Учет приобретения и списания горюче-смазочных материалов

Таким образом, проведенный анализ показывает, что предприятие находится  в кризисном финансовом состоянии. Не смотря на то, что имеются в  наличии нормальные источники формирования оборотных средств, их недостаточно для формирования запасов и затрат.

Анализ финансовой устойчивости подкрепляется  оценкой относительных показателей (таблица 4).

Расчет коэффициентов финансовой устойчивости подтвердил кризисное  финансовое состояние. Так, например, предприятие  зависит от заемных источников финансирования, о чем свидетельствуют высокие  значения показателя финансовой зависимости.

Имущество предприятия обладает высокой  мобильностью. Так, в 2005 г. на 1 руб. иммобилизованного  капитала приходилось 21,55 руб., то в 2007 г. - 10,88 руб.

Таблица 4 - Коэффициенты финансовой устойчивости

Следующим этапом нашей работы будет  анализ способности предприятия  рассчитаться по своим краткосрочным  обязательствам текущими активами. Для  этого рассчитаем коэффициенты ликвидности  баланса (табл. 5).

Таблица 5 - Коэффициенты ликвидности  баланса

За анализируемый период показатели ликвидности были ниже оптимальных  значений, не смотря на некоторый их рост. Это говорит о том, что  баланс предприятия нельзя назвать  ликвидным, а предприятие платежеспособным. Так, в настоящий момент времени  в 2007 г. предприятие могло погасить только 1,5% своих краткосрочных обязательств. Реализовав дебиторскую задолженность  предприятие смогло бы рассчитаться по 47% своих краткосрочных обязательств. Только реализовав оборотные активы в полном объеме ООО «Шанс» смогло бы погасить свой краткосрочный заемный  капитал, но в этом случае предприятие  не смогло бы вести свою коммерческую деятельность.

Работники ООО «Шанс» ведут экономическую, бухгалтерскую, кадровую работы, а также  работы по материально-техническому снабжению. Для определения обязанностей и  соподчиненности работников должны приводиться их должностные инструкции, которые оформляются по общей  схеме, включающей 6 разделов: общие  положения, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения  и организация работы. На данный момент на ООО «Шанс» должностные  инструкции на работников бухгалтерии  разработаны. Структура бухгалтерии  и распределение обязанностей изображены в приложении 3.

Для выполнения всех условий по Договору ведения бухгалтерского учета на ООО «Шанс» каждый работник знает  свои обязанности и права, и несет  персональную ответственность. К тому же, для четкой оперативности, существует перераспределение обязанностей (в  случае отсутствия одного из работников бухгалтерии), каждый работник может  выполнить любую бухгалтерскую  работу: оформить первичные документы, по требованию руководства предоставить необходимую информацию и т.д.

Так как ответственность за организацию  бухгалтерского учета несет руководитель Общества, то он и обязан создать  необходимые условия для правильного  ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми  структурными подразделениями и  службами, работниками организации, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера.

В этих целях на предприятии существует ряд приказов, закрепляющих требования по документальному оформлению хозяйственных  операций и сведений. Например, в  целях усиления контроля за финансовой дисциплиной и улучшения бухгалтерского учета издан приказ №1 от 01.01.01г., где оговорены сроки и порядок  выдачи денежных средств под отчет  сотрудникам, требования по оформлению авансовых отчетов. Приказы данного  типа создают систему внутреннего  контроля. При анализе системы  внутреннего контроля на 000 «Шанс» следует  учитывать специфические особенности  торгового предприятия, для которого характерным является то, что бухгалтерский  учет в них ведется ограниченным числом работников, поэтому допускается  совмещение обязанностей лица, ответственного за ведение учета и хранение товарно-материальных ценностей. Таким образом, доверие  к эффективности внутреннего  контроля на данном предприятии должно быть ниже, чем для какого-либо другого  субъекта. Но в любом случае не предприятии  должна быть создана система внутреннего  контроля, для обеспечения сохранности  имущества, эффективности использования  ресурсов, а также для законности совершаемых сделок и получения  достоверных данных.

Рабочий план счетов В соответствии со ст.6 Закона о бухгалтерском учете, п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета №34-н, каждая организация должна на основе утвержденного Минфином Плана  счетов (приказ №34 от 01.11.00г.) разработать собственный рабочий план счетов, в котором следует предусмотреть счета, необходимые для ведения в организации синтетического и аналитического учета.

При разработке собственного рабочего плана счетов ООО «Шанс» исходило из состава имеющегося у него имущества, видов и особенностей сделок, характера  деятельности для достоверного имущественного и финансового положения. При  этом разработанная номенклатура субсчетов, по мнению главного бухгалтера, рациональна  для управления, анализа, контроля и  отчетности. Кроме того, данная система  кодирования субсчетов разработана  в соответствии с действующими программами  ПЭВМ.

На ООО «Шанс» бухгалтерский  учет ведется строго по утвержденным типовым формам первичных документов. Если предприятие станет использовать документы, не предусмотренные типовыми формами, то в приказе об учетной  политике нужно привести их перечень (так же это относится к формам для внутренней отчетности).

Работу по составлению «графика документооборота организует главный  бухгалтер. Основой разработки графика  документооборота является Положение  о документах и документообороте в бухгалтерском учете №105.

ООО «Шанс» постепенно переходят на полную автоматизацию бухгалтерского учета. На данный момент автоматизированы такие объемные участки работы, как  учет заработной платы; учет материалов и товаров; касса и расчетный  счет.

При этом бухгалтера предпочитают использовать такую программу как "1-С Бухгалтерия". В частности она применяется  при выписке платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров, одним словом, денежных расчетов предприятия. При начислении заработной платы и отчислений в органы социального  обеспечения а так же при обработке  других хозяйственных операций в  бухгалтерии используются программы  местного назначения, разработанные  и установленные собственным  программистом фирмы. Естественно, что данные программы уступают таким  современным усовершенствованным  программам, как "1-С Бухгалтерия", "Бухгалтер Консультант" и прочие. Но собственные программы позволяют  более наглядно и удобно отобразить основные особенности ведения учета  на предприятии и отразить такие  моменты, которые доступны лишь местным  программам.

2. УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ  И СПИСАНИЯ ГОРЮЧЕ—СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Горюче-смазочные  материалы (ГСМ) являются основной статьей  расходов при эксплуатации автотранспорта. Под горюче-смазочными материалами понимаются автобензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а также другие технические и специальные жидкости, используемые при эксплуатации транспортных средств (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, микроавтобусов, тягачей, самосвалов, фургонов, специальных и специализированных автомобилей (краны, погрузчики, пожарные автомобили и т.п.)). ГСМ, используемые организациями для эксплуатации автотранспортных средств, относятся к материально-производственным запасам, учет которых следует вести в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н (далее - ПБУ 5/01). Учет горюче-смазочных материалов организуется на основе:

• строгого соблюдения установленного порядка приемки и отпуска горюче-смазочных материалов;
• - тождественности данных оперативно-складского и бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов.
• При организации учета ГСМ необходимо соблюдать основные принципы оперативно- бухгалтерского метода учета, которыми являются:
• - подлинная оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета ГСМ на складах и в баках автотранспорта, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
• - систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению ГСМ, а также ведения складского учета; бухгалтеры должны самостоятельно проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• - осуществление бухгалтерского учета материальных ГСМ в денежном выражении по учетным ценам или по фактической себестоимости в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения
• - складов и кладовых (материально ответственных лиц) - и марок ГСМ;
• - систематическое подтверждение органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам или по фактической себестоимости, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.
• В соответствии с Планом счетов горюче-смазочные материалы учитываются на субсчете 3 "Топливо" счета 10 "Материалы". На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 3 "Топливо" счета 10.
• Учет горюче-смазочных материалов целесообразно организовать в разрезе следующих субсчетов:
• - субсчет 3-1 "Топливо на складе";
• - субсчет 3-2 "Топливо в баках автотранспорта";
• - субсчет 3-3 "Топливо по талонам".
• На субсчете 10-3-1 "Топливо на складах" учитывается наличие и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и для других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки.
• Основанием для записей по дебету субсчета 10-3-1 "Топливо на складах" являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших горюче-смазочных материалов материально ответственными лицами. По кредиту субсчета 10-3-1 "Топливо на складах" производится списание горюче-смазочных материалов с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных ведомостей, накладных.
• При этом дебетуются:
• - субсчет 10-3-2 "Топливо в баках транспортных средств" - на стоимость отпущенных бензина и дизельного топлива другим материально ответственным лицам и водителям;
• - счета 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Издержки обращения" - на стоимость отпущенных с нефтескладов (пунктов заправки) смазочных материалов.
• На субсчете 10-3-2 "Топливо в баках транспортных средств" учитываются бензин и дизельное топливо, полученные водителями:
• - в виде талонов;
• - на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов.
• Субсчет 10-3-3 "Нефтепродукты по талонам" предназначен для учета талонов на бензин, дизельное топливо и смазочные материалы. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении. В то же время на этом счете талоны учитываются только в том случае, если договором заправки, заключенным с АЗС, предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит в момент передачи талонов.
• Для получения более точной информации рекомендуется использовать субсчета второго порядка. Например:
• - субсчет 10-3-1-1 "Бензин на складе" - по маркам;
• - субсчет 10-3-1-2 "Дизельное топливо на складе" - по видам;
• - субсчет 10-3-1-3 "Специальные масла на складе" - по видам.
• Аналитический учет ведется по отдельным материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.
• Приобретение ГСМ может производиться предприятием:
• - за наличный расчет;
• - в безналичной форме. В первом случае ГСМ приобретаются подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия.
• Расчеты при безналичной форме приобретения производятся либо путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика - специализированной организации, либо путем проведения взаимозачета. Кроме того, одной из распространенных форм приобретения ГСМ является отпуск их с автозаправочных станций (АЗС) по талонам, а также по пластиковым картам.

2.1 Приобретение ГСМ за наличный  расчет на автозаправочных станциях

• Приобретение ГСМ на АЗС за наличный расчет - это наиболее распространенный способ их приобретения. В этом случае водителям выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет для приобретения бензина (дизельного топлива). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40) выдача наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций. Для этого руководитель предприятия издает приказ, в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств в кассе предприятия под отчет. В этом приказе также оговариваются сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов.
• При выдаче средств под отчет необходимо учитывать следующие требования действующего законодательства:
• - при наличии остатка по лицевому счету подотчетного лица новый аванс может быть выдан только при представлении отчета по предыдущему (предыдущим) авансу (авансам);
• - не допускается выдача средств лицу, с которым организацией не заключен трудовой договор (контракт);
• - в организации должны быть установлены сроки и порядок отчетности подотчетных сумм.
• Журнал операций.
• Учет движения горюче-смазочных материалов при заправке их на АЗС за наличный расчет.

Таблица 6

По истечении  установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан представить в бухгалтерию  авансовый отчет по унифицированной  форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной документации N АО-1 "Авансовый отчет", с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.