Учет расчетов с подотчетными лицами

Таблица 1. Структура счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 

 

     Для получения информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу организации, предназначается ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, которая выдается в подотчет.

     В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводками:

     Дебет 71 Кредит 50 «Касса» – на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу;

     Дебет 71 Кредит 50 – на сумму стоимости денежных документов, переданных под отчет материально ответственному лицу;

     Дебет 71 Кредит 51 «Расчетные счета» – на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на материально ответственного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует, расходы нужно провести немедленно, а выезд кассира для получения наличных денежных средств нецелесообразен; 

     Дебет 71 Кредит 55 «Специальные счета в банках» – отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами. Расчеты чеками из чековых книжек чаще всего ограничиваются границами того населенного пункта, в котором расположено отделение банка, открывшего специальный счет, а расчеты аккредитивами могут осуществляться и с организациями, расположенными в других регионах. Кроме того, средства, аккумулированные на специальных счетах банков (например, для финансирования капитального строительства или финансирования целевых мероприятий), могут использоваться так же, как и средства, находящиеся на расчетном счете. Иными словами, данная проводка может оформляться при получении материально ответственным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов.

     Таким образом, согласно Плану счетов, утвержденного приказом Минфина РФ, в бухгалтерском учёте организации — операции подотчетного лица по производственным для нужд предприятия затратам по кассовым и товарным чекам (накладным), счет фактурами отражаются проводками:

     Дебет 07,08,10,41 Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

     Дебет 07 «Оборудование к установке» Кредит 71 – на сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования, а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций), подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Такая проводка может быть оформлена в организациях, ведущих учет материально-производственных запасов на счете 07, то есть в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;

     Дебет 10 «Материалы» Кредит 71– на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов. Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов; 

     Дебет 11 «Животные на выращивании и откорме» Кредит 71 – на сумму стоимости животных, приобретенных для выращивания или откорма, а также на сумму расходов, связанных с приобретением животных и подлежащих отнесению на увеличение их стоимости; 

     Дебет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» Кредит 71 – на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования, материалов, товаров, покупных изделий, животных для выращивания и откорма – в случае, если учетной политикой организации закреплена схема бухгалтерского учета, в соответствии с которой фактическая себестоимость материально-производственных запасов формируется на счете 15. Такой же проводкой оформляется принятие к учету стоимости любых приобретенных за наличный расчет материально-производственных запасов; 

     Дебет 20 «Основное производство» Кредит 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Иными словами, для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства; 

     Дебет 23 «Вспомогательные производства» Кредит 71 – на суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств; 

     Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 71– на сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха); 

     Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 – на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.); 

     Дебет 28 «Брак в производстве» Кредит 71 – на сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания; 

     Дебет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» Кредит 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств) и оплаченных наличными денежными средствами через подотчетных лиц;

     Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 – на сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии, что они оплачены наличными денежными средствами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными денежными средствами расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

     Дебет 45 Кредит 71 — на сумму оказанных услуг поставщиками по отгрузке продукции;

     Дебет 45 Кредит 71 — отражена стоимость приобретенных подотчетным лицом ценных документов;

     Дебет 58 Кредит 71 — отражена стоимость приобретенных подотчетным лицом ценных бумаг.

     Дебет 62, 76 Кредит 71 — отражена оплата подотчетными лицами прочих расходов, возмещаемых контрагентами в соответствии с условиями договоров.

     При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен сотрудником в кассу организации:

     Дебет 50 Кредит 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации; 

     Дебет 50 Кредит 71 – отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Д-т 50, субсчет «Денежные документы», К-т 50; 

     Дебет 51 Кредит 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке; 

     Дебет 55 Кредит 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива; 

     Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

     В бухгалтерском учёте организации-поставщика данные операции отражаются проводками:

     Дебет 60 Кредит 71  – отражена задолженность предприятия перед подотчетным лицом на основании авансового отчета;

     Дебет 71 Кредит 50 – погашена задолженность перед подотчетным лицом.

     При командировке по возвращению работник в течении трех дней предоставляет составленный им авансовый отчет об использовании денежных средств с соответствующими оправдательными документами.

     Сданный авансовый отчет проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером предприятия.

     Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов:

     Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 – сумма суточных;

     Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 – списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке;

     Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 – сумма расходов на проживания без НДС;

     и т.д.

     Дебет 70 Кредит 68 – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

     Суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:

     Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) – учтен НДС по командировочным расходам;

     Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

     Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:

     Дебет 91-2 Кредит 19 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

     В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке.

     Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:

     Дебет 94 Кредит 71 – на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

     Дебет 91 Кредит 94 – на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;