Учет расчетов с подотчетными лицами

2.   Порядок учета расчетов с подотчетными лицами на основе служебной командировки.

 

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.

     Эти документы являются первичными учетными документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1,  на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Чаще всего выдаются авансы для служебных командировок. Служебной командировкой (в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации гл.24, ст.166) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

     Документы по учету расчетов с подотчетными лицами  подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

     К таким документам относятся:

• заявление о командировании (приложение В1),
• заявление на выдачу аванса (приложение В2),
• Приказ руководителя о направлении работника(-ов) в командировку (Т-9(а)),
• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении(Т-10а),
• командировочное удостоверение(Т-10),
• расчет суммы командировочных расходов,
• расходный кассовый ордер.

       [КОМАНДИРОВКИ ПО РОССИИ И ЗА РУБЕЖ: ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ Н.В.Абрамова 2006]

     Приказ является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки (приложение В3).

     Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам.

     На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а ) (приложение) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) (приложение В4).

     В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое подписывается и утверждается директором предприятия.

     Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание (приложение В5).

     При выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

       Доверенность  — документ, дающий право одному лицу, предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени другого, выдавшего документ.

     Если организация выдает сотруднику доверенность (форма № М-2) , то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других организаций, будут оформлены на имя предприятия, которое он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру (что позволит взять НДС в зачет). Если сотрудник доверенности не имеет, для других организаций  — он частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник,  — это кассовый и товарный чеки.

2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг.

     К ним относятся:

• проездные документы;
• чеки ККМ;
• товарные чеки,
• оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица;
• счет;
• накладная;
• акт;
• бланк строгой отчетности;
• квитанция к приходному кассовому ордеру;
• счет-фактура.

     Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

       Кассовый и товарный чеки (накладная) выдаются покупателю продавцом при покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли.

     Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.

     Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

     В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

     Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

3. Третий вид – итоговая документация. Работником, прибывшим из командировки, в пределах 3х рабочих дней, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом.

     К тоговой документации относятся:

• авансовый отчет;
• отчет о результатах командировки.

     Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом. (К нему необходимо приложить оправдательные документы, одтверждающие расходы и производственный характер командировки: билеты на транспорт; счета за проживание; командировочное удостоверение по форме N Т-10, за исключением заграничных командировок в дальнее зарубежье; копию загранпаспорта при командировке за пределы СНГ; отчет о выполнении служебного задания (форма N Т-10а); прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки. ) [КОМАНДИРОВКИ ПО РОССИИ И ЗА РУБЕЖ: ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ Н.В.Абрамова 2006]

     Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках:

1. «Лицевая сторона»
2. «Оборотная сторона»

     Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

     На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

• наименование организации, направившей его в командировку;
• структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
• свою фамилию, имя и отчество (графа "Подотчетное лицо);
• должность;
• назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

     Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

     Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. [14, стр.39].

     Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их.

     Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.  д.

     Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.

     Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

     После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. [14, стр.93]

     Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

     На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

     Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (далее – План счетов, Инструкция по применению Плана счетов), утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

     Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71. 

     Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

     71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

     71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

     Данный счет активно-пассивный, его дебетовое сальдо отражает задолженность подотчетных лиц предприятию, или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные в подотчет на основании расходных кассовых ордеров, сальдо по кредиту - денежные средства, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам [28, стр.61].