Учет поступления материалов

* Инструкция о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17 июля 2007 г. № 114

Инструкция о порядке бухгалтерского учета материалов устанавливает порядок бухгалтерского учета сырья и материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, специальной оснастки и специальной одежды.

2 Документальное оформление и учет поступления материалов и расчетов с поставщиками

2.1 Документальное оформление поступления материалов

Материальные ценности поступают в организацию:

* от поставщиков;

* от подотчетных лиц;

* в порядке децентрализованных закупок;

* от собственного производства;

* от ликвидации основных средств;

* безвозмездное получение;

* в счет вклада в уставный фонд.

Поступление материалов из различных источников отражено на схеме.

Рисунок 1 – Поступление материалов

Примечание – Источник: собственная разработка

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться надлежаще оформленными первичными учетными документами.

Для оформления операций по поступлению материальных ценностей на склады организации используют сопроводительные документы поставщиков и приходные документы самой организации.

Все покупные товарно-материальные ценности поступают от поставщиков в соответствии с договорами поставок. В этих договорах предусматриваются все права и обязанности обеих сторон, объем, ассортимент, сроки поставок, меры ответственности за нарушение условий договора. Отгружая материалы, поставщик на каждую отгруженную партию материалов высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы – платежное требование (требование-поручение), товарно-транспортную накладную, сертификаты, удостоверения качества, счета-фактуры, квитанцию к железнодорожной накладной и др.

Поступившие документы передаются в отдел материально-технического

снабжения (маркетинговая служба), где они тщательно проверяются с точки зрения их оформления и проверки объема поставки, ассортимента, сроков, цен и т.д.

Приходные документы составляются в день поступления материалов.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают доверенность, в которой указывают перечень материалов, подлежащих получению. Материальные ценности от поставщиков организации получают по доверенности (формы № М-2а и М-2) – распорядительному документу, в котором содержится распоряжение исполнителю совершить хозяйственную операцию, связанную с получением товарно-материальных ценностей. Доверенности подписываются руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, на то уполномоченными, и действует не более 15 календарных дней со дня выписки, а при плановых платежах – весь календарный месяц. Учет выданных ведомостей ведется в журнале учета выданных доверенностей (формы № М-3) [2, с.93].

На РУП «Минский тракторный завод» согласно доверенности № 05961 от 16.09.2009 водитель Шкробот Николай Константинович получил от РУП «Минский завод шестерен» товарно-материальные ценности по договору (Приложение Б).

При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку согласно постановлению Кабинета Министров РБ от 26 апреля 1996 года № 285 [13].

Экспедитор, принимая грузы на станции железной дороги, пристани или непосредственно у поставщика, проверяет груз по массе (весу) и числу мест. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется акт (формы № М-7п), который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Данный документ также оформляется, если материалы поступили без сопроводительных документов (неотфактурованными поставки).

Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый – передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй – поступает в отдел маркетинга для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Согласно акту-приказу № 422 от 28.09.2009 г. РУП «Минский тракторный завод» предъявлена претензия, согласно которой отгружаются поставщику дефектные выключатели в количестве 7 штук с очередной партией брака для замены на годные (Приложение В).

При наличии расхождений по поступившим материалам они принимаются на ответственное хранение и на балансовые счета не приходуются. Поставки относятся на забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (формы № М-4).

Хозяйственные операции по теме, имеющие быть на предприятии, оформляются бухгалтерской записью:

Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

на сумму 874600 бел. руб. (Приложение Г).

Кроме перечисленных документов составляются требования- накладные на отпуск материалов (формы № М-11п) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад.

Согласно требованию-накладной № 346 от 09.09.2009 г. по требованию заместителя начальника КСТ Молотова А.Н. через кладовщика Петрову И.И. были отпущены материалы различных наименований в общем количестве 900 штук (Приложение Д).

Поступление материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов от списания основных средств оформляется накладными на внутреннее перемещение (формы № М-13п) в двух экземплярах: один – для цеха-сдатчика для списания материалов, второй – складу-получателю для их оприходования.

Согласно накладной на внутреннее перемещение материалов № 4 от 08.10.2009 г. на РУП «Минский тракторный завод» по разрешению начальника цеха приняты на склад материалы (втулка) в количестве 700 штук (Приложение Е).

При отгрузке и перевозке материалов автомобильным транспортом основным документом является товарно-транспортная накладная (ТТН-1), которую грузоотправитель выписывает в четырех экземплярах: первый – остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования груза; второй – остается у грузоотправителя и служит основанием для списания материальных ценностей; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя,

сдаются перевозчику. Третий – служит основанием для расчета за транспорт, и перевозчик его отправит плательщику-заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера [25, с.34].

Все лица, имеющие отношение к товарно-транспортным операциям, должны тщательно изучить Инструкцию о порядке бухгалтерского учета материалов от 17 июля 2007 года № 114 [11] и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная» от 18 декабря 2008 г. № 192 [14].

Хозяйственные операции, имеющие быть на предприятии, оформляются

бухгалтерскими записями:

1) Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

на сумму 26955696 бел. руб.

2) Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

на сумму 4852025 бел. руб. (Приложение Ж)

Если поступление материалов осуществляется без участия автотранспортных средств (почтой или нарочным) применяется товарная накладная формы № ТН-2, которая выписывается в двух экземплярах: первый – с подписью и печатью отправителя и получателя груза остается у грузополучателя, второй – у грузоотправителя.

Хозяйственные операции, имеющие быть на предприятии, оформляются бухгалтерскими записями:

1) Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

на сумму 9700 рос. руб.

2) Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

на сумму 0 рос. руб. (Приложение И)

Когда производятся записи по приходу сырья и материалов, важным вопросом является определение даты принятия приобретенных сырья и материалов на бухгалтерский учет.

Если сырье и материалы поступают от резидентов Республики Беларусь, то они принимаются к учету в день поступления их на склад получателя по накладным ТТН-1 и ТН-2.

Если сырье и материалы поступают из-за пределов Республики Беларусь (от нерезидентов) и их стоимость выражена в иностранной валюте, то при наличии таможенного контроля и таможенного оформления датой принятия сырья и материалов на учет является дата таможенного оформления, указанная в графе «А» грузовой таможенной декларации. На эту дату необходимо пересчитать в белорусские рубли стоимость сырья и материалов, выраженную в иностранной валюте, по официальному курсу валюты, установленному Национальным банком Республики Беларусь.

Хозяйственные операции, имеющие быть на предприятии, оформляются бухгалтерскими записями:

1) Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

на сумму 9700 рос. руб.

2) Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

на сумму 0 рос. руб. (Приложение К)

При приобретении сырья и материалов за пределами Республики Беларусь за иностранную валюту при отсутствии таможенного контроля и таможенного оформления датой получения сырья и материалов является дата поступления материалов, указанная в накладной.

Со всеми материально ответственными лицами (экспедиторы, заведующие складами, кладовщики и др.) должен быть заключен договор о полной материально ответственности в двух экземплярах (один – администрации, второй – экспедитору, заведующему складом).

Материально ответственные лица должны знать Положение о приемке товаров по количеству и качеству, сроках составления актов с учетом специфики товаров, материалов и места составления актов (на станции или складе грузополучателя), знать требования по заполнению товарных документов, в частности ТТН-1 и ТН-2 (это бланки строгой отчетности, имеющие типографский номер и серию). Сама бухгалтерия предприятий всех форм собственности должна руководствоваться Положением о порядке использования бланков строгой отчетности от 21 февраля 2002 года № 21, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь.

Поставщик имеет право вносить в накладную оговоренные исправления, а получатель не имеет права это делать.

Сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческое сырье), учитываются у получателя на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку».

На основании Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ) Министерство транспорта и коммуникаций Республики Беларусь своим постановлением от 24 июня 2004 года № 23 утвердило бланк международной товарно-транспортной накладной – CMR и Инструкцию по ее заполнению.

CMR-накладная является бланком строгой отчетности и применяется всеми юридическими лицами независимо от формы собственности и индивидуальными предпринимателями Республики Беларусь при осуществлении международной автомобильной перевозки грузов, начинающейся с территории Республики Беларусь.

CMR-накладная выписывается в четырех экземплярах: первый экземпляр – для отправителя; второй – для получателя; третий – для перевозчика; четвертый – для расчетов.

Хозяйственные операции, имеющие быть на предприятии, оформляются бухгалтерскими записями:

1) Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

на сумму 496916,25 рос. руб.

2) Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

на сумму 0 рос. руб. (Приложение Л)

Материалы, переданные на сторону, оформляются накладной на отпуск материалов на сторону.

Хозяйственные операции, имеющие быть на предприятии, оформляются бухгалтерской записью:

1) Дебет счета 10 «Материалы» субсчет 10/7 «Материалы, переданные в переработку»

Кредит счета 10 «Материалы» субсчет 10/1 «Сырье и материалы»

на сумму 496916,25 рос. руб. (Приложение М)

2.2 Синтетический и аналитический учет поступления материалов и расчетов с поставщиками