Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

   4. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, а также справки бухгалтерии.

   5. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств согласно порядку и срокам проведения, установленным организацией самостоятельно

   6. Приходовать и зачислять выявленные излишки товарно-материальных ценностей, основных и денежных средств на результаты хозяйственной деятельности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

   7. Относить недостачу товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также порчу сверх норм естественной убыли на виновных лиц. При этом разницу между взыскиваемой суммой и балансовой стоимостью ценностей отражать на кредите счета 98 «Доходы будущих периодов» по мере возникновения задолженности и списывать на финансовые результаты по мере получения средств от виновных лиц.

     Если  же виновники недостач не установлены  или во взыскании с виновных лиц  отказано судом, то потери (убытки) от недостач и порчи списывать на расходы будущих периодов с целью равномерного включения их в себестоимость продукции в течение отчетного года.

     Документирование  хозяйственных операций.

     Все хозяйственные операции, проводимые ООО «Ладья», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников предприятия. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97. г. № 71а (в редакции Постановления Госкомстата РФ от 21.01.2003. г. № 7)  или директором ООО «Ладья». Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения. При этом согласно п. 99 Положения по ведению бухгалтерского учета рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 101 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Оценка  и инвентаризация имущества и финансовых обязательств.

Оценка имущества в ООО «Ладья» осуществляется следующим образом:

1. Приобретенного за плату, на предприятии осуществляется путем суммирования фактически произведенных затрат на его покупку;
2. Полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования;
3. Произведенного предприятием, - по стоимости его изготовления  (фактические затраты, связанные с производством объекта имущества).

Организация осуществляет оценку имущества, обязательств и хозяйственных операций в валюте, действующей на территории Российской Федерации, т. е. в рублях и копейках. Оценка имущества, обязательств и хозяйственных операций, стоимость которых в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату совершения операции. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятие проводит инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Предприятие при проведении инвентаризации руководствуется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49).

Расчеты с подотчетными лицами. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные расходы. Подотчетные суммы выдаются из кассы предприятия по утверждению руководителя предприятия. По суммам, выданным в подотчет работник должен отчитаться не реже одного  раза в месяц. Подотчетные суммы учитываются по каждому работнику отдельно. 
 
 
 
 

2.4.Учёт расчётов с подотчётными лицами на предприятии ООО «Ладья».

     Выдача  наличных денежных средств под отчет  в ООО «Ладья» осуществляется на хозяйственные нужды и на служебные командировки работников.

         Кассовые операции занимают одно  из центральных мест в хозяйственной деятельности ООО «Ладья». Для хранения, поступления и выдачи наличных денежных средств на изучаемом предприятии создан специальный обособленный участок бухгалтерии – касса. Ее возглавляет кассир – материально ответственное лицо. По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денежной наличности.

         В кассе ООО «Ладья» хранятся и учитываются наличные денежные средства и денежные документы. Налично-денежное обращение организовано для оплаты труда штатных и внештатных сотрудников, закупки товаров, материалов  и других предметов обихода для хозяйственных нужд, а также для осуществления расчетов с физическими или юридическими лицами.  

         Оприходование наличных денежных  средств в кассу ООО «Ладья» осуществляется:

• при снятии денежных средств с текущего счета в банке;
• от  оптовых и розничных покупателей за проданные товары;
• от подотчетных лиц в погашение остатка выданных наличных денег;
• от работников предприятия в погашение причиненного материального ущерба, за проданные товары.
•                   Аналитический учет денежных средств в ООО «Ладья» организован в регистрах бухгалтерского учета (ведомости). Для этого в программе 1С формируется Журнал-ордер по сч.50.

         Как уже отмечалось, для учета наличия и движения денежных средств и денежных документов в ООО «Ладья» в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности  организаций, утвержденным приказом МФ РФ от 31.10.2000 г. № 94н, используется активный счет 50 «Касса». Кассовые операции, записанные по дебету и кредиту счета 50 «Касса», отражаются в ведомости.

         Рассмотрим порядок отражения  на счетах бухгалтерского учета  ООО «Ладья» операций, связанных с поступлением  наличных денег в кассу.   Как видно из отчета кассира (приложение ), так же можно было сформировать документ журнал-ордер по сч.50  на 9 января 2009г. в кассе ООО «Ладья»  было 5500 руб. За 9 января в кассу поступило 14000 руб. Операции по поступлению наличных денег в кассу (по дебету счета 50 «Касса») видны в кассовой книге в приходе.

         Кассовые операции, записанные по  кредиту счета 50, отражаются в кассовой книге в расходе (Приложение 1) а так же все эти операции прослеживаются журнале ордере по сч.50. Так, за  9 января 2009г. отражены операции по кредиту счета 50 «Касса» в общей сумме 12412 руб. Все операции по кассе фиксируются в главной книге.

Выдача  денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, производится по распоряжению директора предприятия и оформляется расходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется приказом директора, командировочным удостоверением  и расходным кассовым ордером, после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

     Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения, согласно норм.

     В течение трех дней по возвращении  из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное  лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение.

     После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается директором предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

     Новые авансы подотчетному лицу на предприятии ООО «Ладья» выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность, согласовывая с директором предприятия и ставя в известность самого работника.

     Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете ООО «Ладья» используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

     Учет  ведется в  программе 1С «Бухгалтерия 7.7»  На основании подписанных  приказов и распоряжений директора, выдается из кассы денежные средства по расходному кассовому ордеру, который формируется в программе 1С. На основании составленных авансовых отчетов в программе формируется документ «Авансовый отчет», в котором указывается выданная сумма из кассы, на основании расходного кассового ордера, израсходованная сумма, на основании прилагаемых документов и рассчитывается сумма остатка или перерасхода. Соответственно в программе формируются проводки, отнесения расходов на соответствующие затратные счета 23,25,26,19.3. Учет ведется по каждому подотчетному лицу. Для контроля учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в программе формируется соответствующий журнал-ордер и Оборотно-сальдовая ведомость по сч.71.(Приложение). Рассмотрим конкретную ситуацию на предприятии ООО «Ладья» по учету расчетов с подотчетными лицами.

1. Так 9 января 2009 г. Получена сумма из банка в кассу в размере 12000 рублей на командировочные расходы для выдачи подотчетному лицу директору Киселеву С.В. Документально оформлено получение денег приходным кассовым ордером на сумму 12000 рублей (Приложение). Выдача денег в подотчет оформлена расходным кассовым ордером (приложение). После приезда директора из командировки был составлен авансовый отчет, в котором прошли суммы стоимости билетов в размере 7000 рублей (туда и обратно), стоимость проживания гостиницы в размере 18000( в т.ч. НДС), и начислены суточные за 7 суток в размере 700 рублей. Отчет утвержден в сумме 25700 рублей из чего следует перерасход 13700 рублей, который предприятие должно выплатить директору.
2. Водитель Малафеев С.В. получил 9 января 2009г. сумму 412 рублей в подотчет на приобретение ГСМ. Эта операция оформлена расходным-кассовым ордером (Приложение). 19 января сотрудник отчитывается, составляя авансовый отчет, который утверждается в сумме 412 рублей (Приложение)

Все операции по сч.71 можно проследить формируя в программе 1С такие документы как Оборотно-сальдовую ведомость сч.71, журнал-ордер сч.71, анализ сч.71

В завершение работы следует отметить, что порядок  расчетов с подотчетными лицами должен быть отражен в учетной политике организации, где должны быть рассмотрены такие вопросы, как перечень должностных лиц, имеющих право получения средств под отчет; сроки нахождения денежных средств под отчетом; нормы командировочных расходов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     В ходе данной работы мною были рассмотрены и использованы теоретические основы организации учета  расчетов с подотчетными лицами Проанализирована деятельность действующего предприятия в  области бухгалтерского учета с помощью документов бухгалтерии, первичных документов по оформлению движения средств. Изучены основные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами.

     Как показало исследование, налично-денежное обращение в ООО «Ладья» организовано  для оплаты труда работников, закупки материальных ценностей, для осуществления расчетов с физическими или юридическими лицами за проданные товары.

     В ходе работы было выявлено одно нарушение в учете денежных средств в ООО «Ладья». Так,  список лиц, которым разрешено выдавать  наличные деньги на хозяйственные нужды, приказом по предприятию не утвержден.