Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету из бюджета.

Таким образом, для отнесения на текущие  расходы затрат, относящихся к представительским, обязательно соблюдение следующих условий:

■   наличие смет на представительские  расходы, утвержденных советом (правлением) предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;

■   наличие актов, составленных по установленной  форме сотрудниками предприятия, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;

■   наличие оправдательных документов (товарный чек, кассовый чек, торгово-закупочный акт, квитанция и т.д.).

1.4. Учет командировочных расходов 

Общий порядок направления сотрудников  в командировки по России определен инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Этот документ продолжает действовать в части, не противоречащей ТК. Гарантии для работников при направлении их в служебные командировки регламентированы гл. 24 ТК «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность».

Понятие служебной командировки приведено  в ст. 166 ТК: служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Причем служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В командировку можно направить не всех работников организации. Нельзя направлять в командировку беременных женщин (ст. 259 ТК), работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК), а также работников в период действия заключенного с ними ученического договора, если командировка не связана с учебными целями (ст. 203 ТК). Последних можно направить в командировку только с их письменного согласия.

Командировка  оформляется приказом по предприятию. Форма этого приказа (ф. № Т-9) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Приказ оформляется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность командируемого, а также цель, срок и место командировки.

Ограничений сроков командировки ТК не содержит. Однако, согласно п. 4 инструкции № 62, этот срок не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, срок командировки не должен превышать одного года.

Целью служебной командировки может быть:

■    покупка материально-производственных запасов;

■    осуществление работ капитального характера (выполнение функций заказчика и т.п.);

■    подготовка и повышение квалификации работников;

■   участие в общих собраниях  акционеров обществ, в которых организация имеет акции (вклады), и др.

На основании  приказа работнику выписывается в одном экземпляре командировочное удостоверение (ф. № Т-10) и выдается служебное задание на командировку (ф. № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»).

Командировочное удостоверение подтверждает факт направления  сотрудника предприятия в командировку и служит для подтверждения фактического времени пребывания работника в  служебной командировке. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа о направлении в командировку, подписывается руководителем и заверяется печатью организации. В нем указывают следующие данные:

■    наименование организации, выдавшей удостоверение;

■    порядковый номер и дата выдачи;

■    фамилия, имя, отчество и должность  работника, направляемого в командировку;

■    место, цель и срок командировки.

Если  место служебной командировки расположено  недалеко от места работы и жительства работника, и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение командировки как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о дальности расстояния, об условиях транспортного сообщения, о характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха. Во время командировки в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия в пункт назначения. При выезде в несколько пунктов назначения отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. Каждая отметка заверяется подписью ответственного должностного лица и печатью.

На каждом предприятии должен вестись специальный  журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лиц.

Днем  выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса из места постоянной работы командированного, а днем приезда — соответственно день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов днем отъезда считаются текущие сутки, а после 0 часов — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

В соответствии со ст. 167 ТК за время нахождения в командировке работнику сохраняется место работы, средняя заработная плата по месту постоянной работы, а также возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой.

Сумма, выдаваемая на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и места ее назначения. Командированному работнику (подотчетному лицу) выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. Администрация предприятия самостоятельно определяет размер средств, выделяемых на командировочные расходы с учетом требований Порядка ведения кассовых операций в РФ. Выдача наличных денежных средств под отчет на командировки оформляется на основании приказа руководителя расходным кассовым ордером.

Согласно  ст. 168 ТК, работодатель обязан возмещать  работнику следующие экономически обоснованные затраты по служебным командировкам:

■    расходы по проезду;

■    расходы по найму жилого помещения;

■   дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

■    иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных расходов, подтвержденных проездными документами: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси); страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов; расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Расходы по найму жилого помещения в месте  командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда. Кроме того, возмещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50% от компенсируемой ему стоимости места в сутки.

Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке. Согласно ст. 168 ТК, их размер определяется работодателем самостоятельно. В целях бухгалтерского учета для коммерческих организаций отсутствуют законодательно установленные нормы командировочных расходов, поэтому в бухгалтерском учете суточные учитываются в размере, определяемом исходя из фактического срока командировки и величины этих расходов, установленной приказом руководителя организации в расчете на одни сутки.

Для целей  обложения налогом на прибыль  такие нормы предусмотрены. Так, постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 установлена норма суточных расходов в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации [27].

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК не подлежали обложению НДФЛ и ЕСН компенсационные выплаты, являющиеся возмещением командировочных расходов в части суточных выплат.

Федеральным законом от 24 июля 2007 г. № 216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и  некоторые другие законодательные  акты Российской Федерации» в абз. 10 п. 3 ст. 217 НК внесены следующие существенные изменения. С 1 января 2008 г. суммы суточных, превышающие 700 руб. (для командировок в пределах РФ) и 2500 руб. (для загранкомандировок) в день, облагаются налогом на доходы физических лиц.

Например, если локальным актом в организации  будут установлены нормы суточных: 1000 руб. в день для командировок по РФ и 3000 руб. в день для загранкомандировок, налогом на доходы физических лиц должны облагаться суммы, превышающие установленный лимит, т.е. 300 и 500 руб. соответственно.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за  работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда по распоряжению администрации  работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

В случае временной нетрудоспособности работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения  и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства. При этом законодатель ограничивает продолжительность времени, в течение которому нетрудоспособному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные: это срок не может превышать двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность  по состоянию здоровья вернуться  к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачиваются на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

По возвращении  из командировки работник обязан в  течение трех дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов (квитанций, проездных билетов, счетов и т.д.).

Если  работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

Таким образом, при учете задолженности  подотчетного лица, выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

Возникающие в бухгалтерском учете по операциям  в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о днях прибытия и убытия, заверенным печатью предприятия, на которое направлялся приказом командируемый работник. После утверждения руководителем авансовый отчет передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованных сумм. Если документы, подтверждающие расходы работника по проезду, не могут быть представлены, руководитель организации имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости.