Учет расчетов с персоналом по оплате труда

    Оплата отпуска и выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск (в случае увольнения работника, не использовавшего отпуск) производятся по среднему заработку независимо от того, получают ли работники сдельную или повременную заработную плату. При подсчете среднего заработка для оплаты отпуска и выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск учитываются все виды заработной платы вне зависимости от систематичности их выплаты, в том числе: производственные премии, доплата за сверхурочные работы, надбавки за выслугу лет, заработная плата за время неиспользованного отпуска и за работу в ночное время.

            1.2.1. Учет начислений  за отработанное время

     Для учета рабочего времени используется табель, который ведется непосредственно в отделах предприятия. С его помощью фиксируются сведения об отработанном времени, обеспечивается текущее наблюдение за выходами на работу.

    Ведение табелей учета рабочего времени должно осуществляться в соответствии с требованиями трудового законодательства всеми предприятиями с использованием отраслевых унифицированных форм. На данный момент по учету труда разработаны унифицированные формы №Т-12 и №Т-13.

Форма №Т-12 "Табель учета рабочего времени  и расчета оплаты труда" и форма  №Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяются для ежедневного  отражения времени прихода работников на работу и ухода с работы, продолжительности рабочего времени, случаев опоздания на работу, неявок, простоев (с указанием причин). Кроме того, в табеле фиксируются часы, отработанные сверхурочно, в ночное время, в выходные и праздничные дни и т.д.

    Заполненный табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, и руководителем, после чего сдается в бухгалтерию предприятия, где на его основе начисляется заработная плата.

Затраты рабочего времени группируются по следующим  признакам:

-отработанное время (в пределах рабочего дня, сверхурочные часы, работа в выходные и праздничные дни, служебные командировки);

-оплачиваемое неотработанное время (ежегодные отпуска, вынужденные простои, временная нетрудоспособность, выполнение государственных и общественных обязанностей);

-неоплачиваемое неотработанное время (прогулы, опоздания);

     Неявки и опоздания на работу по уважительным причинам оформляются различными документами: листками временной нетрудоспособности, справками о выполнении государственных и общественных обязанностей и другими. Эти документы после отметки в табеле передаются в бухгалтерию для расчетов с работниками.

            1.2.2. Учет начислений  пособий по временной нетрудоспособности

Начисление  пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам производится по фактическому заработку работника. В фактический заработок включаются все виды заработной платы, на которые  начисляются взносы на социальное страхование, за исключением: заработной платы за работу в сверхурочное время, за дни  простоя, за время очередного и дополнительного  отпусков, военных сборов, выплат единовременного  характера, не предусмотренных принятой системой оплаты труда.

      С 1 января 2011 года изменился расчетный период для определения среднего заработка, с которого исчисляется размер пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и уходу за ребенком до полутора лет. Раньше было 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая, а сейчас – два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. То есть когда бы в 2011 году не наступил страховой случай, расчетным периодом будут 2009–2010 годы. Соответственно при наступлении страхового случая в 2012 году расчетный период – 2010–2011 годы.

Но из правил есть исключение. Если сотрудница в расчетном периоде находилась в отпуске по беременности и родам  или в отпуске по уходу за ребенком, один или оба года этого периода  можно заменить на предшествующие. Например, женщина ушла в отпуск по беременности и родам в июне 2007 года, а в июле 2010 года она выходит на работу. В 2011 году она заболевает. Расчетный период – 2009–2010 годы. Но в 2009 году у нее не было заработка. Тогда 2009 год может быть заменен на 2007-й, когда она уходила в отпуск по беременности и родам, или на 2006-й. Можно заменить год, не только полностью занятый отпуском, но и занятый частично. Если производим замену двух годов, то на 2006–2007-й или 2005–2006 годы.

И обязательное условие для замены годов –  это заявление самого работника.

Алгоритм  расчета пособий достаточно прост, пошагово расчет пособий выглядит следующим образом:

-определяется  заработок за расчетный период. В него включаются все выплаты,  на которые начислены страховые  взносы в Фонд социального  страхования РФ согласно Федеральному  закону от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ. Включение  в расчет выплат, на которые  начисляли ЕСН в 2009 и предыдущих годах, является ошибкой;

- сумма  заработка за каждый календарный  год ограничивается предельной  величиной базы для начисления  страховых взносов. В 2010 году  она составляла 415 000 руб. И для предшествующих годов применяется данное значение. При расчете пособий в 2012 году, как уже говорилось, расчетный период – 2010–2011 годы, и ограничение составит за 2010 год – 415 000 руб., за 2011-й – 463 000 руб.;

- сумма  заработка за два года с  учетом ограничения делится на 730. В результате получаем средний дневной заработок;

- средний  дневной заработок умножаем на  процент в зависимости от страхового  стажа. 60% – при стаже до 5 лет, 80% – при стаже от 5 до 8 лет и  100% – при стаже более 8 лет.  Таким образом, получаем размер дневного пособия;

- и заключительный  этап: умножаем дневное пособие  на количество календарных дней, пропущенных в вязи с нетрудоспособностью.

Расчет  ежемесячного пособия по уходу за ребенком несколько иной. Мы так  же делим заработок за 2 года на 730, полученный дневной заработок умножаем на коэффициент 30,4 и получаем месячный средний заработок. И далее умножаем на 40%.

 Если  застрахованное лицо в расчетном  периоде не имело заработка,  а также в случае, если средний  заработок, рассчитанный за этот  период, в расчете за полный  календарный год ниже минимального  размера оплаты труда, средний  заработок, исходя из которого  исчисляются пособия, принимается  равным минимальному размеру оплаты труда (МРОТ). С 1 июля 2011 года он составляет 4611 рублей.

      Если работник на момент заболевания трудился у нескольких работодателей и два предшествующих года работал у них же, все просто: получает 2 больничных, приходит к одному и второму, и без всяких справок о заработке с предыдущих мест ему каждый назначает пособие исходя из того заработка, который он у них получал.

       Если на день наступления страхового случая застрахованное лицо занято у нескольких страхователей, а в двух предшествующих календарных годах было занято у других, то пособия назначаются и выплачиваются по одному месту. В таком случае гражданин должен сам сделать выбор, прийти к одному из работодателей с больничным, со справками о заработке за 2 предшествующих года, а также со справками от нынешних других работодателей о том, что ему пособие не назначали и не выплачивали.

     Третий вариант: работает у нескольких, а 2 предшествующих года работал как у них, так и у других. Тогда пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются либо по каждому месту работы, либо по одному месту работы. То есть либо человек приходит к тем работодателям, у которых он работал в течение двух лет, без всяких справок, только с двумя листками нетрудоспособности, и они ему выплачивают исходя из заработка, начисленного ими. Либо выбирает одного работодателя и ему приносит справки о заработке и о том, что нынешние работодатели ему пособие не назначали и не выплачивали.

   До 2012 года застрахованное лицо вправе выбрать, по нормам какого законодательства ему будут исчислять указанные пособия – по действовавшим в 2010 году (т. е. исходя из среднего заработка за 12 календарных месяцев работы у данного страхователя, предшествующих месяцу наступления страхового случая) либо по новым, действующим с 2011 года (т. е. исходя из заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, включая заработок у других работодателей). Если сотрудница выбирает старый порядок, она должна написать заявление. Нет заявления – пособие назначается и выплачивается по новому порядку. Надо точно определить для себя, какой порядок по отношению к вашему случаю более «справедлив».

     Не всегда порядок 2011 года менее выгоден, чем старый. Более того, нужно учитывать, что если выбрать старый порядок, он применяется в полном объеме, в котором он действовал в 2010 году, без какого-либо смешения: одно положение отсюда, другое оттуда.

 Возьмем  женщину, идущую, так сказать,  из декрета в декрет. Только  она отсидела по беременности  и уходу с первым ребенком, а у нее уже скоро родится  второй. Итак, второй отпуск по  беременности: старый порядок –  расчетный период 12 календарных  месяцев. Естественно, заработка  нет. По второму порядку, если  заработка нет, берется 12 календарных  месяцев предыдущего страхового  случая. Таковым будет являться  отпуск по уходу за первым ребенком. Фактически пособие на вторую беременность считаем из среднего заработка, из которого считали отпуск по уходу за первым ребенком. Далее она сразу идет в отпуск по уходу за вторым ребенком. И опять же, если берем старый порядок, в двенадцати календарных месяцах заработка нет. Значит, берем 12 месяцев предыдущего страхового случая. Таким в этот раз будет уже отпуск по беременности и родам по второму ребенку, а там тоже заработка не было. Если следовать старым правилам, расчет должен производиться исходя из должностного оклада. Это не всегда выгодно. Так что лучше взять новый порядок с заменой годов.

 Другой  момент – ограничение предельной  величины заработка. Согласно  тому же Закону № 21-ФЗ при  выборе старого порядка заработок,  исходя из которого начисляется пособие, ограничивается согласно Закону № 212-ФЗ, действовавшему в 2010 году, то есть 415 000 рублей. Были такие ситуации: в расчетный период попадают частично 2011 год, частично 2010-й. Ограничивают заработок 2010 года (415 000 руб.) и заработок 2011 года (463 000 руб.). Это большая ошибка, так делать нельзя. Если применяется старый порядок, то ограничение заработка – 415 000 рублей. Если даже в 2012 году женщина выберет старый порядок, а в расчетный период войдет заработок только 2011 года, ограничение все равно будет в 415 000. А если выберет новый и в расчетный период войдут 2010–2011 годы, то есть 415 000 и 463 000, то размеры пособия будут ощутимо больше.

            1.2.3. Учет начислений  отпускных

  Трудовой  кодекс предусматривает следующие  виды отпусков (главы 19, 41 ТК РФ):

  -Ежегодный (основной) оплачиваемый отпуск

  -Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (в т.ч. учебный)

  -Отпуск без сохранения заработной платы

  -Отпуск по беременности и родам

  -Отпуск по уходу за ребенком

  Порядок бухгалтерского учета отпускных  зависит от закрепленного в учетной  политике источника выплаты отпускных, т.е. наличия или отсутствия резерва  на оплату отпусков.

    Если резерв создается, то отпускные  начисляют по мере необходимости  за счет средств созданного  резерва. Если создание резерва  не предусмотрено, то суммы  начисленных отпускных отражаются  ежемесячно в составе затрат (за  отработанные месяцы) либо в составе  расходов будущих периодов (если  часть месяца еще не отработана).

    Суммы начисленных отпускных  (кроме пособий, выплачиваемых  за счет средств ФСС) облагаются "зарплатными" налогами.

    Ежегодный основной  оплачиваемый отпуск

  Ежегодный  основной оплачиваемый отпуск  предоставляется  каждый год работы в организации (в первый год работы - по истечении 6 месяцев) на основании Приказа о  предоставлении отпуска сотруднику (Унифицированные формы № Т-6 и  № Т-6а), оформленного в соответствии с Графиком отпусков (Унифицированная  форма № Т-7). Одновременно с заполнением  унифицированных форм № Т-6, №  Т-6а и № Т-7, в бухгалтерии  оформляют унифицированную форму  № Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска сотруднику"

  Сумма отпускных рассчитывается как произведение среднедневного заработка (рассчитанного  в соответствии со ст. 139 ТК РФ) и количества дней предоставляемого отпуска.

  Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации  за неиспользованные отпуска исчисляется  за последние  12 календарных месяцев  путем деления суммы начисленной  заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней)

  Лицам, работающим по совместительству, ежегодный  оплачиваемый отпуск предоставляется  одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.