Учет мпз на складе и в бухгалтерии

б) правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение  достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;

в) контроль за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;

г) контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный  выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;

д) своевременное  выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;

е) проведение анализа эффективности использования  запасов.

1.2. Учет материально-производственных запасов на складе и в бухгалтерии

     Учет  производственных запасов на складах.

     Для обеспечения производственной программы  соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. [….. ]

     Учет  МПЗ на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации материально-производственных запасов и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

     На  каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

     Прием и оприходование МПЗ на склад оформляется приходным ордером (форма № М-4). Он составляется кладовщиком в одном экземпляре в день поступления материалов на склад. В случае несоответствия поступивших материалов приемку осуществляет комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов (форма № М-7).

     Первичными  документами по отпуску МПЗ являются лимитно-заборная карта (форма № М-8), требование-накладная (форма № М-11), накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

     На  складах материальные ценности размешаются по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

     Учет  движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов (Приложение 1). На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Карточки открывают в бухгалтерии, записывают в них наименование материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единицу измерения, учетную цену и балансовый счет. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Ведение учета материалов допускается также в книгах учета материалов, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

     Запись  в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. В установленные сроки материальный бухгалтер проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках.

     В конце месяца кладовщик переносит  данные об остатках на 1-е число из карточек в Ведомость учета остатков материалов на складе без оборотов и расхода.

     В зависимости от количества учетных объектов на складе и количества ежедневно совершаемых операций материальный бухгалтер составляет график частоты получения документов со склада. К установленному сроку кладовщик составляет материальный отчет (реестр складских документов) и прикладывает к нему все первичные документы. Бухгалтер проверяет по порядку всю картотеку, сверяет с отчетом кладовщика, проверяет каждый документ. Назначение материального отчета – избежать случайной потери документов при передаче со склада в бухгалтерию.

     Складской учет материально-производственных запасов  отличается значительной трудоемкостью. Важнейшей задачей является автоматизация складского учета на основе современных компьютерных технологий. В настоящее время имеется ряд программных средств автоматизации складского учета, которые имеют средства интеграции с программами бухгалтерского учета. Кроме того, современные сетевые технологии позволяют организовывать складской учет с высокой степенью аналитики на базе стандартных программных средств автоматизации бухгалтерского учета (1С, «Парус», «Инфин», Инфо-бухгалтер, «Галактика», «Флагман» и пр.). [….. ] 

     Учет  материалов в бухгалтерии.

     Все первичные учетные документы  по движению материально-производственных запасов на складах подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки. Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные учетные документы. Работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению МПЗ. После проверки первичные учетные документы таксируются, т.е. определяется сумма операций путем умножения количества на цену.

     Аналитический учет МПЗ в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

     При использовании оборотных ведомостей применяют два варианта учета  МПЗ.

     При первом варианте в бухгалтерии открывают  на каждый вид и сорт материалов карточки количественно - суммового учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет МПЗ в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости материалов по каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам МПЗ, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению.

     На  основе указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость, в которую переносят итоги указанных оборотных ведомостей по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Отдельно учитывается движение (образование и распределение) и остатки ТЗР. Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов.

     При втором варианте карточки аналитического учета в бухгалтерской службе не ведутся, все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

     При втором варианте трудоемкость учета  значительно уменьшается, поскольку  отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров МПЗ.

     Более прогрессивен сальдовый метод учета МПЗ. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах. [….. ]

     Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в  неделю) работник бухгалтерии проверяет  правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру МПЗ из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость. После проверки и визирования работником бухгалтерии сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки МПЗ таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

     На  основании указанных сальдовых  ведомостей составляют сводную сальдовую ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам МПЗ, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям. Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета МПЗ.

     В организации могут применяться оба метода аналитического учета материалов, когда по одним складам и подразделениям применяется оборотный метод, а по другим - сальдовый. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру МПЗ по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах - для бухгалтерской службы и склада.

     Независимо  от принятого метода аналитического учета МПЗ (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри их - по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

     Для обобщения и группировки информации о движении материалов используют ведомости движения материалов (накопительные ведомости). Они составляются по каждому складу (подразделению) отдельно по приходу и расходу материалов, и учет в них может осуществляться по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. По окончании месяца в ведомостях подсчитывают итоги оборотов за месяц в разрезе групп материалов по субсчетам и синтетическим счетам по каждому складу или подразделению.

     Итоговые  данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят в сводную ведомость движения материалов. в которой приводятся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

     Данные  сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с показателями аналитического учета, т.е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.

     Организации могут составлять ведомость распределения материалов, в которой указывают корреспондирующиеся счета и субсчета по каждому направлению расхода материалов (в стоимостной оценке). В ведомости указывают транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой.

     При автоматизированном учете все учетные  регистры составляются при помощи вычислительной техники. Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование следующих основных учетных регистров:

• оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
• ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;
• оборотная ведомость по материалам, находяшимся в пути;
• оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам.