Учет приобретения и списания горюче-смазочных материалов

Данные  операции оформляются проводками:

 

Табли ца 8

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Отражена покупная стоимость материалов и другие расходы, связанные с  их приобретением;	15	60,71,76
2.	Материалы приняты к учету по учетным  ценам;	10	15
3.	Списано превышение фактической себестоимости  материалов над учетной ценой;	15	16

 

В бухгалтерском балансе сумма числящихся на конец отчетного периода отклонений фактических расходов по приобретению материально-производственных запасов от их учетной цены или отклонений, связанных с предоставлением организации скидок (накидок) согласно договору, присоединяется к стоимости остатков материально-производственных запасов, отраженных по соответствующим статьям группы статей "Запасы", или вычитается при определении итоговых данных по статье в случае получения скидок. В дальнейшем согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, накопленные на счете 16 "Отклонение в стоимости материалов" разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списываются (сторнируются при отрицательной разнице) в дебет счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов. Согласно п. 25 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденных Приказом Минфина России от 28.06.2000 N 60н, порядок списания выявляемых отклонений фактических расходов по приобретению материально-производственных запасов от их учетной цены устанавливается организацией самостоятельно при принятии учетной политики. На практике широко распространен способ, когда доля транспортно-заготовительных расходов, относящаяся к учетной стоимости ГСМ, списанных в расходы, определяется как отношение суммы остатков этих расходов на начало месяца и текущих расходов за месяц к сумме остатков ГСМ на начало месяца и поступивших за месяц, умноженное на 100. По исчисленному таким образом проценту списываются указанные расходы на затраты по производству (расходы на продажу). Рассмотрим порядок списания сумм, учтенных на счете 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей".

 

2.6 Оперативно-складской учет ГСМ

 

Хранение горюче-смазочных материалов организациями должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, стационарных пунктах (постах) заправки транспортных средств, машин, механизмов. Объекты для хранения нефтепродуктов по своим функциональным особенностям подразделяются на типы:

- центральные нефтесклады - для приема и хранения всего ассортимента получаемого топлива, их выдачи в автоцистерны, тару и баки транспортных средств;

- стационарные пункты заправки машин на производственных участках, отделениях, бригадах - для приема нефтепродуктов из автоцистерн, выдачи нефтепродуктов в баки транспортных средств, машин и механизмов, мелкую тару;

- посты заправки транспортных средств маслами и смазками в пунктах технического обслуживания или в ремонтных мастерских, производящих заправку или дозаправку агрегатов или узлов транспортных средств, машин, агрегатов при техническом обслуживании или ремонте.

Тара  из-под нефтепродуктов (бочки, бидоны и др.) должна храниться в помещении  или под навесом отдельно от нефтепродуктов.

Тара  многоразового оборота, пригодная  для налива, предприятиями сдается  нефтебазам в обмен на одноименную  и такого же назначения тару, в которой  затарен получаемый продукт.

В баки транспортных средств, машин, механизмов, бочки и  мелкую тару горюче-смазочные материалы  отпускаются только через топливо- или маслораздаточные агрегаты.

При поступлении в организацию горюче-смазочных материалов работники, с которыми нанимателем заключены договоры о полной материальной ответственности, обязаны:

- проверить  соответствие поступивших горюче-смазочных  материалов по количеству, сортам  и маркам, указанным в сопроводительных  документах поставщика-отправителя;

- обеспечить полный слив горюче-смазочных материалов, а по окончании слива осмотреть транспортные резервуары (цистерны) для проверки полноты слива;

- своевременно  оприходовать поступившие горюче-смазочные  материалы. Оприходование горюче-смазочных материалов производится на основании сопроводительных документов поставщиков.

Учет горюче-смазочных материалов в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета типовой формы М-17 или в книгах, содержащих реквизиты, указываемые в карточках складского учета, раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов.

Количество выданных топлива и масла записывается в ведомость учета выдачи топлива и смазочных материалов. ГСМ для использования для других производственных нужд (технического обслуживания и ремонта) выдаются со склада на основании требований или по лимитно-заборным ведомостям при наличии на них подписей лиц, которым приказом руководителя предприятия предоставлено право разрешать отпуск ГСМ.

На основании документов, по которым на предприятии производились прием и отпуск нефтепродуктов: товарно-транспортных накладных, актов, требований, ведомостей учета выдачитоплива и смазочных материалов, ведомостей определения плотности и температуры, удостоверяющих правильность пересчета количества нефтепродуктов из объемных единиц в массовые и обратно, - материально ответственное лицо составляет отчет о движении ГСМ.

Складской учет горюче-смазочных материалов в  натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами.

 

 

Таблица 9

Журнал  операции

Учет  движения ГСМ при хранении их в стационарных пунктах

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Поступили ГСМ от поставщиков в  покупных ценах	10/3	60
	Учтен входной НДС	19	60
2.	Приняты к оплате счет — фактура  сторонней ортанизации за транспортировку  ГСМ	10/3	60
	Учтен входной НДС	19	60
3.	Начислена зароботная плата и взносы в социальные фонды за погрузочно-разгрузочные работы при заготовлении ГСМ	10/3	70, 69
4.	ГСМ выданы водителям	10/3	10/3
5.	ГСМ списаны на работу автотранспортных средств	20, 23, 26	10/3

 

2.7 Особенности проведения инвентаризаций  ГСМ

 

Инвентаризация  осуществляется в соответствии со ст. 12 Закона о бухгалтерском учете, п. п. 26 - 28 Положения по ведению бухгалтерского учета, а также Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49. При проведении инвентаризации следует учитывать, что наличие топлива в баках автомобилей и талонов на топливо (в натуральном достоинстве) у водителей определяется на основании акта снятия остатков, который составляется ежемесячно по состоянию на последний день месяца или на день проведения инвентаризации. На основании данных остатков топлива в баках и талонов на топливо у водителей, сгруппированных по маркам топлива, и средней цены отпущенного в отчетном месяце топлива определяется стоимость указанных остатков топлива, которая и должна равняться стоимости ГСМ, отраженных по субсчету "Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей, талоны у водителей". Документальное оформление результатов проводимых инвентаризаций должно производиться с учетом Постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88, которым с 1 января 1999 г. введены в действие новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризаций. Кроме того, при проведении инвентаризаций следует использовать Постановление Госснаба СССР от 26 марта 1986 г. N 40 "Об утверждении Норм естественной убыли нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировании". Естественная убыль - это допустимая величина безвозвратных потерь нефтепродуктов вследствие неизбежных физических процессов. Естественная убыль нефтепродукта определяется умножением соответствующей нормы на массу принятого нефтепродукта в тоннах. Данные инвентаризации отражаются в акте, и на фактический результат производится корректировка в журнале учета ГСМ. Потери, связанные с зачисткой резервуаров, ремонтом, любые аварийные потери и т.д. в нормах естественной убыли не учитываются. Также эти нормы не применяются для расфасованных или хранящихся в герметичной упаковке нефтепродуктов. Величина нормы естественной убыли определяется в зависимости от: - времени года (осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта) или весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября) периода); - климатической зоны (например, Московская область находится во второй климатической зоне); - группы нефтепродуктов (разделение на группы произведено по физико-химическим - типа резервуаров, в которых хранятся нефтепродукты. В настоящее время продолжают действовать Нормы естественной убыли нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировании, утвержденные Постановлением Госснаба СССР от 26 марта 1986 г. N 40 "Об утверждении Норм естественной убыли нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировании". Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: - излишек ГСМ приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты деятельности; - недостача ГСМ и их порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства, сверх норм - за счет виновных лиц (если виновные лица не установлены или суд отк а за л во вз ы с ка ни и у б ыт ко в с ни х, у бы тк и о т не д ос та ч и Г С М и и х по рч и с п ис ы в аю тс я на финансовые результаты деятельности).

 

2.8 Документальное оформление расходования  ГСМ

 

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Документальное подтверждение затрат является необходимым условием для их признания в качестве расхода для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ)). Основным оправдательным документом, на основании которого определяется расход и списание бензина, является путевой лист. Согласно Уставу автомобильного транспорта РФ путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства данному юридическому (физическому) лицу, осуществляющему перевозки. Путевой лист дает право водителю: - на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания, а также - на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специальный пропуск. При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор предприятия- перевозчика предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение и путевой лист. Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы путевого листа (по видам автомобилей) утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78:

 

Форма	Порядок заполнения формы
Форма N 3 Путевой лист легкового  автомобиля	Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается в одном  экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом
Форма N 3 спец. Путевой лист специального  автомобиля	Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю. Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими  за эту работу. В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении  задания, указанного в разделе "Задание  водителю", сведения о сопровождающих лицах и т.п. Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику
Форма N 4 Путевой лист легкового  такси	Является первичным документом по учету работы легкового такси  и основанием для начисления заработной платы водителю. Ежедневно перед  началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены  возвращает его в диспетчерскую
Форма N 4-С Путевой лист грузового  автомобиля	Путевые листы грузового автомобиля  являются основным документом  первичного учета, определяющим  совместно с товарно-транспортной  накладной при перевозке товарных  грузов показатели для учета  работы подвижного состава и  водителя, а также для начисления  заработной платы водителю и  осуществления расчетов за перевозки  грузов. Форма N 4-С (сдельная) применяется  при осуществлении перевозок  грузов при условии оплаты  работы автомобиля по сдельным  расценкам. Форма N 4-П (повременная)  применяется при условии оплаты  работы автомобиля по повременному  тарифу и рассчитана на одновременное  выполнение перевозок грузов  до двух заказчиков в течение  одного рабочего дня (смены)  водителя. Отрывные талоны путевого  листа заполняются заказчиком  и служат основанием для предъявления  организацией - владельцем автотранспорта  счета заказчику. К счету прилагают  соответствующий отрывной талон.  Путевой лист остается в организации  - владельце автотранспорта, в нем  повторяются идентичные записи  о времени работы автомобиля  у заказчика и служат основанием  для учета работы автомобиля  в течение рабочего дня. В  случае, когда при повременной  оплате работы автомобиля будут  перевозиться товарно-материальные  ценности, в путевой лист вписываются  номера товарно-транспортных документов  и прилагается один экземпляр  этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается  количество перевезенных тонн  груза и другие показатели, отражающие  работу автомобиля и водителя. Заполнение путевого листа до  выдачи его водителю производится  диспетчером организации или  лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники  организации - владельца автотранспорта  и заказчики
Форма N 4-П Путевой лист грузового  автомобиля
Форма N 6 Путевой лист автобуса	Является первичным документом по учету работы автобуса и основанием для начисления заработной платы  водителю. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задания  водителям записываются в путевом  листе диспетчером и механиком. Форма применяется для учета  работы автобуса на городских и пригородных  маршрутах
Форма N 6 спец. Путевой лист автобуса  необщего пользования	Путевой лист является основным  первичным документом учета работы  автобуса необщего пользования  по перевозке пассажиров. Путевой  лист оформляется только для  выполнения заказа одной организации.  Раздел "Результат работы автобуса" заполняется при обработке путевых  листов лицами, отвечающими за  эту работу
Форма N 8 Журнал учета движения путевых  листов	Применяется организацией для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых  листов в бухгалтерию
Форма N 1-Т Товарно- транспортная накладная	Товарно-транспортная накладная  предназначена для учета движения  товарно-материальных ценностей  и расчетов за их перевозки  автомобильным транспортом. Товарно-транспортная  накладная состоит из двух  разделов: - товарного, определяющего  взаимоотношения грузоотправителей  и грузополучателей и служащего  для списания товарно-материальных  ценностей у грузоотправителей  и оприходования их у грузополучателей; - транспортного, определяющего взаимоотношения  грузоотправителей - заказчиков  автотранспорта с организациями  - владельцами автотранспорта, выполнившими  перевозку грузов, и служащего  для учета транспортной работы  и расчетов грузоотправителей  или грузополучателей с организациями  - владельцами автотранспорта за  оказанные им услуги по перевозке  грузов

 

Формы путевых листов, утвержденные Госкомстатом, обязательны только для автотранспортных организаций. Все остальные организации могут разработать их формы самостоятельно. Разработанную организацией форму путевого листа следует утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Если автомобиль перевозит груз, то к путевым листам должны быть приложены товарно-транспортные накладные, оформленные надлежащим образом. Сведения о пробеге автомобиля и о массе перевозимого груза, приведенные в путевом листе и товарно-транспортной накладной, служат расчетной базой для определения нормируемого расхода топлива по конкретному автомобилю.

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Оформление  путевого листа до выдачи его водителю обычно осуществляется диспетчером  или иным специально назначенным сотрудником организации. Если поставщик или покупатель перевозит товар собственным или арендованным автотранспортом, то путевой лист оформляют специально назначенные сотрудники этих организаций.

При заполнении путевого листа диспетчер присваивает ему номер и записывает дату его выдачи, которая должна соответствовать дате его регистрации в Журнале учета движения путевых листов (форма N 8, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 78). В каждой строке Журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, Ф.И.О. водителя и ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема путевого листа диспетчером от водителя.

Затем заполняется  сам путевой лист.

Путевому листу присваивается номер, проставляются дата его выписки и название организации (можно также адрес и телефон). В строках, отведенных для сведений о водителе, указываются его фамилия, имя и отчество, номер водительского удостоверения и регистрационный номер лицензионной карточки. В строках для сведений об автомобиле указывают его марку и государственный регистрационный номер. Ниже ставят свои подписи медработник и механик (или иное уполномоченное лицо, отвечающее за техническое состояние автомобиля и разрешающее выезд).

В разд. I "Задание водителю" указываются  маршруты движения, наименование груза  и (или) цель поездки. Если маршрутов  много и все они не умещаются  на одном путевом листе, то можно  оформить отдельный маршрутный лист с указанием дат и всех маршрутов поездок, который прилагается к путевому листу. При этом в разделе "Задание водителю" путевого листа делается ссылка на номер этого маршрутного листа.