однодневные командировки 
Срок нахождения в командировке

Суточные - это  компенсация работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием  вне места постоянного жительства. Такие расходы лимитируются в  целях налогообложения.

Лимитирование выплаты суточных

Как следует  из подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ такие расходы  лимитируются, т.е. могут быть отнесены в состав расходов в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ. Данные нормы утверждены постановлением Правительства  РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату  суточных и полевого довольствия, в  пределах которых при определении  налоговой базы по налогу на прибыль  организаций такие расходы относятся  к прочим расходам, связанным с  производством и реализацией» (далее  – Постановление № 93), где прямо  указано: эти нормы используются и организациями, применяющими упрощенную систему налогообложения.

Постановлением  № 93 утверждены следующие предельные нормы выплаты суточных (полевого довольствия), которые могут быть учтены при налогообложении: 
а) за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации - суточные в размере 100 руб.; 
б) за каждый день нахождения в заграничной командировке – суточные, приведенные в приложении к Постановлению № 93;  
в) ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях: 
- за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.; 
- за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.; 
- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 руб.; 
- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 руб.

Расходы работника  на поездки за границу также учитываются  по лимитам, установленным для каждой страны и зависящим от продолжительности  поездки (до 60 дней и более 60 дней). При  этом, как пояснил Минфин России, с 61 дня сумма суточных понижается (письмо Департамента налоговой и  таможенно-тарифной политики Минфина  РФ от 2 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/764).

Минфин России также считает обоснованным в  целях исчисления единого налога налогоплательщикам, применяющим упрощенную систему налогообложения, использовать нормы суточных, утвержденные Постановлением № 93 (письмо Минфина России от 22 июля 2005 г. № 03-05-02-03/33, письмо Департамента налоговой  и таможенно-тарифной политики Минфина  России от 21 марта 2005 г. № 03-05-01-04/62).

В этих же письмах  говорится о том, что ТК РФ предоставляет  работодателям право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с проживанием вне  постоянного места жительства (суточных). Правда учесть сверхлимитные расходы  в целях налогообложения не удастся.

Пример. Работнику, находившемуся в командировке пять дней, выплачены суточные в размере 750 руб. 
Порядок определения величины расходов, подлежащих учету в целях исчисления единого налога: 
предельный размер суточных, которые могут быть признаны расходами в целях налогообложения, составляет 500 руб. (5 дней х 100 руб.). Затраты в размере 250 руб. (750 руб. – 500 руб.) не могут быть учтены при налогообложении.

Следует отметить: по мнению Минфина России, сверхнормативные суточные в силу п. 3 ст. 236 НК РФ облагаются ЕСН для налогоплательщиков, применяющих  общий режим налогообложения, соответственно - страховыми взносами на пенсионное страхование  для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения (письма Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247, от 22 мая 2007 г. N 03-04-06-01/154, от 16 февраля 2007 г. № 03-04-06-02/28).

Противоположное мнение по данному вопросу высказано  в постановлении Президиума ВАС  РФ от 26 апреля 2005 г. № 14324/04. Правда, ВАС  РФ принял решение не облагать ЕСН  суточные сверх установленных норм не на основании п. 3 ст. 236 НК РФ, а  в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, согласно которому при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так  и за ее пределы не подлежат налогообложению  суточные в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Суд отметил, что  законодательством о налогах  и сборах ни нормы суточных, ни порядок  их установления применительно к  ЕСН (а также к страховым взносам  на обязательное пенсионное страхование) не определены. Общий порядок установления таких норм и ограничения их размера  предусмотрен только трудовым законодательством. Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении  в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации. Хотя нормы суточных для целей  налогообложения установлены Постановлением № 93, однако в целях исчисления ЕСН  это постановление не применяется, поскольку оно принято в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и предусматривает  нормы суточных, используемыми исключительно  при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. В  то же время в силу подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН  суточные в пределах норм, установленных  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Когда законодатель устанавливает применение нормативов, предусмотренных для целей исчисления одного налога, к другому налогу, он использует такой прием юридической  техники, как прямая отсылка к  положениям, относящимся к соответствующему налогу. В ст. 238 НК РФ такая отсылка  к нормам главы 25 НК РФ отсутствует. В данной ситуации также невозможно применить налоговое законодательство, поскольку это противоречило  бы ст. 3 НК РФ, согласно которой акты законодательства о налогах и  сборах должны быть сформулированы таким  образом, чтобы каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в  каком порядке он должен платить.

Иными словами, суд пришел к мнению, что организация  вправе самостоятельно устанавливать  размер суточных, закрепляя это в  коллективном договоре или локальном  нормативном акте, а начисление ЕСН  на указанные суммы (для «упрощенцев» - страховых взносов на обязательное пенсионное страхование) неправомерно.

То же самое  подтверждено и в Информационном письме Президиума ВАС Суда РФ от 14 марта 2006 г. № 106, в п. 6 которого прямо  сказано, что не подлежат обложению  единым социальным налогом суточные, выплачиваемые работодателем работнику  в случае направления в служебную  командировку, в размере, определенном коллективным договором или локальным  нормативным актом организации. На это письмо ориентируются и  суды, отказывая налоговым органам  в попытках обложить ЕСН сверхнормативные суточные (постановление ФАС Московского  округа от 18 декабря 2007 г. № КА-А40/13151-07, от 23 августа 2007 г. № КА-А40/7304-07 и др.).

С 2010 года в связи с  отменой ЕСН изменился  порядок уплаты страховых  взносов, в том  числе и в отношении  суточных. За более  подробной информацией  Вы можете обратиться в «Экон-Профи»

Что касается НДФЛ, то в целях исчисления этого налога с 1 января 2008 г. норматив суточных определяется не Постановлению № 92, а на основании  п. 3 ст. 217 НК РФ, согласно которому при  оплате работодателем расходов на командировки (как внутри страны, так и за ее пределы) в доход работника, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в размере  не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной  командировке.

Пример. Работнику, находившемуся в командировке три дня, выплачены суточные в размере 2500 руб. 
Допустим, приказом руководителя установлено, что командированным работникам выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке в размере 700 руб. 
Порядок определения доходов, облагаемых НДФЛ: 
предельный размер суточных, которые не облагаются НДФЛ составляет 2100 руб. (3 дня х 700 руб.). Выплату в размере 400 руб. (2500 руб. – 2100 руб.) следует учесть в качестве дохода работника при удержании с него НДФЛ.

Также не облагаются НДФЛ фактически произведенные и  документально подтвержденные целевые  расходы на проезд до места назначения и обратно, уплату сборов за услуги аэропортов и комиссионных сборов, проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или  пересадок, провоз багажа, наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение  и регистрация служебного заграничного паспорта, получение виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, суммы оплаты жилья освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Сказанное подтверждается и письмом Департамента налоговой  и таможенно-тарифной политики Минфина  России от 24 августа 2007 г. № 03-04-06-02/164.

Затронем еще  один нюанс, касающийся выплаты суточных, - однодневные командировки.

Однодневные командировки

Некоторые «упрощенцы»  выдают суточные на однодневные командировки (когда сотрудник возвращается из командировки в тот же день), не зная, что к ним могут быть предъявлены  претензии со стороны налоговых  органов.

Хотя ТК РФ не содержит ограничений по сроку командировки, в настоящее время действует  Инструкция о служебных командировках (в части, не противоречащей ТК РФ). В  п. 15 указанной инструкции сказано, что при командировках в такую  местность, откуда командированный  имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются . А вопрос ежедневного возврата работника  из места командировки к месту  своего постоянного жительства в  каждом конкретном случае решается руководителем  организации с учетом расстояния, транспортного сообщения, характера  выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.

Действие этого  пункта Инструкции о служебных командировках  фактически признал Верховный Суд  Российской Федерации в своем  решении от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05-147 , указав, что суточные должны покрывать  личные расходы работника на срок командировки. Поскольку средний  заработок работнику на время  командировки сохраняется, ему оплачивается проезд к месту командировки и  обратно, а также возмещаются  расходы на наем жилого помещения. Выплата  же суточных, по мнению суда, обусловлена  проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. Поэтому, если командированный работник в течение дня возвращается к месту своего постоянного жительства, выплата ему суточных ТК РФ не предусмотрена.

Данное решение  Верховного Суда Российской Федерации  взято на вооружение федеральными арбитражными судами.

Так, в постановлении  ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. № А05-5899/2005-12 рассмотрена  ситуация, когда организация выплачивала  суточные командированным работникам, у которых согласно представленным документам (путевым листам и командировочным  удостоверениям), между временем отъезда  в командировку и временем прибытия из нее проходило менее 24 часов (т.е. командированные лица ежедневно  возвращались из командировки). При  этом вся сумма суточных была учтена при налогообложении.

Решая вопрос в  пользу налогового органа, суд сделал следующий вывод: такие суммы  нельзя включить в состав расходов, учитываемых при налогообложении. При этом он сослался на правовую позицию  Верховного Суда Российской Федерации  и п. 15 Инструкции о служебных  командировках.