Учет расчетов с подотчетными лицами

     Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

3.   Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расход

     Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

     В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

     Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

     Предприятия, как правило, ведут специальные журналы – "Журнал учета работников, прибывших из командировки" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

     Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет (форма №АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.

     Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:

• расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;
• суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;
• различные страховые и комиссионные сборы;
• сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
• расходы на провоз багажа.

     Для оплаты этих расходов На основании приказа руководителя работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс на командировочные расходы.

     Аванс командированному за границу работнику выдаётся частично в рублях, частично – в валюте (по смете); при этом покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещается.[14, стр.39]

     Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

     С 2010 года выплачиваемые командировочные суточные включаются в себестоимость продукции полностью в сумме фактически произведенных расходов.

     Согласно главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, командировочные расходы включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией в фактически произведенном размере, т.е. в пределах сумм, установленных и прописанных в учетной политике организации.

     В главе 23 «Налог на доходы физических» НК РФ установлено, что в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке,

     Организация, выполняя функции налогового агента, обязана начислить НДФЛ на сумму превышения фактических суточных над необлагаемой этим налогом суммы суточных. Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику.

     Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки; 
• кто направляется в командировку;
• место командировки;
• срок командировки;
• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
• условия командировке за пределами России;
• порядок оформления командировки;
• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

     Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

     В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

     Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

     Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• другими аналогичными нуждами.

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

     Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

     Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

• для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;
• наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;
• командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
• фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
• днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;
• перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;
• организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
• по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

3. Учет расчетов с подотчетными лицами

1. Основы расчетов с подотчетными лицами

     Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма №КО-2). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма.

       Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы, не позднее 3 дней по истечению срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

     Под оправдательными документами понимаются чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки, счета, накладные и другие документы, на которых должна быть дана подробная расшифровка всех наименований товарно-материальных ценностей, выполненных работ или полученных услуг с отражением по каждой из них цены за единицу, количества и общей суммы

     Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс. (9, с. 8).

     С 1января 2002года введена в действие форма авансового отчета №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1августа 2001года № 55 (приложение №1).

     На приобретенные подотчетным лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная или приходный ордер на оприходование средств (12, с.276).

     Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме (9, с.9).

     Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .