Учет и ревизия расчетов с подотчетными лицами

      При использовании личных денежных средств  составляется авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения ценностей.

      Подтверждающими факт покупки документами являются квитанция, кассовый чек.

      Инструкция  о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках  в пределах РБ утверждена Постановлением Министерства финансов РБ от 12.04.2000 г. № 35 (с учетом изменений).

      Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку пишется приказ. Работнику выдается командировочное удостоверение по установленной форме. В командировочном удостоверении делаются отметки о дате прибытия и дате выбытия с места командировки.

      Днем  выбытия в служебную командировку считается день отправления транспортного  средства, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту основной работы. При отправлении транспорта до 24 часов (включительно) днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

      За  время служебной командировки за работником сохраняется место работы и заработная плата в течение всего срока служебной командировки.

      При служебных командировках работнику  возмещаются следующие расходы:

      -по  проезду к месту служебной  командировки и обратно;

      -по  найму жилого помещения;

      -суточные;

      -иные  расходы с разрешения нанимателя.

      Порядок и размеры возмещения расходов при  служебных командировках определяется Правительством РБ.

      Аванс на командировочные расходы выдается в пределах сумм на проезд, проживание и суточных. Авансовый отчет по израсходованным суммам предоставляется в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки, а неизрасходованные суммы сдаются в кассу организации.

      К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение с отметками о  дне прибытия и дне выбытия  из места командировки, проездные билеты, счета гостиниц,

отчет о выполненной  работе и другие подтверждающие расходы  документы.

      Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения РБ за границей, и гарантиях и  компенсациях при служебных командировках  за границу утверждено Постановлением Министерства труда РБ от 14.04.2000 г. № 55.

      Направление работника в служебную командировку производится на основании приказа  или приказа и приглашения  зарубежной фирмы. Работнику выдается задание по командировке, в котором указываются вопросы, которые должны быть решены, план встреч и переговоров.

      Эти документы служат основанием для  расчета валютных средств при  направлении работника в служебную  командировку за границу.

      Аванс выдается на командировочные расходы  в иностранной валюте.

      При служебных командировках за границу  возмещаются следующие расходы:

      -по  проезду к месту служебной  командировки и обратно – согласно  предоставленных проездных билетов;

      -суточные  – а) при проезде по территории  РБ – в белорусских рублях  по нормам, установленным по оплате служебных командировок в пределах РБ; б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку; в) день пересечения границы при выезде из РБ – по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник; г) день пересечения границы при возвращении в РБ – в белорусских рублях по нормам для служебных командировок в пределах РБ.

      -по  найму жилого помещения –согласно представленных счетов гостиниц;

      -иные  расходы с разрешения нанимателя

      День  пересечения границы определяется по отметкам в паспорте. При командировке в страны СНГ день пересечения  границы определяется по проездным  билетам.

      При однодневных командировках суточные выплачиваются в размере 50 % установленной нормы страны командирования.

      Если  принимаемая сторона принимает  на себя все расходы по командировке, то суточные не выплачиваются. При оплате принимаемой стороной питания суточные выплачиваются в размере 30 %, при оплате завтраков – 70 % установленной нормы страны командирования.

      К иным расходам относятся расходы  по получению заграничного паспорта, обмен валюты, медицинское страхование  и т.д.

      При командировании работника на автотранспорте возмещению подлежат расходы по заправке автомобиля, по уплате различных сборов, страхованию автомобиля и т.д.

В двухнедельный срок после возвращения из командировки командированное лицо предоставляет  письменный отчет от итогах командировки. В трехдневный срок после возвращения из командировки предоставляется авансовый отчет об использованной валюте, а оставшаяся валюта сдается в кассу. При несоблюдении сроков возврата неиспользованных денежных средств , выданных под отчет на командировочные и другие расходы – штраф в размере 10 % от суммы невозвращенного аванса.

      За  нецелевое использование валютных средств или не возврат их в  кассу – штраф до 10-ти кратного размера суммы этих средств.  

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету данного счета отражаются суммы выданных авансов на предстоящие хозяйственные и командировочные расходы, выданные суммы перерасхода по авансовым отчетам. По кредиту отражаются суммы согласно предоставленных авансовых отчетов и суммы, возвращенные в кассу как неиспользованные.

      Операции  по расчетам с подотчетными лицами ведутся в журнале-ордере 7-АПК. Это  комбинированный регистр с линейно-позиционным  способом записей. В нем совмещается  аналитический и синтетический учет по счету 71. Основанием для записей в журнал-ордер 7-АПК служат расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера, авансовые отчеты.

      Записи  по кредиту счета 71 сверяют с данными  ведомостей 46-АПК, с производственными  отчетами, журналами-ордерами 1-АПК, 2-АПК и др.

      После сверки кредитовый оборот по счету 71 и  по дебету корреспондирующих счетов переносится в Главную книгу.

Последнее изменение: Monday 10 March 2008, 10:55

 

Помощь: Расчеты с  подотчетными лицами по служебным командировкам  в банках

 

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ПО СЛУЖЕБНЫМ КОМАНДИРОВКАМ  В БАНКАХ 

Документы, регулирующие порядок  расчетов 

Служебной командировкой  согласно ст.91 Трудового кодекса РБ признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Порядок направления  работника в служебную командировку, а также порядок расчетов с  подотчетными лицами при командировках регулируется следующими нормативными документами:

1) Трудовым кодексом Республики Беларусь от 26.07.1999 № 296-З (далее - ТК РБ);

2) Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 (далее - Положение № 55);

3) Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35);

4) Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.03.2003 № 57 (далее - Правила № 57);

5) Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98 (далее - Правила № 98);

6) Правилами использования наличной иностранной валюты юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.12.2002 № 251;

7) Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 30.04.2004 № 74 (далее - Инструкция № 74). 

Обязанности нанимателя при направлении  работника в командировку 

Направление работников в служебную командировку сопровождается оформлением ряда установленных документов, приведенных ниже.