Учет и ревизия расчетов с подотчетными лицами

Работника, направляемого в командировку, необходимо обеспечить денежными средствами в виде аванса. Согласно ст.95 ТК РБ при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду  к месту служебной командировки  и обратно;

2) по найму  жилого помещения;

3) за проживание  вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные  работником с разрешения или  с ведома нанимателя расходы.

Обязанность нанимателя выдать аванс закреплена также в п.10 Инструкции № 35 и в п.53 Положения № 55.

Аванс может  быть выдан работнику наличными денежными средствами. Работник может использовать для оплаты командировочных расходов как корпоративную, так и личную банковские карточки, на которые перечислен аванс. Работнику могут быть выданы дорожные чеки.

Следует учитывать, что за выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные расходы без полного отчета по ранее выданным суммам предусмотрены экономические санкции в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денег (п.8 Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 27.06.2003 № 125; п.5 Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 27.06.2002 № 119). 

Обязанности работника при  возвращении из командировки 

В соответствии с п.30 Правил № 57 лица, получившие наличные белорусские рубли под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить авансовый отчет об израсходованных суммах. В этот же срок необходимо сдать в кассу остаток неиспользованных наличных денежных средств (за исключением случаев, когда по распоряжению нанимателя с согласия работника задолженность погашается путем удержания из заработной платы работников в установленные сроки (ст.107 ТК РБ)). Аналогичное требование по сроку представления отчета и возврату неиспользованной наличной иностранной валюты содержится в п.54 Положения № 55.

В случае получения  работником денежных средств под отчет посредством их зачисления на карт-счет с выдачей корпоративной банковской пластиковой карточки либо при использовании личной карточки отчет об израсходованных суммах денежных средств предъявляется не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия. Неиспользованную сумму денежных средств в этот же срок необходимо возвратить в кассу банка (п.33 Правил № 57, п.17 Правил № 98).

В авансовом  отчете указываются произведенные  расходы, подлежащие возмещению, с приложением  к нему подтверждающих документов:

командировочного  удостоверения с заверенными  отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;

проездных документов, подтверждающих фактические расходы  по проезду к месту командировки и обратно;

оплаченных счетов, квитанций или других документов, подтверждающих фактические расходы  по найму жилого помещения и иные расходы.

Если при расчетах использовалась пластиковая карточка (личная либо корпоративная), то предъявляются  карт-чеки (слипы) и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.

Письменный отчет  об итогах командировки за границу представляется в 2-недельный срок со дня прибытия из служебной командировки. Отчет должен отражать выполнение поставленного задания, ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию. При командировках по территории Республики Беларусь по требованию нанимателя также может составляться отчет о проделанной работе. 

Порядок отражения в учете  расчетов по командировке 

Исходя из вышеизложенного, в бухгалтерском учете следует отразить ряд таких операций, как выдача аванса (из кассы банка либо путем зачисления на карточку); списание израсходованных сумм на основании авансового отчета работника; возврат подотчетным лицом неиспользованных сумм в кассу банка либо их удержание из заработной платы работника; выплата работнику израсходованных им личных средств сверх суммы выданного аванса и т.п.

Для учета расчетов с работниками по суммам, выданным под отчет на командировочные  расходы и израсходованным в  ходе командировки, в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета в банках Республики Беларусь (приложение 1 к постановлению Совета директоров Нацбанка РБ от 19.09.2005 № 283) предназначены балансовые счета:

6520 - Расчеты  с подотчетными лицами (активный  счет);

6620 - Расчеты  с подотчетными лицами (пассивный  счет).

Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

Для отражения  в учете израсходованных сумм, списанных на основании авансового отчета, используется балансовый счет:

9306 - Расходы  на командировки (активный счет).

При этом необходимо помнить, что на данном счете отражаются расходы по командировке, как связанные  с производством и реализацией  банковских услуг, так и не связанные (относимые за счет собственных средств банка), а также в пределах и сверх установленных норм. Рассмотрим отражение в учете ряда операций, связанных с расчетами банка с подотчетными лицами по служебным командировкам. 

В том случае, если работником в командировке были израсходованы личные денежные средства (сверх выданного аванса), в учете будут составлены следующие записи. 

При использовании  подотчетным лицом банковской пластиковой карточки (корпоративной либо личной) для отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами следует руководствоваться Инструкцией по бухгалтерскому учету операций с банковскими пластиковыми карточками и электронными деньгами в банках Республики Беларусь, утвержденной постановлением Совета директоров Нацбанка РБ от 14.07.2004 № 222, с учетом изменений от 27.03.2006 № 72.

Согласно п.28 Инструкции № 74 возможно перечисление денежных средств на карт-счет банка с выдачей подотчетному лицу корпоративной банковской карточки (далее - карточки). При этом в случае открытия карт-счета в белорусских рублях карточки могут использоваться для получения наличных и проведения безналичных расчетов в белорусских рублях в целях оплаты расходов, связанных со служебными командировками держателей карточек на территории РБ, а также для проведения безналичных расчетов и получения наличной иностранной валюты за границей, в целях оплаты расходов, связанных со служебными командировками держателей карточек за пределами РБ, в случаях, когда договором карт-счета предусмотрена возможность совершения валютно-обменных операций по покупке иностранной валюты владельцем карт-счета.